Довільна відомість на виплату готівки

Типові форми розрахунково-платіжних відомостей № П-6 і № П-7 затверджено наказом Держкомстату від 05.12.2008 р. № 489. Ці документи підтверджують суму витрат на оплату праці працівників підприємства. Проте вони вже неабияк застаріли і незручні для використання. Тому цілком природно, що кожне підприємство розробляє власну, зручну для нього форму розрахунково-платіжної відомості.

Жодних штрафів за це немає. Але:

— щоб відомість мала статус первинного документа, в ній мають бути обов’язкові реквізити, передбачені ч. 2 ст. 9 Закону про бухоблік і п. 2.4 Положення № 88¹.

¹ Положення про документальне забезпечення записів у бухобліку, затверджене наказом Мінфіну від 24.05.1995 р. № 88.

— не слід прибирати з відомості ті моменти, які можуть вивчатися під час перевірок «трудовиків»².

² Див., зокрема, форму акта інспекційного відвідування (невиїзного інспектування) юридичної особи (фізичної особи), яка використовує найману працю, що затверджено наказом Мінсоцполітики від 18.08.2017 р. № 1338.

З відомістю на виплату готівки (додаток 1 до Положення № 148³) справи йдуть складніше. І все тому, що регулятор критично ставиться до застосування інших форм документів, не передбачених Положенням № 148. Узяти ті ж перехідні строки для застосування старих/нових форм з п. 11 постанови НБУ, якою затверджено Положення № 148.

³ Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затверджене постановою Правління НБУ від 29.12.2017 р. № 148.

Також НБУ свого часу в листі від 11.05.2018 р. № 50-0007/26419 відповідав на запитання: чи може сільгосппідприємство застосовувати довільну форму відомості при виплаті орендної плати фізособам — власникам земельних ділянок. Згадавши, що відомість на виплату готівки є касовим документом (п.п. 11 п. 3 Положення № 148) і використовується для видачі не лише зарплати, але й інших виплат (п. 2 пояснень щодо заповнення додатка 1 до Положення № 148), НБУ дійшов висновку:

Та і той же п. 2.8 Положення № 88 надає спеціальний статус касовим документам, установлюючи що додаткові вимоги до порядку створення первинних документів про касові та банківські операції передбачаються іншими нормативно-правовими актами.

Так, згідно з:

— п. 23 Положення № 148 касові операції оформляються касовими ордерами, видатковими відомостями, розрахунковими документами, документами за операціями із застосуванням електронних платіжних засобів, іншими касовими документами, які згідно із законодавством України підтверджували б факт продажу (повернення) товарів, надання послуг, отримання (повернення) готівки;

— п. 30 Положення № 148 виплати, пов’язані з оплатою праці, проводяться касиром підприємства за видатковими касовими ордерами, складеними на кожного одержувача, чи за видатковими відомостями.

Скрізь у такому випадку під видатковою відомістю мається на увазі відомість на виплату готівки згідно з додатком 1 до Положення № 148 (див. абз. п. 18 Положення № 148).

Таким чином, щоб уникнути претензій з боку перевіряючих, краще оформляти виплату готівки з каси підприємства за допомогою відомості на виплату готівки встановленої форми (додаток 1 до Положення № 148).

Ну а якщо все-таки використали відомість довільної форми? До чого може призвести таке порушення?

Податківці можуть визнати «довільні» відомості недійсними (тобто ніби взагалі відсутніми), а готівку не виданою. Або вважатимуть готівку, призначену до виплати за відомістю, не призначеною для виплати зарплати. Відповідно такою, що не має привілейованих строків для зберігання в касі понад установлений ліміт.

У цьому випадку суму, зазначену в «довільних» відомостях, додадуть до залишку готівки в касі і порівняють з лімітом каси. Якщо ліміт перевищений, то до підприємства можуть застосувати штраф у двократному розмірі сум виявленої понадлімітної готівки за кожен день (абз. 2 ст. 1 Указу № 436⁴).

⁴ Указ Президента України «Про застосування штрафних санкцій за порушення норм з регулюванню обігу готівки» від 12.06.95 р. № 436/95. Важливо! Є інформація про близьку відміну Указу.

Можна, звичайно, спробувати відбитися від штрафу в суді.

Як варіант, можете також послатися на позицію ВАСУ. На його думку, при оцінці дотримання підприємством порядку ведення касових операцій визначальне значення має встановлення факту видачі або отримання (повернення) готівкових коштів, а не тільки правильність складання відповідних звітних документів (див. ухвалу ВАСУ від 20.05.2010 р. у справі № 32/408а⁵).

⁵ reyestr.court.gov.ua/Review/10088171.

Але все-таки це аргументи на крайній випадок.

Рекомендуємо прислухатися до позиції НБУ — використовувати затверджену форму відомості на виплату готівки і не провокувати зайвий раз контролерів.

До речі, адміністративна відповідальність за порушення правил ведення касових документів КпАП не передбачена.