Графік відпусток: те, що потрібно не забути

Розпочнемо з того, що ч. 4 ст. 79 КЗпП і ч. 10 ст. 10 Закону про відпустки вимагають, щоб черговість надання відпусток визначалася на підприємстві (у підприємця-роботодавця) графіками.

Графік відпусток потрібно складати не пізніше за 5 січня поточного року. Мінсоцполітики наполягає саме на цих строках (див. лист від 25.08.2015 р. № 475/13/116-15). Враховуючи чергу майбутніх святкових днів, краще потурбуватися про це заздалегідь.

Форма графіка відпусток — вільна. Роботодавець має право розробити свою форму графіка, зручну у використанні.

У графіку не зазначають конкретної дати виходу працівника у відпустку, а встановлюють місяці початку і закінчення відпустки. Конкретний же її період у межах, установлених графіком, роботодавець і працівник погоджують між собою. Хоча за бажання в графіку можуть бути проставлені й точні «відпускні» дати*.

* Примірну форму графіка відпусток ви знайдете в статті «Щорічна основна відпустка: надаємо й оформляємо» (журнал «Бухгалтер 911», 2017, № 17).

Графік відпусток складають щодо всіх працівників: як зайнятих за основним місцем роботи, так і сумісників.

Крім того, пам’ятайте про працівників, яким ви зобов’язані надати відпустку у будь-який зручний для них час (ч. 13 ст. 10 Закону про відпустки). Тому при складанні графіка відпусток спочатку враховуйте працівників, які мають переважне право на щорічну відпустку.

У графіку відпусток разом зі щорічними основними і додатковими відпустками поточного року має сенс зазначати всі види обов’язкових відпусток, що піддаються плануванню, зокрема:

— додаткові відпустки працівникам, які мають дітей або повнолітню дитину — особу з інвалідністю з дитинства підгрупи А I групи (далі — відпустка на дітей), що надаються згідно зі ст. 19 Закону про відпустки (див. лист Мінсоцполітики від 06.02.2018 р. № 204/0/101-18/284). Причому не забудьте включити до графіка відпустки на дітей, не використані в минулому році (минулих роках);

— додаткові «чорнобильські» відпустки;

— додаткові відпустки учасникам бойових дій тощо.

Нагадаємо: такі відпустки не є щорічними. Вони надаються не за робочий, а за календарний рік. При цьому «чорнобильські» і «бойові» відпустки пропадають у разі їх невикористання в поточному році.

Також до графіка включають щорічні (основні та додаткові) відпустки, не використані в минулому році (минулих роках). Проте попереджаємо: ст. 11 Закону про відпустки забороняє не надавати щорічні відпустки повної тривалості протягом 2 років поспіль, а також не надавати їх протягом робочого року особам віком до 18 років і працівникам, які мають право на щорічні додаткові відпустки за роботу зі шкідливими та важкими умовами або з особливим характером праці.

Навчальні відпустки в графіку не відображають, оскільки вони не піддаються плануванню. Початок такої відпустки не залежить ні від інтересів виробництва, ні від бажання працівника.

Якщо відпустка ділиться на частини, це також зазначають у графіку.

При цьому враховуйте правила поділу відпусток. Так, щорічна відпустка на прохання працівника може бути поділена на частини будь-якої тривалості за умови, що основна безперервна частина такої відпустки становитиме не менше 14 календарних днів (ч. 6 ст. 79 КЗпП, ч. 1 ст. 12 Закону про відпустки). При цьому не обов’язково використовувати таку частину відпустки першою. Головне, щоб одна з частин, на які поділена щорічна основна відпустка працівника, становила не менше 14 календарних днів.

Складений графік погоджують з виборним органом первинної профспілкової організації (профспілковим представником) підприємства або іншим уповноваженим на представництво трудовим колективом органом. Після цього графік затверджує керівник підприємства/підприємець. Затверджений графік доводять до відома всіх працівників, краще під підпис (для цього в ньому варто передбачити окрему графу).

Зверніть увагу: якщо форма графіка відпусток, затверджена на вашому підприємстві, містить графу «Примітка», то інформацію про перенесення відпустки (дату і номер наказу) можна зазначити в цій графі. Також можна при складанні графіка відпусток передбачити в ньому графу «Перенесення відпустки».

Що може загрожувати роботодавцеві за відсутність графіка відпусток. Як ми вже згадували, ч. 4 ст. 79 КЗпП і ч. 10 ст. 10 Закону про відпустки вимагають, щоб черговість надання відпусток визначалася на підприємстві (у підприємця) графіками. Невиконання цієї вимоги інспектори праці можуть кваліфікувати як «порушення інших вимог трудового законодавства», за яке роботодавцеві «світить» штраф у розмірі 1 мінзарплати (абзац восьмий ч. 2 ст. 265 КЗпП).

Зверніть увагу! Штрафи за ст. 265 КЗпП не належать до адмінгоспсанкцій, на них не поширюються обмежувальні строки зі ст. 250 ГКУ (6 місяців з дня виявлення порушення, але не пізніше за 1 рік з дня його вчинення). Відповідно, щоб уникнути претензій перевіряючих, про минулі роки теж «потрібно подумати».

Важливо! Виявивши таке порушення, інспектор повинен винести припис, виконавши який у відведений строк, порушник уникне зазначеної санкції.

** Затверджено постановою КМУ «Деякі питання здійснення державного нагляду та контролю за додержанням законодавства про працю» від 21.08.2019 р. № 823. Детальніше про нього ви могли прочитати в статті «Трудовики повертаються? Новий Порядок трудових перевірок і К^о» (журнал «Бухгалтер 911», 2019, № 36).

Але з адмінштрафом усе дещо складніше . Гарантії його незастосування немає. А сума достатньо переконлива: від 510 до 1700 грн. (ч. 1 ст. 41 КУпАП).