Закордонвідрядження з гривневою карткою
Витрати на відрядження: як визнавати?
Передусім нагадаємо, що ні зарахування коштів на КПК для відрядження, ні видача КПК працівникові ще не означають видачу йому грошей (авансу) під звіт. Виданими під звіт кошти стають, тільки коли почнуть здійснюватися операції з використанням КПК, тобто при знятті працівником готівки в банкоматі або при проведенні безготівкових розрахунків із застосуванням КПК.
До того ж якщо працівника відправляють у відрядження за кордон, то при використанні там гривневої КПК (з можливістю конвертації) фактично відбувається придбання валюти для підприємства уповноваженим банком за комерційним курсом (оскільки в закордонвідрядженні працівник несе витрати у валюті). А отже, підключаються правила обліку валютних операцій, установлені П(С)БО 21 (згідно з якими операції у валюті визнають за курсом НБУ на дату здійснення операції).
З урахуванням цього після повернення працівника з відрядження витрати на відрядження визнають на дату затвердження авансового Звіту, проте за курсами НБУ, що діяли (!) на дати авансування працівника (зазначимо: за «валютними» правилами такі суми більше не перераховують). У свою чергу, датою видачі авансу при відрядженні з КПК слід вважати день зняття готівки в банкоматі або проведення працівником розрахунків із використанням КПК. Причому навіть у тих випадках, коли зняття готівки / здійснення розрахунків з використанням КПК здійснюється в один день, а купівля валюти банком і списання коштів з карткового рахунку — в іншій.
Особливістю операцій з використанням КПК є початкове резервування сум на картрахунку, а вже після — їх списання. Тому дати здійснення операції з використанням КПК і списання коштів з рахунку можуть не збігатися.
У такому разі видачу працівникові авансу зазвичай відображають з використанням субрахунку 333 «Грошові кошти в дорозі в нацвалюті» (Дт 372 — Кт 333), а розбіжності через різні курси НБУ на такі дати закривають різницями (Дт 949 — Кт 333 або Дт 333 — Кт 719).
Приклад. Працівник відділу збуту направлений у закордонвідрядження у Відень на 3 дні (з 20.02.2018 р. по 22.02.2018 р.) з гривневою КПК (на КПК зараховано 25000 грн.). За допомогою КПК працівник:
— придбав квитки на проїзд вартістю 6850 грн.;
— зняв за кордоном готівку в банкоматі (€210) — добові (3 дні х €70 (розмір закордондобових, установлений наказом по підприємству);
— оплатив вартість проживання в готелі — рахунок готелю на суму €300.
22.02.2018 р. працівник подав авансовий Звіт.
В обліку операції відобразяться так (валютні курси умовні):
|
№ з/п |
Зміст господарської операції |
Бухгалтерський облік |
Сума, €/грн. |
|
|
Дт |
Кт |
|||
|
1 |
Перераховано грошові кошти з поточного рахунку на картрахунок |
313/1* |
311 |
25000 |
|
2 |
Придбано працівником квитки на проїзд |
372 |
313/1 |
6850 |
|
20.02.2018 р. — використання працівником КПК у відрядженні за кордоном (курс НБУ — 30 грн./€) |
||||
|
3 |
Знято працівником готівкову валюту в банкоматі |
372 |
333 |
€210 6300 |
|
4 |
Оплачено працівником за допомогою КПК вартість проживання в готелі |
372 |
333 |
€300 9000 |
|
5 |
Заблоковано банком кошти для купівлі валюти |
313/2* |
313/1 |
17200 |
|
21.02.2018 р. — купівля валюти банком (курс НБУ — 31 грн./€; комерційний курс — 33 грн./€; комісія банку за купівлю валюти — 200 грн.) |
||||
|
6 |
Списано кошти для купівлі валюти (€510 х 33 грн./€) |
333 |
313/2 |
€510 16830 |
|
7 |
Відображено витрати при купівлі валюти (різниця між комерційним курсом і курсом НБУ) [€510 х (33 грн./€ - 31 грн./€)] |
942 |
333 |
1020 |
|
8 |
Відображено різницю між курсом НБУ на дату придбання валюти і курсом НБУ на дату використання КПК [€510 х (31 грн./€ - 30 грн./€)] |
949 |
333 |
510 |
|
9 |
Відображено комісію банку за купівлю валюти |
92 |
313/2 |
200 |
|
10 |
Розблоковано залишок гривень на рахунку |
313/1 |
313/2 |
170 |
|
22.02.2018 р. — затвердження авансового Звіту |
||||
|
11 |
На підставі затвердженого авансового Звіту і виписки банку витрати на відрядження включено до складу витрат на збут: |
|||
|
— вартість проїзду |
93 |
372 |
6850 |
|
|
— добові |
93 |
372 |
€210 6300 |
|
|
— вартість проживання |
93 |
372 |
€300 9000 |
|
|
* Cубрахунки, що використовуються: 313/1 «Грошові кошти, доступні для використання із застосуванням КПК»; 313/2 «Грошові кошти, заблоковані в результаті операцій з КПК». |
||||
Пам’ятайте: в закордонвідрядженні працівник не може придбавати ТМЦ для потреб підприємства за безготівковим розрахунком з використанням КПК. Оскільки кошти з поточного рахунку юрособи не можуть бути використані із застосуванням електронних платіжних засобів для здійснення розрахунків за зовнішньоторговельними договорами (п. 8.3 Інструкції № 492*). А розрахунки між резидентами і нерезидентами в межах торговельного обороту можуть здійснюватися тільки через уповноважені банки (ст. 7 Декрету № 15-93**).
** Декрет КМУ «Про систему валютного регулювання і валютного контролю» від 19.02.93 р. № 15-93.
Якщо працівник повернувся з невитраченою валютою
А як бути, якщо за кордоном працівник зняв у банкоматі з гривневою КПК готівкову валюту (припустимо, євро), але витратив її не повністю. Чи повинен він разом з авансовим Звітом повертати залишок невикористаних коштів у валюті (тобто у євро)? І як бути, якщо в підприємства валютного рахунку (у євро) немає?
Запитання, мабуть, з’явилося через положення п. 8.4 «валютно-готівкових» Правил № 200***. Адже цим пунктом передбачено, що невикористаний залишок готівкової інвалюти, яка була отримана (!) підприємством з поточного рахунку в інвалюті для забезпечення витрат на відрядження працівників за кордон, підлягає зарахуванню безпосередньо на поточний рахунок підприємства в інвалюті протягом 5 банківських днів з моменту його оприбуткування в касі підприємства. Хоча, зверніть увагу, йдеться про ситуацію, коли в підприємства є (!) валютний рахунок (з якого раніше і знімалася готівкова валюта). Тоді дійсно працівник повинен повернути залишок знятої з такого рахунку і не витраченої у відрядженні валютної готівки. Оскільки в такому разі працюватимуть Правила № 200, зокрема, їх вимоги про те, що:
— отримана з поточних валютних рахунків готівкова валюта може використовуватися виключно на цілі, на які вона отримана (п. 8.14 Правил № 200);
— невикористаний залишок готівкової інвалюти підлягає поверненню на поточний валютний рахунок (п. 8.4 Правил № 200).
Проте в нашому випадку підприємство валютного рахунку не має (тобто умови інші). Тому навіть якщо працівник і поверне підприємству валюту, перераховувати її буде просто нікуди. Хіба що підприємство відкриє валютний рахунок. Якщо ж відкриття валютного рахунку не входить у плани підприємства, то вчинити можна так. Залишок невикористаної суми працівник може повернути до або разом з авансовим Звітом (п.п. 170.9.2 ПКУ) у гривнях.
Щоб у майбутньому не виникало подібної ситуації, ще до відрядження працівників краще попросити знімати готівку з обережністю — під конкретні витрати. Інакше — їх оплачувати у відрядженні за допомогою КПК.
Якщо не вистачило коштів КПК
А що як коштів на КПК виявилося недостатньо і в закордонвідрядженні працівник витратив свої кошти? У такому разі витрати, понесені у відрядженні і здійснені за рахунок власних коштів працівника, відображаються за курсом НБУ на дату затвердження авансового Звіту. При цьому в п. 2.5 Правил № 200 сказано: розрахунки з працівником здійснюють у нацвалюті України (гривнях) за офіційним курсом НБУ, встановленим на дату відшкодування цих коштів.
Причому заборгованість перед працівником краще погашати в день затвердження авансового Звіту. Тоді не виникне розбіжностей через коливання курсу на дату затвердження Звіту і на дату відшкодування коштів.
Блоги 
