Отключить рекламу

Підпишіться!


Бухгалтер 911, травень, 2018/№22
Друкувати

Відшкодовуємо добові: відповіді на актуальні запитання

Беляева Елена, налоговый эксперт
Прогрес говорить — сиди на місці. І роби все «віддалено» . Водночас навряд чи знайдеться підприємство, яке жодного разу не стикалося з необхідністю «фізичного» направлення працівників у відрядження. У цій публікації ми відповімо на найпоширеніші запитання, пов’язані з відшкодуванням добових відрядженому працівникові.

Готельний рахунок включає харчування: що з добовими?

Відряджений працівник додав до Звіту1 готельний рахунок, до якого включена (виокремлена) вартість харчування. Чи зменшувати на неї розмір добових?

1 Звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт.

Якщо ви належите до категорії підприємств, установ і організацій, що фінансуються з бюджету, то так. Вам доведеться це зробити, орієнтуючись на абз. 10 п.п. «а» п.п. 170.9.1 ПКУ і норми абз. 4 і 5 п. 5 розд. II, п.п. «д» п. 16.2 розд. III Інструкції «про відрядження» № 592.

2 Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон, затверджена наказом Мінфіну від 13.03.1998 р. № 59.

Якщо ви належите до госпрозрахунківців, то погляньте, як цей момент прописаний у положенні про відрядження вашого підприємства (якщо, звісно, такий документ існує). У разі якщо там продубльовані згадані норми з Інструкції № 59 або із цього питання ваше положення посилає до неї, то діяти необхідно в тому ж порядку, що й бюджетникам.

Інакше (положення про відрядження відсутнє або є, але з нього не випливає необхідність «харчового» зменшення добових) госпрозрахунківець нічого зменшувати не зобов’язаний.

По-перше, тому що Інструкція № 59 поширюється тільки на підприємства, установи й організації, які фінансуються з бюджету, і не стосується госпрозрахунківців!

Податківці це прямо визнають (див., наприклад, лист ДФСУ від 31.03.2017 р. № 6758/6/99-99-13-02-03-15).

При цьому таке зменшення прямо не передбачене нормами п.п. 170.9.1 ПКУ.

По-друге, питання не поставлено так: чи можна виплатити відрядженому добові в повному розмірі і ще компенсувати його витрати на харчування, виокремлені в готельному рахунку? Зрозуміло, що можна. Питання тільки в тому, чи оподатковувати компенсацію харчування ПДФО і військовим збором як додаткове благо, та ще і з «натуральним» коефіцієнтом?

Так ось, однозначну відповідь на нього надає абз. 2 п.п. «а» п.п. 170.9.1 ПКУ. У ньому прямо сказано: сума відшкодованих відрядженому витрат на оплату вартості проживання в готелях (мотелях), а також включених у такі рахунки витрат на харчування не вважається доходом такої особи.

І, нарешті, по-третє: у листі ДПАУ від 31.03.2012 р. № 5742/6/15-1415 податківці написали, що «для підприємств небюджетної сфери зменшення добових витрат, що враховуються при обчисленні податку на прибуток у складі витрат, на вартість харчування, включену до рахунка на проживання, їх працівників ПКУ не передбачено».

Якщо працівник захворів у відрядженні

Працівник, направлений у відрядження по території України, затримався в ньому внаслідок хвороби. Після повернення він надав лікарняний лист. Як оплатити період хвороби у відрядженні? Чи платити за цей період добові?

Спочатку потрібно відокремити дні хвороби від відрядження. Для цього після повернення на місце постійної роботи працівник подає доповідну записку про причину затримки (абз. 2 п. 10 розд. II Інструкції № 59, лист Мінфіну від 14.03.2011 р. № 31-18030-07-10/668). До неї необхідно додати документи, що підтверджують причини затримки, зокрема — лікарняний лист. Далі керівник приймає рішення про продовження строку відрядження, яке оформляється відповідним наказом (розпорядженням).

Зверніть увагу! Наказ про продовження строку відрядження слід видати до отримання від працівника Звіту. Це дозволить уникнути питань від контролюючих органів про дотримання строків подання Звіту.

До Звіту працівник додає оригінали документів, що підтверджують понесені ним у зв’язку з відрядженням витрати.

Уточнимо деякі моменти щодо оформлення лікарняного.

Так, особам, у яких тимчасова непрацездатність настала поза постійним місцем проживання (у нашому випадку — під час перебування у відрядженні), листок непрацездатності видається за місцем їх тимчасового перебування з дозволу головлікаря лікувально-профілактичного закладу. Такий листок непрацездатності посвідчується підписом головлікаря (у графі «Видачу листка непрацездатності дозволяю») і печаткою закладу охорони здоров’я (п. 1.10 Інструкції № 4553, п. 3.8 Інструкції № 5324).

3 Інструкція про порядок видачі документів, що засвідчують тимчасову непрацездатність громадян, затверджена наказом МОЗ від 13.11.2001 р. № 455.

4 Інструкція про порядок заповнення листка непрацездатності, затверджена наказом МОЗ, Мінсоцполітики, ФТВП, Фонду «нещасних випадків» від 03.11.2004 р. № 532/274/136-ос/1406.

Працівникові, який захворів у відрядженні, протягом усього часу, поки він не може приступити до виконання покладеного на нього службового доручення або повернутися до місця свого постійного проживання, але не більше 2 місяців (п. 9 розд. II Інструкції № 59): 1) відшкодовуються витрати на найм житлового приміщення (за винятком лікування в стаціонарі); 2) виплачуються добові.

Саме тому й важливо мати лікарняний лист, виданий в установленому порядку.

Щоб згодом дні хвороби не визнали днями затримки з неповажної причини.

Що ж потрібно знати про лікарняний у відрядженні? А ось що:

1) дні тимчасової непрацездатності не включаються до строку відрядження (абз. 3 п. 9 розд. II Інструкції № 59). Тому в Табелі обліку робочого часу дні хвороби у відрядженні кодують «ТН» (26) (оплачувана тимчасова непрацездатність).

Нагадаємо: строк відрядження по Україні не повинен перевищувати 30 календарних днів. Інакше контролери можуть розцінити поїздку переведенням на роботу до іншої місцевості (а це вимагає дотримання гарантій, установлених ст. 120 КЗпП). Але якщо цей строк буде продовжений через хворобу, то порушень немає;

2) за період хвороби у відрядженні працівникові на загальних підставах оплачуються перші 5 днів тимчасової непрацездатності і виплачується допомога по тимчасовій непрацездатності.

Дні тижня за графіком роботи підприємства, що відрядило працівника, коли працівник у відрядженні не хворів, а працював, мають бути оплачені відповідно до умов, визначених трудовим або колективним договором. Розмір такої оплати праці не може бути нижчим середнього заробітку (ст. 121 КЗпП, п. 13 розд. I Інструкції № 59).

За час затримки у відрядженні без поважних причин (зокрема, якщо лікарняного листка немає або він оформлений неправильно) працівникові не виплачується зарплата, не відшкодовуються добові витрати, витрати на найм житлового приміщення та інші витрати (абз. 3 п. 10 розд. II Інструкції № 59).

Закордонвідрядження: чи платити «українські» добові?

Прямуючи в закордонне відрядження або повертаючись із нього, працівник деякий час перебуває на території України. При цьому частенько дата перетину кордону відрізняється від дати вибуття у відрядження (прибуття з нього). Чи потрібно в таких ситуаціях за час перебування на території України виплачувати добові виходячи з українських норм?

Ви, звісно, добре знаєте: до оподатковуваного доходу не включаються добові витрати для внутрішньоукраїнських відряджень — у сумі не більше ніж 0,1 розміру мінзарплати, встановленої законом на 1 січня податкового (звітного) року в розрахунку за кожен календарний день відрядження, для закордонних відряджень — не вище 80 євро за курсом НБУ в розрахунку за кожен календарний день відрядження (абз. 5 п.п. «а» п.п. 170.9.1 ПКУ).

Як бачите, неоподатковувані норми добових установлені на кожен день відрядження, а не на кожен день перебування в Україні або за кордоном. Із цього можна дійти висновку, що ліміт 80 євро діє для всіх днів закордонвідряджень.

Крім того, при закордонвідрядженнях як до «візових», так і до безвізових країн ПКУ не вимагає наявності позначок у закордонному паспорті, що також підтверджує «незалежність» закордонних добових від фактичного часу перебування за кордоном5.

5 Цікаві деталі із цього приводу знайдете в статті «У «безвізове» закордонвідрядження і без авансу» (журнал «Бухгалтер 911», 2018, № 12).

Госпрозрахункове підприємство має право самостійно вирішити, які саме добові (українські чи закордонні) платити за час перебування в Україні при закордонвідрядженні.

Своє рішення воно закріплює в положенні про відрядження.

Хоча в податківців із цього приводу може бути інша думка. Формально вони визнають необов’язковість Інструкції № 59 для госпрозрахунківців (див. вище). Проте, як показує практика, при перевірках фіскали все ж можуть «потягнутися» до цієї Інструкції. У цьому випадку з ними потрібно сперечатися!

Нагадаємо, Інструкція № 59 установлює такі особливості для закордонвідряджень: якщо відряджений працівник, прямуючи до іншої країни або повертаючись із неї, здійснює пересадку на інший транспортний засіб або зупинку в готелі / іншому житловому приміщенні на території України, то відшкодування витрат на відрядження за період проїзду по території України здійснюється в порядку, передбаченому для службових відряджень у межах України (п.п. «б» п. 16.2 розд. III Інструкції № 59).

При цьому добові витрати з дня останньої пересадки на інший транспортний засіб (вибуття з готелю, іншого житлового приміщення) на території України по дорозі у відрядження і до дня першої пересадки на інший транспортний засіб (зупинки в готелі, іншому житловому приміщенні) на території України (включно) при поверненні в Україну відшкодовуються за нормами, встановленими для відряджень за кордон.

У випадку якщо день відправлення у відрядження або день прибуття працівника на місце постійної роботи збігається з днем зазначеної пересадки (зупинки), добові витрати за відповідний день вибуття або день прибуття відшкодовуються за «закордонними» нормами.

Невдале відрядження: чи відшкодовувати витрати і добові?

Працівник, направлений у закордонвідрядження, не пройшов прикордонний контроль, унаслідок чого це відрядження не відбулося. Чи можна вважати таку поїздку відрядженням? Чи відшкодовувати витрати на проїзд і проживання, якщо працівник зупинився в готелі, не добравшись додому? Чи платити добові?

Розпочнемо з того, що службове відрядження вважається таким, незалежно від того, чи досягнуті його цілі. У цьому випадку поїздка працівника також є не чим іншим, як службовим відрядженням (нехай і невдалим). Адже саме з метою виконання службового завдання за розпорядженням керівника співробітник прямував до пункту призначення. Відшкодувати добові за час перебування у відрядженні, вартість проїзду і проживання підприємство зобов’язує ч. 2 ст. 121 КЗпП (ср. 025069200). Тому наявність наказу про направлення у відрядження є достатньою підставою для того, щоб вважати цю поїздку службовою, а також для відшкодування добових та інших документально підтверджених витрат.

Проте у зв’язку з тим, що цілі відрядження не досягнуті, податківці можуть говорити про його негосподарський характер. І вважати добові і відшкодовані працівникові витрати його додатковим благом із зумовленим звідси обов’язком заплатити з таких сум ПДФО і військовий збір.

Вийти з такої «слизької» ситуації можна шляхом оформлення наказу про відкликання працівника з відрядження.

Тоді вийде, що працівник діяв відповідно до розпорядження керівництва, і говорити про негосподарність стане зовсім недоречно.

Якщо ж підприємство не бажає відшкодовувати витрати, понесені у відрядженні, перерваному з власної вини працівника, слід подбати про документальне підтвердження того, що службове відрядження перерване саме з його вини. Щоправда, й у такому разі доречніше говорити про стягнення з працівника завданої підприємству шкоди, а не про невідшкодування понесених у відрядженні витрат. А ось про господарність відрядження тоді не може бути й мови. Тому сума відшкодованих витрат на відрядження в такому разі підлягає оподаткуванню ПДФО і військовим збором як дохід у вигляді додаткового блага.

Для того, чтоб распечатать текст необходимо авторизоваться или зарегистрироваться