«Кто там?», или БезПЕЧАТный документ

Действительно, со вступлением в силу Закона № 1982* (с 20 июля 2017 года) предприятие вправе самостоятельно (!) решать, проставлять на документах печать или нет. Согласно ч. 3 ст. 58¹ ХКУ наличие или отсутствие печати на документе теперь не влечет абсолютно никаких юридических последствий** даже в том случае, если использование печати предусмотрено уставом предприятия или прописано в договоре между сторонами.

* Закон Украины «О внесении изменений в некоторые законодательные акты Украины относительно использования печатей юридическими лицами и физическими лицами — предпринимателями» от 23.03.2017 г. № 1982-VIII.

** Подобнее об этом в статье «Отмена печатей: горько-сладкая пилюля от законодателя» (журнал «Бухгалтер 911», 2017, № 18-19).

То есть теперь на первый план выходит подпись лица, подписавшего документ, и подтверждение его полномочий.

При этом считаем, что прежде чем предоставить вам документ без печати (ссылаясь на Закон № 1982), контрагенту, конечно, следовало бы предварительно согласовать с вами порядок «беспечатной работы». Заключить, к примеру, допсоглашение к договору или просто обменяться письмами.

Стороны могут перейти на электронный документооборот и составлять первичку исключительно в электронном виде с использованием ЭЦП. Или определить, на каких документах будет/не будет проставляться печать.

Если вы с контрагентом приняли решение не использовать печать на документах (либо, к примеру, он самостоятельно принял решение не использовать печать на своих документах), тогда нужно согласовать, какие лица уполномочены подписывать от имени контрагента те или иные первичные документы, и обязательно обменяться образцами подписей этих лиц. Ведь далеко не все первичные документы будут подписываться лично директором предприятия, подпись которого фигурирует в договоре, и сведения о котором внесены в Единый госреестр.

Как можно проверить подписанта в первичном документе?

Акт выполненных работ. В первую очередь нужно обратить внимание на то, какое лицо уполномочено подписывать акты выполненных работ. В одном из наших номеров*** мы уже обсуждали этот момент и пришли к выводу, что акты должны подписываться директором либо другим лицом, чьи полномочия зафиксированы в учредительных документах (ч. 5 ст. 65 ХКУ), т. е. лицами, сведения о которых указаны в Едином госреестре.

*** Статья «Подпись на первичных документах: чья именно?» (журнал «Бухгалтер 911», 2017, № 24).

При заключении договора нужно получить образцы подписей этих лиц.

Если в акте стоит подпись другого лица, то на него должна быть доверенность. Причем необязательно, чтобы она была удостоверена нотариально. Достаточно, чтобы такая доверенность была заверена самим директором, сведения о котором внесены в Единый госреестр (а образец его подписи вы получили при заключении договора).

При этом желательно запросить еще и извлечение из устава, подтверждающее, что директор уполномочен выдавать такие доверенности

Приведем пример доверенности.

Получив акт от контрагента, нужно будет сверить, значится ли «подписант» в доверенности.

Если документ подписывается на «месте» выполнения работ, целесообразно требовать от подписанта паспорт.

Остальные первичные документы. Здесь также нужно получить от контрагента информацию о том, какие лица уполномочены подписывать те или иные документы от имени предприятия с образцами их подписей. Отметим, что Положение № 88**** (п. 2.13) предусматривает, что руководитель предприятия может утвердить перечень лиц, которые имеют право подписывать первичные документы на осуществление хозопераций, связанных с «отпуском (расходованием) денежных средств и документов, товарно-материальных ценностей, нематериальных активов и другого имущества». Поэтому если первичка составляется на эти операции, то доверенность от предприятия не нужна. Достаточно согласовать этот вопрос с контрагентом или попросить копию приказа по предприятию, которым делегированы полномочия таким лицам на подписание документов.

**** Положение о документальном обеспечении записей в бухучете, утвержденное приказом Минфина от 24.05.95 г. № 88.

А уже при приемке/отпуске ТМЦ проверять, значатся ли такие лица среди уполномоченных на подписание документов, и требовать от них предъявить паспорт (либо другой документ, удостоверяющий личность).

Доверенность на получение ТМЦ. Здесь, в принципе, то же самое. Если решили, что она будет без печати — оговорите с контрагентом, какие лица вправе будут получать ТМЦ от имени контрагента + получите образцы их подписей. Сама доверенность будет подписана директором (это уже будет «первый» элемент ее «защиты»). А далее нужно сверить, значится ли лицо среди уполномоченных на получение ТМЦ, и проверить его паспорт.

Отсюда вывод. Работать без печати можно. Главное: (1) оговорить с контрагентом порядок «беспечатной» работы и (2) составить для себя «внутреннюю» инструкцию по работе с документами без печати.