«Хто там?», або БезПЕЧАТний документ

Дійсно, із набранням чинності Законом № 1982* (з 20 липня 2017 року) підприємство має право самостійно (!) вирішувати, проставляти на документах печатку чи ні. Згідно з ч. 3 ст. 58¹ ГКУ наявність або відсутність печатки на документі тепер не тягне абсолютно жодних юридичних наслідків** навіть у тому випадку, якщо використання печатки передбачене статутом підприємства або прописане в договорі між сторонами.

* Закон України «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо використання печаток юридичними особами і фізичними особами — підприємцями» від 23.03.2017 р. № 1982-VIII.

** Детальніше про це — у статті «Скасування печаток: гірко-солодка пігулка від законодавця» (журнал «Бухгалтер 911», 2017, № 18-19).

Тобто тепер на перший план виходить підпис особи, що підписала документ, і підтвердження її повноважень.

При цьому вважаємо, що перш ніж надати вам документ без печатки (посилаючись на Закон № 1982), контрагенту, звичайно, слід було б заздалегідь погоджувати з вами порядок «безпечатної роботи». Укласти, наприклад, додугоду до договору або просто обмінятися листами.

Сторони можуть перейти на електронний документообіг і складати первинку виключно в електронному вигляді з використанням ЕЦП. Або визначити, на яких документах буде / не буде проставлятися печатка.

Якщо ви з контрагентом прийняли рішення не використовувати печатку на документах (або, наприклад, він самостійно прийняв рішення не використовувати печатку на своїх документах), тоді потрібно погоджувати, які особи уповноважені підписувати від імені контрагента ті чи інші первинні документи, й обов’язково обмінятися зразками підписів цих осіб. Адже далеко не всі первинні документи підписуватимуться особисто директором підприємства, підпис якого фігурує в договорі, і відомості про якого внесені у Єдиний держреєстр.

Як можна перевірити підписанта в первинному документі?

Акт виконаних робіт. Передусім потрібно звернути увагу на те, яку особу уповноважено підписувати акти виконаних робіт. В одному з наших номерів*** ми вже обговорювали цей момент і дійшли висновку, що акти повинні підписуватися директором або іншою особою, чиї повноваження зафіксовані в засновницьких документах (ч. 5 ст. 65 ГКУ), тобто особами, відомості про яких указані у Єдиному держреєстрі.

*** Стаття «Підпис на первинних документах: чий саме?» (журнал «Бухгалтер 911», 2017, № 24).

При укладенні договору потрібно отримати зразки підписів цих осіб.

Якщо в акті стоїть підпис іншої особи, то на неї має бути доручення. Причому необов’язково, щоб воно було засвідчене нотаріально. Достатньо, щоб таке доручення було засвідчене самим директором, відомості про якого внесені у Єдиний держреєстр (а зразок його підпису ви отримали при укладенні договору).

При цьому бажано запитати ще й витяг зі статуту, який підтверджує, що директор уповноважений видавати такі доручення

Наведемо приклад доручення.

Отримавши акт від контрагента, потрібно буде звірити, чи значиться «підписант» у дорученні.

Якщо документ підписується на «місці» виконання робіт, доцільно вимагати від підписанта паспорт.

Інші первинні документи. Тут також потрібно отримати від контрагента інформацію про те, які особи уповноважені підписувати ті чи інші документи від імені підприємства зі зразками їх підписів. Зазначимо, що Положення № 88**** (п. 2.13) передбачає, що керівник підприємства може затвердити перелік осіб, які мають право підписувати первинні документи на здійснення госпоперацій, пов’язаних з «відпуском (витрачанням) грошових коштів і документів, товарно-матеріальних цінностей, нематеріальних активів та іншого майна». Тому якщо первинка складається на ці операції, то доручення від підприємства не потрібне. Достатньо погоджувати це питання з контрагентом або попросити копію наказу по підприємству, яким делеговані повноваження таким особам на підписання документів.

**** Положення про документальне забезпечення записів у бухобліку, затверджене наказом Мінфіну від 24.05.95 р. № 88.

А вже при прийманні/відпуску ТМЦ перевіряти, чи значаться такі особи серед уповноважених на підписання документів, і вимагати від них пред’явити паспорт (або інший документ, що засвідчує особу).

Доручення на отримання ТМЦ. Тут, у принципі, те ж саме. Якщо вирішили, що воно буде без печатки — обумовте з контрагентом, які особи матимуть право отримувати ТМЦ від імені контрагента + отримайте зразки їх підписів. Саме доручення буде підписане директором (це вже буде «перший» елемент його «захисту»). А далі потрібно звірити, чи значиться особа серед уповноважених на отримання ТМЦ, і перевірити її паспорт.

Звідси висновок. Працювати без печатки можна. Головне: (1) обумовити з контрагентом порядок «безпечаткової» роботи і (2) скласти для себе «внутрішню» інструкцію щодо роботи з документами без печатки.