Загранкомандировка с гривневой карточкой
Командировочные расходы: как признавать?
Прежде всего напомним, что ни зачисление средств на КПК для командировки, ни выдача КПК работнику еще не означают выдачу ему денег (аванса) под отчет. Выданными под отчет средства становятся, только когда начнут осуществляться операции с использованием КПК, т. е. при снятии работником наличных в банкомате или при проведении безналичных расчетов с применением КПК.
К тому же если работника отправляют в командировку за границу, то при использовании там гривневой КПК (с возможностью конвертации) фактически происходит приобретение валюты для предприятия уполномоченным банком по коммерческому курсу (так как в загранкомандировке работник несет расходы в валюте). А значит, подключаются правила учета валютных операций, установленные П(С)БУ 21 (согласно которым операции в валюте признают по курсу НБУ на дату осуществления операции).
С учетом этого по возвращении работника из командировки командировочные расходы признают на дату утверждения авансового Отчета, однако по курсам НБУ, действовавшим (!) на даты авансирования работника (заметим: по «валютным» правилам такие суммы больше не пересчитывают). В свою очередь, датой выдачи аванса при командировке с КПК следует считать день снятия наличных в банкомате или проведения работником расчетов с использованием КПК. Причем даже в тех случаях, когда снятие наличных / осуществление расчетов с использованием КПК осуществляется в один день, а покупка валюты банком и списание средств с карточного счета — в другой.
Особенностью операций с использованием КПК является изначальное резервирование сумм на картсчете, а уже после — их списание. Поэтому даты осуществления операции с использованием КПК и списания средств со счета могут не совпадать.
В таком случае выдачу работнику аванса обычно отражают с использованием субсчета 333 «Денежные средства в пути в нацвалюте» (Дт 372 — Кт 333), а расхождения из-за разных курсов НБУ на такие даты закрывают разницами (Дт 949 — Кт 333 или Дт 333 — Кт 719).
Пример. Работник отдела сбыта направлен в загранкомандировку в Вену на 3 дня (с 20.02.2018 г. по 22.02.2018 г.) с гривневой КПК (на КПК зачислено 25000 грн.). С помощью КПК работник:
— приобрел билеты на проезд стоимостью 6850 грн.;
— снял за границей наличность в банкомате (€210) — суточные (3 дня х €70 (размер загрансуточных, установленный приказом по предприятию);
— оплатил стоимость проживания в гостинице — счет гостиницы на сумму €300.
22.02.2018 г. работник подал авансовый Отчет.
В учете операции отразятся так (валютные курсы условные):
|
№ п/п |
Содержание хозяйственной операции |
Бухгалтерский учет |
Сумма, €/грн. |
|
|
Дт |
Кт |
|||
|
1 |
Перечислены денежные средства с текущего счета на картсчет |
313/1* |
311 |
25000 |
|
2 |
Приобретены работником билеты на проезд |
372 |
313/1 |
6850 |
|
20.02.2018 г. — использование работником КПК в командировке за границей (курс НБУ — 30 грн./€) |
||||
|
3 |
Снята работником наличная валюта в банкомате |
372 |
333 |
€210 6300 |
|
4 |
Оплачена работником с помощью КПК стоимость проживания в гостинице |
372 |
333 |
€300 9000 |
|
5 |
Заблокированы банком средства для покупки валюты |
313/2* |
313/1 |
17200 |
|
21.02.2018 г. — покупка валюты банком (курс НБУ — 31 грн./€; коммерческий курс — 33 грн./€; комиссия банку за покупку валюты — 200 грн.) |
||||
|
6 |
Списаны средства для покупки валюты (€510 х 33 грн./€) |
333 |
313/2 |
€510 16830 |
|
7 |
Отражены расходы при покупке валюты (разница между коммерческим курсом и курсом НБУ) [€510 х (33 грн./€ - 31 грн./€)] |
942 |
333 |
1020 |
|
8 |
Отражена разница между курсом НБУ на дату приобретения валюты и курсом НБУ на дату использования КПК [€510 х (31 грн./€ - 30 грн./€)] |
949 |
333 |
510 |
|
9 |
Отражена комиссия банка за покупку валюты |
92 |
313/2 |
200 |
|
10 |
Разблокирован остаток гривень на счете |
313/1 |
313/2 |
170 |
|
22.02.2018 г. — утверждение авансового Отчета |
||||
|
11 |
На основании утвержденного авансового Отчета и выписки банка командировочные расходы включены в состав расходов на сбыт: |
|||
|
— стоимость проезда |
93 |
372 |
6850 |
|
|
— суточные |
93 |
372 |
€210 6300 |
|
|
— стоимость проживания |
93 |
372 |
€300 9000 |
|
|
* Используемые субсчета: 313/1 «Денежные средства, доступные для использования с применением КПК»; 313/2 «Денежные средства, заблокированные в результате операций с КПК». |
||||
Помните: в загранкомандировке работник не может приобретать ТМЦ для нужд предприятия по безналу с использованием КПК. Поскольку средства с текущего счета юрлица не могут быть использованы с применением электронных платежных средств для осуществления расчетов по внешнеторговым договорам (п. 8.3 Инструкции № 492*). А расчеты между резидентами и нерезидентами в рамках торгового оборота могут осуществляться только через уполномоченные банки в порядке, установленном НБУ (ст. 7 Декрета № 15-93**).
** Декрет КМУ «О системе валютного регулирования и валютного контроля» от 19.02.93 г. № 15-93
Если работник вернулся с непотраченной валютой
А как быть, если за рубежом работник снял в банкомате с гривневой КПК наличную валюту (допустим, евро), но израсходовал ее не полностью. Должен ли он вместе с авансовым Отчетом возвращать остаток неиспользованных средств в валюте (т. е. в евро)? И как быть, если у предприятия валютного счета (в евро) нет?
Вопрос, по-видимому, появился из-за положений п. 8.4 «валютно-наличных» Правил № 200***. Ведь этим пунктом предусмотрено, что невозвращенный остаток наличной инвалюты, которая была получена (!) предприятием с текущего счета в инвалюте для обеспечения расходов на командировки работников за границу, подлежит зачислению непосредственно на текущий счет предприятия в инвалюте в течение 5 банковских дней с момента его оприходования в кассе предприятия. Хотя, заметьте, речь идет о ситуации, когда у предприятия есть (!) валютный счет (с которого прежде и снималась наличная валюта). Тогда действительно работник должен вернуть остаток снятых с такого счета и не израсходованных в командировке наличных валютных средств. Так как в таком случае будут работать Правила № 200, в частности, их требования о том, что:
— полученная с текущих валютных счетов наличная валюта может использоваться исключительно на цели, на которые она получена (п. 8.14 Правил № 200);
— неиспользованный остаток наличной инвалюты подлежит возврату на текущий валютный счет (п. 8.4 Правил № 200).
Однако в данном случае предприятие валютного счета не имеет (т. е. условия другие). Поэтому даже если работник и вернет предприятию валюту, перечислять ее будет просто некуда. Разве что предприятие откроет валютный счет. Если же открытие валютного счета не входит в планы предприятия, то поступить можно следующим образом. Остаток неиспользованной суммы работник может вернуть до или вместе с авансовым Отчетом (п.п. 170.9.2 НКУ) в гривнях.
Чтобы в будущем не возникало подобной ситуации, еще до командировки работников лучше попросить снимать наличность с осторожностью — под конкретные расходы. Иначе — их оплачивать в командировке посредством КПК.
Если не хватило средств КПК
А что если средств на КПК оказалось недостаточно и в загранкомандировке работник потратил свои средства? В таком случае расходы, понесенные в командировке и осуществленные за счет собственных средств работника, отражаются по курсу НБУ на дату утверждения авансового Отчета. При этом в п. 2.5 Правил № 200 сказано: расчеты с работником осуществляют в нацвалюте Украины (гривнях) по официальному курсу НБУ, установленному на дату возмещения этих средств.
Причем задолженность перед работником лучше погашать в день утверждения авансового Отчета. Тогда не возникнет расхождений из-за колебаний курса на дату утверждения Отчета и на дату возмещения средств.
Блоги 
