Возмещаем суточные: ответы на актуальные вопросы

Гостиничный счет включает питание: что с суточными?

¹ Отчет об использовании средств, выданных на командировку или под отчет.

Если вы относитесь к категории предприятий, учреждений и организаций, финансируемых из бюджета, то да. Вам придется это сделать, ориентируясь на абз. 10 п.п. «а» п.п. 170.9.1 НКУ и нормы абз. 4, 5 п. 5 разд. II, п.п. «д» п. 16.2 разд. III «командировочной» Инструкции № 59².

² Инструкция о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденная приказом Минфина от 13.03.98 г. № 59.

Если вы относитесь к хозрасчетникам, то посмотрите, как этот момент прописан в положении о командировках вашего предприятия (если, конечно, такой документ существует). В случае если там продублированы упомянутые нормы из Инструкции № 59 или по этому вопросу ваше положение отсылает к ней, то действовать необходимо в том же порядке, что и бюджетникам.

В противном случае (положение о командировках отсутствует или имеется, но из него не следует необходимость «пищевого» уменьшения суточных) хозрасчетник ничего уменьшать не обязан.

Во-первых, потому что Инструкция № 59 распространяется только на предприятия, учреждения и организации, финансируемые из бюджета, и не касается хозрасчетников!

При этом такое уменьшение прямо не предусмотрено нормами п.п. 170.9.1 НКУ.

Во-вторых, вопрос не стоит так: можно ли выплатить командированному суточные в полном размере и еще компенсировать его расходы на питание, выделенные в гостиничном счете? Понятно, что можно. Вопрос только в том, облагать ли компенсацию питания НДФЛ и военным сбором как дополнительное благо, да еще и с «натуральным» коэффициентом?

Так вот, однозначный ответ на него дает абз. 2 п.п. «а» п.п. 170.9.1 НКУ. В нем прямо сказано: сумма возмещенных командированному расходов на оплату стоимости проживания в гостиницах (мотелях), а также включенных в такие счета расходов на питание не считается доходом такого лица.

И, наконец, в-третьих: в письме ГНАУ от 31.03.2012 г. № 5742/6/15-1415 налоговики написали, что «для предприятий небюджетной сферы уменьшение суточных расходов, учитываемых при исчислении налога на прибыль в составе расходов, на стоимость питания, включенную в счет на проживание, их работников НКУ не предусмотрено».

Если работник заболел в командировке

Для начала нужно отделить дни болезни от командировки. Для этого после возвращения на место постоянной работы работник подает докладную записку о причине задержки (абз. 2 п. 10 разд. II Инструкции № 59, письмо Минфина от 14.03.2011 г. № 31-18030-07-10/668). К ней необходимо приложить документы, подтверждающие причины задержки, в частности — больничный лист. Далее руководитель принимает решение о продлении срока командировки, которое оформляется соответствующим приказом (распоряжением).

Заметьте! Приказ о продлении срока командировки следует издать до получения от работника Отчета. Это позволит избежать вопросов от контролирующих органов о соблюдении сроков подачи Отчета.

Уточним некоторые моменты по оформлению больничного.

Так, лицам, у которых временная нетрудоспособность наступила вне постоянного места проживания (в нашем случае — во время нахождения в командировке), листок нетрудоспособности выдается по месту их временного пребывания с разрешения главврача лечебно-профилактического заведения. Такой листок нетрудоспособности заверяется подписью главврача (в графе «Видачу листка непрацездатності дозволяю») и печатью заведения здравоохранения (п. 1.10 Инструкции № 455³, п. 3.8 Инструкции № 532⁴).

³ Инструкция о порядке выдачи документов, удостоверяющих временную нетрудоспособность граждан, утвержденная приказом Минздрава от 13.11.2001 г. № 455.

⁴ Инструкция о порядке заполнения листка нетрудоспособности, утвержденная приказом Минздрава, Минсоцполитики, ФВПТ, Фонда «несчастных случаев» от 03.11.2004 г. № 532/274/136-ос/1406.

Работнику, который заболел в командировке, в течение всего времени, пока он не может приступить к выполнению возложенного на него служебного поручения или вернуться к месту своего постоянного жительства, но не более 2-х месяцев (п. 9 разд. II Инструкции № 59): 1) возмещаются расходы на наем жилого помещения (за исключением лечения в стационаре); 2) выплачиваются суточные.

Именно поэтому и важно иметь больничный лист, выданный в установленном порядке.

Что же нужно знать о больничном в командировке? А вот что:

1) дни временной нетрудоспособности не включаются в срок командировки (абз. 3 п. 9 разд. II Инструкции № 59). Поэтому в Табеле учета рабочего времени дни болезни в командировке кодируют «ТН» (26) (оплачиваемая временная нетрудоспособность).

Напомним: срок командировки по Украине не должен превышать 30 календарных дней. Иначе контролеры могут расценить поездку переводом на работу в другую местность (а это требует соблюдения гарантий, установленных ст. 120 КЗоТ). Но если этот срок будет продлен из-за болезни, то нарушений нет;

2) за период болезни в командировке работнику на общих основаниях оплачиваются первые 5 дней временной нетрудоспособности и выплачивается пособие по временной нетрудоспособности.

Дни недели по графику работы предприятия, командировавшего работника, когда работник в командировке не болел, а работал, должны быть оплачены в соответствии с условиями, определенными трудовым или коллективным договором. Размер такой оплаты труда не может быть ниже среднего заработка (ст. 121 КЗоТ, п. 13 разд. I Инструкции № 59).

За время задержки в командировке без уважительных причин (в частности, если больничного листа нет или он оформлен неправильно) работнику не выплачивается зарплата, не возмещаются суточные расходы, расходы на наем жилого помещения и другие расходы (абз. 3 п. 10 разд. II Инструкции № 59).

Загранкомандировка: платить ли «украинские» суточные?

Вы, конечно, хорошо знаете: в налогооблагаемый доход не включаются суточные расходы для внутриукраинских командировок — в сумме не более чем 0,1 размера минзарплаты, установленной законом на 1 января налогового (отчетного) года в расчете за каждый календарный день командировки, для загранкомандировок — не выше 80 евро по курсу НБУ в расчете за каждый календарный день командировки (абз. 5 п.п. «а» п.п. 170.9.1 НКУ).

Как видите, необлагаемые нормы суточных установлены на каждый день командировки, а не на каждый день пребывания в Украине или за границей. Из этого можно сделать вывод, что лимит 80 евро действует для всех дней загранкомандировки.

Кроме того, при загранкомандировках как в «визовые», так и в безвизовые страны НКУ не требует наличия отметок в загранпаспорте, что также подтверждает «независимость» заграничных суточных от фактического времени пребывания за границей⁵.

⁵ Интересные детали по этому поводу найдете в статье «В «безвизовую» загранкомандировку и без аванса» (журнал «Бухгалтер 911», 2018, № 12).

Хозрасчетное предприятие вправе самостоятельно решить, какие именно суточные (украинские или заграничные) платить за время нахождения в Украине при загранкомандировке.

Хотя у налоговиков на этот счет может быть иное мнение. Формально они признают необязательность Инструкции № 59 для хозрасчетников (см. выше). Однако, как показывает практика, при проверках фискалы все же могут «потянуться» к этой Инструкции. В этом случае с ними нужно спорить!

Напомним, Инструкция № 59 устанавливает следующие особенности для загранкомандировок: если командированный, направляясь в другую страну или возвращаясь из нее, производит пересадку на другое транспортное средство или остановку в гостинице/другом жилом помещении на территории Украины, то возмещение расходов на командировку за период проезда по территории Украины осуществляется в порядке, предусмотренном для служебных командировок в пределах Украины (п.п. «б» п. 16.2 разд. III Инструкции № 59).

При этом суточные расходы со дня последней пересадки на другое транспортное средство (выбытия из гостиницы, другого жилого помещения) на территории Украины по пути в командировку и до дня первой пересадки на другое транспортное средство (остановки в гостинице, другом жилом помещении) на территории Украины (включительно) при возвращении в Украину возмещаются по нормам, установленным для командировок за границу.

В случае если день отправки в командировку или день прибытия работника на место постоянной работы совпадает с днем указанной пересадки (остановки), суточные расходы за соответствующий день выбытия или день прибытия возмещаются по «заграничным» нормам.

Неудавшаяся командировка: возмещать ли расходы и суточные?

Начнем с того, что служебная командировка считается таковой независимо от того, достигнуты ли ее цели. В данном случае поездка работника также является не чем иным, как служебной командировкой (пусть и неудавшейся). Ведь именно с целью выполнения служебного задания по распоряжению руководителя сотрудник направлялся в пункт назначения. Возместить суточные за время пребывания в командировке, стоимость проезда и проживания предприятие обязывает ч. 2 ст. 121 КЗоТ (ср. ). Поэтому наличие приказа о направлении в командировку является достаточным основанием для того, чтобы считать эту поездку служебной, а также для возмещения суточных и других документально подтвержденных расходов.

Однако в связи с тем, что цели командировки не достигнуты, налоговики могут говорить о ее нехозяйственном характере. И считать суточные и возмещенные работнику расходы его дополнительным благом с вытекающей отсюда обязанностью уплатить с таких сумм НДФЛ и военный сбор.

Выйти из такой «скользкой» ситуации можно путем оформления приказа об отзыве работника из командировки.

Если же предприятие не желает возмещать расходы, понесенные в командировке, прерванной по собственной вине работника, следует позаботиться о документальном подтверждении того, что служебная командировка прервана именно по его вине. Правда, и в таком случае уместнее говорить о взыскании с работника причиненного предприятию вреда, а не о невозмещении понесенных в командировке расходов. А вот о хозяйственности командировки тогда не может быть и речи. Поэтому сумма возмещаемых командировочных расходов в таком случае подлежит обложению НДФЛ и военным сбором как доход в виде допблага.