Сайт для бухгалтерів №1 в Україні

Отримуйте
новини поштою!


Бухгалтер 911, лютий, 2019/№9
Друкувати

Табель обліку робочого часу: корисні знання

Ушакова Лилия, эксперт по вопросам оплаты труда
Табель обліку робочого часу (далі — Табель) потрібен нам для обліку використання робочого часу, контролю за його дотриманням, розрахунку заробітної плати. Давайте детальніше розберемося з особливостями ведення табеля за працівниками.

Табель — це поіменний список працівників структурного підрозділу (цеху (відділу), дільниці) підприємства (фізособи-підприємця). Його зобов’язані вести всі роботодавці (у тому числі фізособи-підприємці) незалежно від кількості працівників (див. лист Мінпраці від 13.05.2010 р. № 140/13/116-10).

Якщо працівників небагато, Табель заповнює бухгалтер. На великих підприємствах Табель ведуть працівники кадрової служби (відділу), а за потреби може вводитися спеціальна посада «табельник».

Де шукати форму Табеля? Його типова форма (№ П-5) затверджена наказом Держкомстату України від 05.12.2008 р. № 489. Вона носить рекомендаційний характер (див. лист Держкомстату від 19.03.2010 р. № 17/1-25/ж-61/10/59). Тому роботодавці можуть змінювати та/або доповнювати цю форму іншими показниками, необхідними для обліку використання робочого часу з урахуванням специфіки своєї діяльності.

Кожному працюючому присвоюється табельний номер.

Якщо ж працівник звільняється (переводиться до іншого підрозділу), то його колишній табельний номер іншому працівникові не присвоюють, а залишають вільним не менше трьох років.

На працівника в Табелі зазвичай заповнюється тільки один рядок. Виняток становлять внутрішні сумісники, на них заповнюють два рядки: в одному зазначають час основної роботи, а в другому — час роботи за сумісництвом.

Для відображення використаного робочого часу за кожним днем місяця в Табелі відведено дві комірки. У верхній ви проставляєте умовне позначення видів витрат робочого часу, у нижній — кількість відпрацьованих (чи невідпрацьованих) годин за відповідними видами витрат робочого часу. До речі, умовні позначення відпрацьованого часу (буквене і числове) представлені на титульному аркуші Табеля типової форми № П-5. Наведемо їх нижче в табл. 1.

Таблиця 1. Умовні позначення в типовій формі № П-5

Умовні позначення

Код

буквений

цифровий

Години роботи, передбачені колдоговором

Р

01

Години роботи працівників, яким установлено неповний робочий день (тиждень) відповідно до законодавства

РС

02

Вечірні години роботи

ВЧ

03

Нічні години роботи

РН

04

Надурочні години роботи

НУ

05

Години роботи у вихідні та святкові дні

РВ

06

Відрядження

ВД

07

Основна щорічна відпустка (ст. 6 Закону про відпустки)

В

08

Щорічна додаткова відпустка (ст. 7, 8 Закону про відпустки)

Д

09

Додаткова відпустка, передбачена ст. 20, 21, 30 Закону України «Про статус і соціальний захист громадян, які постраждали внаслідок Чорнобильської катастрофи» від 28.02.91 р. № 796-XII

Ч

10

Творча відпустка (ст. 16 Закону про відпустки)

ТВ

11

Додаткова відпустка у зв’язку з навчанням (ст. 13, 14, 15, 151 Закону про відпустки)

Н

12

Відпустка без збереження заробітної плати у зв’язку з навчанням (пп. 12, 13, 17 ст. 25 Закону про відпустки)

НБ

13

Додаткова відпустка без збереження заробітної плати в обов’язковому порядку

ДБ

14

Додаткова оплачувана відпустка працівникам, що мають дітей (ст. 19 Закону про відпустки)

ДО

15

Відпустка у зв’язку з вагітністю та пологами (ст. 17 Закону про відпустки) і відпустка для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку (ст. 18 Закону про відпустки)

ВП

16

Відпустка для догляду за дитиною до досягнення нею шестирічного віку (п. 3 ст. 25 Закону про відпустки)

ДД

17

Відпустка без збереження заробітної плати за згодою сторін (ст. 26 Закону про відпустки)

НА

18

Інші відпустки без збереження заробітної плати (на період припинення виконання робіт)

БЗ

19

Неявки у зв’язку з переведенням за ініціативою роботодавця на неповний робочий день (тиждень)

НД

20

Неявки у зв’язку з тимчасовим переведенням на роботу на інше підприємство на підставі договорів між суб’єктами господарювання

НП

21

Інший невідпрацьований час, передбачений законодавством (виконання державних і громадських обов’язків, допризовна підготовка, військові збори, донорські, відгул тощо)

ІН

22

Простій

П

23

Прогули

ПР

24

Масові невиходи на роботу (страйки)

С

25

Оплачувана тимчасова непрацездатність

ТН

26

Неоплачувана тимчасова непрацездатність у випадках, передбачених законодавством (у зв’язку з побутовою травмою тощо, що підтверджено довідками лікувальних закладів)

НН

27

Неявка з нез’ясованих причин

НЗ

28

Інші види неявок, передбачені колективними договорами, угодами

ІВ

29

Інші причини неявок

І

30

Зазначимо: при заповненні Табеля роботодавець може використовувати або буквений, або числовий код.

Табель потрібно заповнювати щодня!

Саме тоді у вас буде забезпечений достовірний облік робочого часу.

У кінці місяця в Табелі підбиваються підсумки за кількістю годин, відпрацьованих кожним співробітником. Заповнений Табель підписується особою, відповідальною за його ведення, керівником підрозділу, а також працівником кадрової служби та передається до бухгалтерії зазвичай за два-три дні до початку наступного календарного місяця для нарахування зарплати за відпрацьований місяць.

А чи потрібно заповнювати окремий Табель на аванс? Дійсно, для того, щоб розрахувати суму авансу, бухгалтерові потрібен заповнений Табель за першу половину місяця (з 1-го по 15-те число включно). Яким чином він до нього потрапить — кожен роботодавець вирішує самостійно.

Наприклад, відділ кадрів може передавати до бухгалтерії заповнений Табель за першу половину місяця 16-го числа для розрахунку авансу, а бухгалтерія повертатиме його назад 17-го. Ще один варіант — засвідчена копія Табеля на аванс, яка залишатиметься в бухгалтерії і підшиватиметься під розрахунок. Можна й окремі табелі формувати за першу і другу половини місяця, а потім ще й зведений.

Загалом, усе у ваших руках! Головне — зафіксуйте порядок передачі Табеля на аванс у внутрішніх документах, щоб механізм «відділ кадрів — бухгалтерія» працював як годинник .

Далі розглянемо в табл. 2 окремі ситуації, при настанні яких можуть виникнути запитання із заповненням Табеля.

Таблиця 2. Табель обліку робочого часу: окремі ситуації

Ситуація

Вирішення

Як табелювати вихідні (святкові) дні працівника?

Табель не передбачає кодування для позначення вихідних днів (днів щотижневого відпочинку). Тому в полях навпроти вихідних днів (а також святкових і неробочих) можна проставляти прочерки або залишати їх незаповненими.

Водночас якщо працівника спеціально залучають до роботи у вихідний для нього день, святковий/неробочий, то відпрацьований час табелюють кодом «РВ» (06)

Як відобразити в Табелі роботу на умовах неповного робочого часу?

За допомогою коду «РС» (02). До речі, цей же код застосовується для кодування робочого часу, відпрацьованого сумісником, оскільки робота за сумісництвом є різновидом роботи на умовах неповного робочого часу.

Але зверніть увагу: якщо такий режим роботи встановлений за ініціативою роботодавця (ст. 32 КЗпП), то неявку у зв’язку з переведенням на неповний робочий день (тиждень) позначають кодом «НД» або «20»

Працівник іде в щорічну основну відпустку. Як це відобразити в Табелі?

Для цих цілей передбачено код «В» (08). Причому ним слід позначати не лише робочі, але й вихідні дні, які припадають на період щорічної відпустки. Адже відпускні нараховують за календарні дні.

А ось святкові та неробочі дні (ст. 73 КЗпП), що припадають на період щорічної відпустки, прокреслюють або залишають незаповненими

Як відобразити дні відрядження в Табелі?

Оплата періоду відрядження здійснюється за всі робочі дні за графіком того підприємства, яке направило працівника у відрядження. Із цього випливає, що робочі дні перебування працівника у відрядженні в Табелі позначаються таким чином:

— у верхньому рядку зазначають кількість відпрацьованих годин згідно з графіком роботи підприємства-роботодавця (наприклад, 8) незалежно від того, скільки годин у цей день працівник відпрацював за місцем відрядження;

— у нижньому рядку — умовне позначення відрядження «ВД» (07)

День відрядження, що припадає на вихідний день, відображають таким чином:

— у верхній комірці — прочерк або залишають її незаповненою;

— у нижній — «ВД» (07).

Якщо працівник спеціально відряджався для роботи у вихідний для нього день, то такий день, на наш погляд, доцільно позначити в Табелі таким чином:

— у верхній комірці проставити кількість фактично відпрацьованих у цей день годин;

— у нижній через дріб — «РВ»/«ВД» (06/07) (години роботи у вихідні та святкові дні / відрядження).

Працівник виїжджає у відрядження або повертається з нього у вихідний (святковий, неробочий) день? У такій ситуації день від’їзду у відрядження (повернення з нього) позначають кодом «ВД» або «07», а наданий пізніше відгул (якщо це передбачено відповідним положенням) — кодом «ІН» або «22».

А якщо працівник-сумісник направлений у відрядження за його основним місцем роботи? У такому разі на підприємстві, де він працює за сумісництвом, у Табелі роблять відмітку «I» або «30» (інші причини неявок). Підтвердним документом для такого випадку є довідка або копія наказу (розпорядження) про направлення працівника у відрядження з основного місця роботи (див. лист Мінсоцполітики від 23.04.2013 р. № 146/13/133-13)

У працівника ненормований робочий день. Як це відобразити в Табелі?

Особливість ненормованого робочого дня полягає в тому, що працівник виконує роботу понад нормальну тривалість робочого дня. При цьому праця таких осіб зазвичай не підлягає точному обліку в часі. Години, відпрацьовані працівником надурочно як ненормований робочий час, не оплачують. Їх тільки компенсують шляхом:

— надання щорічної додаткової відпустки;

— установленням доплат у випадках, передбачених законодавством.

Оскільки години, перепрацьовані в режимі ненормованого робочого дня, не оплачують, то в Табелі їх не відображають. Таким чином, у Табелі зазначають тривалість робочого дня відповідно до встановленої для працівника норми

Які особливості ведення Табеля при підсумованому обліку робочого часу?

У Табелі в загальному порядку фіксують дані про явку/неявку співробітників за їх графіками виходу на роботу (графіками змінності). Інтерес викликає ситуація, коли відповідно до графіка змінності час роботи припадає на різні доби (наприклад, при роботі в нічну зміну). На наш погляд, у цьому випадку табелювати такі робочі години слід розбиваючи їх між суміжними датами, на які вони припадають

Як відобразити в Табелі період тимчасової непрацездатності?

При тимчасовій непрацездатності оплаті підлягають календарні дні хвороби. Тому в Табелі зазначають усі дні тимчасової непрацездатності, що припадають на робочі, вихідні, святкові/неробочі дні. У Табелі передбачено 2 коди тимчасової непрацездатності :

— «ТН» («26») — позначають оплачувану тимчасову непрацездатність (підтверджується листком непрацездатності, оформленим належним чином);

— «НН» («27») — відображають неоплачувану тимчасову непрацездатність у випадках, передбачених законодавством.

Якщо працівник захворів у відрядженні, дні оплачуваної тимчасової непрацездатності в період перебування у відрядженні можна відобразити:

— з кодом «ТН» або «26»;

— одночасно двома кодами, наприклад через дріб «ВД/ТН» або «07/26».

Увага: лікарняний лист, виданий у зв’язку з вагітністю та пологами, табелюють по-іншому. Для відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами є спеціальний код — «ВП» («16»)

фото автора У фокусі
Ушакова Лілія СЕРЕДНЯ ЗАРПЛАТА – НОВИЙ ПЕРЕРАХУНОК [Порядок 100]...
78487 147
Для того, чтоб распечатать текст необходимо оформить подписку
copy-print__image
Ця функція доступна тільки
авторизованим користувачам
Дякуємо, що читаєте нас Увійдіть і читайте далі