Головбух/директор змінив прізвище: що робити?

Головний бухгалтер — найманий працівник підприємства. Порядок зміни даних про нього трохи складніший, ніж для звичайних співробітників. Адже головбух підписує звітність, первинку тощо. Також відомості про нього фігурують у Єдиному банку даних про юросіб у податківців.

Директор — так само працівник особливий. Він підписує договори, звітність та іншу первинку. Його дані світяться не лише в податківців (у Єдиному банку даних про юросіб), а й у ЄДР*. Увага: ми не розглядаємо тут ситуацію, коли директор є ще і засновником.

* Єдиний державний реєстр юридичних осіб, фізичних осіб — підприємців та громадських формувань.

Тепер щодо процедури. Усього, що пов’язано з трудовими відносинами, ми в цій статті обговорювати не будемо**. Зосередимося на відносинах з контролюючими органами і банками. Зверніть увагу: багато з етапів операції «зміна П. І. Б». щодо директора і бухгалтера схожі. Але, безумовно, є і відмінності.

** Тут діятимуть правила як для звичайних працівників. Детальніше про це — у статті «Кадрова азбука»: якщо працівник поміняв П. І. Б.» (журнал «Бухгалтер 911», 2017, № 32).

Етап 1. Вносимо зміни до ЄДР

Головний бухгалтер. Для нього цей етап не актуальний. Тому якщо на вашому підприємстві змінюються П. І. Б. у головбуха, то можете цю частину статті пропустити .

Директор. Як ми сказали вище, директор фігурує в інформації про юрособу, що міститься в ЄДР.

Для того щоб внести зміни до цього реєстру, потрібно звернутися до держреєстратора або нотаріуса. Вам будуть потрібними такі документи:

— заява (форма 3***);

*** Форму заяви затверджено наказом Мін’юсту від 18.11.2016 р. № 3268/5.

— рішення загальних зборів учасників (акціонерів) про внесення змін до інформації про юрособу (нотаріально засвідчена копія або оригінал);

— квитанція про сплату адмінзбору: 580 грн. (ст. 36 того ж Закону).

Етап 2. Повідомляємо податківців

Директор. Дані про нові П. І. Б. директора автоматично потрапляють до Єдиного банку даних про юрособу. Тому повідомляти податківців щодо зміни прізвища юридичній особі немає потреби.

Головний бухгалтер. Даних про головного бухгалтера в ЄДР, як відомо, немає. Тому до фіскалів може потрапити інформація про нього тільки від юридичної особи.

Для цього потрібно подати заяву за формою № 1-ОПП з позначками «Зміни», «Відомості про особу, відповідальну за ведення бухгалтерського та/або податкового обліку».

Строк для подання: 10 календарних днів з моменту зміни прізвища. Як ми сказали вище, головбух — такий же найманий працівник. А отже, у разі зміни П. І. Б. він зобов’язаний повідомити про це своєму роботодавцеві. Тому, на нашу думку, 10 днів повинні відлічуватися з моменту, коли на підприємство надійшла заява про зміну прізвища з копіями документів, що підтверджують цей факт.

До заяви в податкову за формою № 1-ОПП також додаються підтвердні документи (п.п. 66.1.3 ПКУ, 119.06 ЗІР). Конкретний їх перелік ніде не значиться. У цьому випадку зазвичай подають:

— копію паспорта та ідентифікаційного коду головного бухгалтера;

— копію наказу по підприємству про внесення змін до інформації про головного бухгалтера.

Особливості заповнення форми № 1-ОПП. Заповнюються тільки такі розділи:

— 1 — «Податковий номер»;

— 2 — «Повне найменування українською мовою»;

— 4 — «Найменування контролюючого органу, до якого подається заява»;

— 10 — «Головний бухгалтер (бухгалтер чи інша особа, на яку покладено обов’язки з ведення бухгалтерського обліку платника податків)».

До речі, форму № 1-ОПП може замінити заява за формою № 1-ПДВ (п. 9.3 Порядку обліку платників податків і зборів, затвердженого наказом Мінфіну від 09.12.2011 р. № 1588). Так, якщо після зміни прізвища головбуха підприємство реєструється платником ПДВ, то заяву за формою № 1-ОПП подавати вже не потрібно.

Зверніть увагу: якщо підприємство на момент зміни прізвища головним бухгалтером є платником ПДВ, то подавати заяву за формою № 1-ПДВ не потрібно. Річ у тому, що платник зобов’язаний подати заяву за формою № 1-ПДВ для перереєстрації в разі, якщо є розбіжності або помилки в записах Реєстру платників ПДВ (п. 183.15 ПКУ). Але дані про головного бухгалтера до Реєстру платників ПДВ не вносяться (див. п. 2.2 Положення про реєстрацію платником ПДВ, затвердженого наказом Мінфіну від 14.11.2014 р. № 1130).

Наслідки неподання заяви за формою № 1-ОПП. За неподання заяви за формою № 1-ОПП загрожує штраф у розмірі 510 грн., а за повторне порушення — 1020 грн. (п. 117.1 ПКУ).

Крім того, можуть виникнути проблеми з поданням звітності. А якщо після звільнення попередній головбух підписував ПН, то вони будуть визнані недійсними з усіма можливими наслідками .

Етап 3. Отримуємо новий електронний підпис

На цьому етапі потрібно анулювати ключі, видані на старе прізвище головного бухгалтера/директора, й отримати нові.

Головний бухгалтер. Договір про визнання електронних документів з податківцями продовжує діяти. Тобто після формування ключів для нового головного бухгалтера направляти нову заяву про приєднання до цього договору не потрібно.

Директор. Після внесення змін до ЄДР щодо директора договір про визнання електронних документів з податківцями припиняє свою дію. Тобто при заміні директорських ключів вам потрібно буде направити нову заяву про приєднання до цього договору.

Директор & головний бухгалтер. Що стосується Держстату, ПФУ і Фонду соціального страхування України, то до цих органів необхідно направити заяву про реєстрацію ЕЦП.

Єдина проблема на цьому етапі — захищений носій (токен). Формально для електронного спілкування, щонайменше з податківцями, потрібно, щоб ключі зберігалися на захищеному носії. Хоча тут не все так однозначно. Проте АЦСК продовжують генерувати ключі на звичайних носіях (флешках, дисках тощо). Навіть АЦСК при ДФСУ поки що так діє. Пов’язано це з тим, що виробники не справляються з попитом. Тому й виходить, що токен обов’язковий і не обов’язковий водночас.

Етап 4. Повідомляємо банк

На цьому етапі правила однакові як для директора, так і для головного бухгалтера. Зверніть увагу: вимогу про подання нотаріально засвідченої картки зі зразками підписів скасовано. Також тепер не існує понять першого і другого підпису.

Але до банку звернутися все-таки доведеться. Згідно з п. 9 розд. І Інструкції № 492**** до банку подається/направляється оновлений перелік розпорядників рахунком.

**** Затверджена постановою Правління НБУ від 12.11.2003 р. № 492.

Також банки можуть закріплювати певну форму цього документа. Якщо банк цього не зробив, то перелік може надаватися у вільній формі (лист НБУ від 07.02.2019 р. № 57-0007/7109).

На те, яка інформація повинна міститися в переліку, вказав НБУ у своєму листі від 06.05.2019 р. № 57-0007/24014 (ср. ). Цей документ повинен містити: П. І. Б. розпорядника(ів) рахунком, його (їх) власноручний(і) підпис(и).