Табель — це поіменний список працівників структурного підрозділу (цеху (відділу), дільниці) підприємства (фізособи-підприємця). Його зобов’язані вести всі роботодавці (у тому числі фізособи-підприємці) незалежно від кількості працівників (див. лист Мінпраці від 13.05.2010 р. № 140/13/116-10).
Якщо працівників небагато, Табель заповнює бухгалтер. На великих підприємствах Табель ведуть працівники кадрової служби (відділу), а за потреби може вводитися спеціальна посада «табельник».
Де шукати форму Табеля? Його типова форма (№ П-5) затверджена наказом Держкомстату України від 05.12.2008 р. № 489. Вона носить рекомендаційний характер (див. лист Держкомстату від 19.03.2010 р. № 17/1-25/ж-61/10/59). Тому роботодавці можуть змінювати та/або доповнювати цю форму іншими показниками, необхідними для обліку використання робочого часу з урахуванням специфіки своєї діяльності.
Кожному працюючому присвоюється табельний номер.
Якщо ж працівник звільняється (переводиться до іншого підрозділу), то його колишній табельний номер іншому працівникові не присвоюють, а залишають вільним не менше трьох років.
На працівника в Табелі зазвичай заповнюється тільки один рядок. Виняток становлять внутрішні сумісники, на них заповнюють два рядки: в одному зазначають час основної роботи, а в другому — час роботи за сумісництвом.
Для відображення використаного робочого часу за кожним днем місяця в Табелі відведено дві комірки. У верхній ви проставляєте умовне позначення видів витрат робочого часу, у нижній — кількість відпрацьованих (чи невідпрацьованих) годин за відповідними видами витрат робочого часу. До речі, умовні позначення відпрацьованого часу (буквене і числове) представлені на титульному аркуші Табеля типової форми № П-5. Наведемо їх нижче в табл. 1.
Таблиця 1. Умовні позначення в типовій формі № П-5
Умовні позначення |
Код |
|
буквений |
цифровий |
|
Години роботи, передбачені колдоговором |
Р |
01 |
Години роботи працівників, яким установлено неповний робочий день (тиждень) відповідно до законодавства |
РС |
02 |
Вечірні години роботи |
ВЧ |
03 |
Нічні години роботи |
РН |
04 |
Надурочні години роботи |
НУ |
05 |
Години роботи у вихідні та святкові дні |
РВ |
06 |
Відрядження |
ВД |
07 |
Основна щорічна відпустка (ст. 6 Закону про відпустки) |
В |
08 |
Щорічна додаткова відпустка (ст. 7, 8 Закону про відпустки) |
Д |
09 |
Додаткова відпустка, передбачена ст. 20, 21, 30 Закону України «Про статус і соціальний захист громадян, які постраждали внаслідок Чорнобильської катастрофи» від 28.02.91 р. № 796-XII |
Ч |
10 |
Творча відпустка (ст. 16 Закону про відпустки) |
ТВ |
11 |
Додаткова відпустка у зв’язку з навчанням (ст. 13, 14, 15, 151 Закону про відпустки) |
Н |
12 |
Відпустка без збереження заробітної плати у зв’язку з навчанням (пп. 12, 13, 17 ст. 25 Закону про відпустки) |
НБ |
13 |
Додаткова відпустка без збереження заробітної плати в обов’язковому порядку |
ДБ |
14 |
Додаткова оплачувана відпустка працівникам, що мають дітей (ст. 19 Закону про відпустки) |
ДО |
15 |
Відпустка у зв’язку з вагітністю та пологами (ст. 17 Закону про відпустки) і відпустка для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку (ст. 18 Закону про відпустки) |
ВП |
16 |
Відпустка для догляду за дитиною до досягнення нею шестирічного віку (п. 3 ст. 25 Закону про відпустки) |
ДД |
17 |
Відпустка без збереження заробітної плати за згодою сторін (ст. 26 Закону про відпустки) |
НА |
18 |
Інші відпустки без збереження заробітної плати (на період припинення виконання робіт) |
БЗ |
19 |
Неявки у зв’язку з переведенням за ініціативою роботодавця на неповний робочий день (тиждень) |
НД |
20 |
Неявки у зв’язку з тимчасовим переведенням на роботу на інше підприємство на підставі договорів між суб’єктами господарювання |
НП |
21 |
Інший невідпрацьований час, передбачений законодавством (виконання державних і громадських обов’язків, допризовна підготовка, військові збори, донорські, відгул тощо) |
ІН |
22 |
Простій |
П |
23 |
Прогули |
ПР |
24 |
Масові невиходи на роботу (страйки) |
С |
25 |
Оплачувана тимчасова непрацездатність |
ТН |
26 |
Неоплачувана тимчасова непрацездатність у випадках, передбачених законодавством (у зв’язку з побутовою травмою тощо, що підтверджено довідками лікувальних закладів) |
НН |
27 |
Неявка з нез’ясованих причин |
НЗ |
28 |
Інші види неявок, передбачені колективними договорами, угодами |
ІВ |
29 |
Інші причини неявок |
І |
30 |
Зазначимо: при заповненні Табеля роботодавець може використовувати або буквений, або числовий код.
Табель потрібно заповнювати щодня!
Саме тоді у вас буде забезпечений достовірний облік робочого часу.
У кінці місяця в Табелі підбиваються підсумки за кількістю годин, відпрацьованих кожним співробітником. Заповнений Табель підписується особою, відповідальною за його ведення, керівником підрозділу, а також працівником кадрової служби та передається до бухгалтерії зазвичай за два-три дні до початку наступного календарного місяця для нарахування зарплати за відпрацьований місяць.
А чи потрібно заповнювати окремий Табель на аванс? Дійсно, для того, щоб розрахувати суму авансу, бухгалтерові потрібен заповнений Табель за першу половину місяця (з 1-го по 15-те число включно). Яким чином він до нього потрапить — кожен роботодавець вирішує самостійно.
Наприклад, відділ кадрів може передавати до бухгалтерії заповнений Табель за першу половину місяця 16-го числа для розрахунку авансу, а бухгалтерія повертатиме його назад 17-го. Ще один варіант — засвідчена копія Табеля на аванс, яка залишатиметься в бухгалтерії і підшиватиметься під розрахунок. Можна й окремі табелі формувати за першу і другу половини місяця, а потім ще й зведений.
Загалом, усе у ваших руках! Головне — зафіксуйте порядок передачі Табеля на аванс у внутрішніх документах, щоб механізм «відділ кадрів — бухгалтерія» працював як годинник .
Далі розглянемо в табл. 2 окремі ситуації, при настанні яких можуть виникнути запитання із заповненням Табеля.
Таблиця 2. Табель обліку робочого часу: окремі ситуації
Ситуація |
Вирішення |
Як табелювати вихідні (святкові) дні працівника? |
Табель не передбачає кодування для позначення вихідних днів (днів щотижневого відпочинку). Тому в полях навпроти вихідних днів (а також святкових і неробочих) можна проставляти прочерки або залишати їх незаповненими. Водночас якщо працівника спеціально залучають до роботи у вихідний для нього день, святковий/неробочий, то відпрацьований час табелюють кодом «РВ» (06) |
Як відобразити в Табелі роботу на умовах неповного робочого часу? |
За допомогою коду «РС» (02). До речі, цей же код застосовується для кодування робочого часу, відпрацьованого сумісником, оскільки робота за сумісництвом є різновидом роботи на умовах неповного робочого часу. Але зверніть увагу: якщо такий режим роботи встановлений за ініціативою роботодавця (ст. 32 КЗпП), то неявку у зв’язку з переведенням на неповний робочий день (тиждень) позначають кодом «НД» або «20» |
Працівник іде в щорічну основну відпустку. Як це відобразити в Табелі? |
Для цих цілей передбачено код «В» (08). Причому ним слід позначати не лише робочі, але й вихідні дні, які припадають на період щорічної відпустки. Адже відпускні нараховують за календарні дні. А ось святкові та неробочі дні (ст. 73 КЗпП), що припадають на період щорічної відпустки, прокреслюють або залишають незаповненими |
Як відобразити дні відрядження в Табелі? |
Оплата періоду відрядження здійснюється за всі робочі дні за графіком того підприємства, яке направило працівника у відрядження. Із цього випливає, що робочі дні перебування працівника у відрядженні в Табелі позначаються таким чином: — у верхньому рядку зазначають кількість відпрацьованих годин згідно з графіком роботи підприємства-роботодавця (наприклад, 8) незалежно від того, скільки годин у цей день працівник відпрацював за місцем відрядження; — у нижньому рядку — умовне позначення відрядження «ВД» (07) День відрядження, що припадає на вихідний день, відображають таким чином: — у верхній комірці — прочерк або залишають її незаповненою; — у нижній — «ВД» (07). Якщо працівник спеціально відряджався для роботи у вихідний для нього день, то такий день, на наш погляд, доцільно позначити в Табелі таким чином: — у верхній комірці проставити кількість фактично відпрацьованих у цей день годин; — у нижній через дріб — «РВ»/«ВД» (06/07) (години роботи у вихідні та святкові дні / відрядження). Працівник виїжджає у відрядження або повертається з нього у вихідний (святковий, неробочий) день? У такій ситуації день від’їзду у відрядження (повернення з нього) позначають кодом «ВД» або «07», а наданий пізніше відгул (якщо це передбачено відповідним положенням) — кодом «ІН» або «22». А якщо працівник-сумісник направлений у відрядження за його основним місцем роботи? У такому разі на підприємстві, де він працює за сумісництвом, у Табелі роблять відмітку «I» або «30» (інші причини неявок). Підтвердним документом для такого випадку є довідка або копія наказу (розпорядження) про направлення працівника у відрядження з основного місця роботи (див. лист Мінсоцполітики від 23.04.2013 р. № 146/13/133-13) |
У працівника ненормований робочий день. Як це відобразити в Табелі? |
Особливість ненормованого робочого дня полягає в тому, що працівник виконує роботу понад нормальну тривалість робочого дня. При цьому праця таких осіб зазвичай не підлягає точному обліку в часі. Години, відпрацьовані працівником надурочно як ненормований робочий час, не оплачують. Їх тільки компенсують шляхом: — надання щорічної додаткової відпустки; — установленням доплат у випадках, передбачених законодавством. Оскільки години, перепрацьовані в режимі ненормованого робочого дня, не оплачують, то в Табелі їх не відображають. Таким чином, у Табелі зазначають тривалість робочого дня відповідно до встановленої для працівника норми |
Які особливості ведення Табеля при підсумованому обліку робочого часу? |
У Табелі в загальному порядку фіксують дані про явку/неявку співробітників за їх графіками виходу на роботу (графіками змінності). Інтерес викликає ситуація, коли відповідно до графіка змінності час роботи припадає на різні доби (наприклад, при роботі в нічну зміну). На наш погляд, у цьому випадку табелювати такі робочі години слід розбиваючи їх між суміжними датами, на які вони припадають |
Як відобразити в Табелі період тимчасової непрацездатності? |
При тимчасовій непрацездатності оплаті підлягають календарні дні хвороби. Тому в Табелі зазначають усі дні тимчасової непрацездатності, що припадають на робочі, вихідні, святкові/неробочі дні. У Табелі передбачено 2 коди тимчасової непрацездатності : — «ТН» («26») — позначають оплачувану тимчасову непрацездатність (підтверджується листком непрацездатності, оформленим належним чином); — «НН» («27») — відображають неоплачувану тимчасову непрацездатність у випадках, передбачених законодавством. Якщо працівник захворів у відрядженні, дні оплачуваної тимчасової непрацездатності в період перебування у відрядженні можна відобразити: — з кодом «ТН» або «26»; — одночасно двома кодами, наприклад через дріб «ВД/ТН» або «07/26». Увага: лікарняний лист, виданий у зв’язку з вагітністю та пологами, табелюють по-іншому. Для відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами є спеціальний код — «ВП» («16») |