Обслуговування майна, якого немає на балансі

Як випливає із ситуації, користування майном директора в підприємства ніяк не задокументоване. А отже, підприємство повинне оцінити для себе всі наслідки цієї ситуації:

1. Потрібно бути готовим до того, що фіскали взагалі можуть зняти всі витрати, пов’язані з обслуговуванням не облікованих на балансі об’єктів. На якій підставі? Просто поставити під сумнів сам факт здійснення госпоперації з «купівлі» послуг, пов’язаних з обслуговуванням таких об’єктів. Інакше кажучи, вирішити, що операція купівлі нереальна. Адже витрати на обслуговування об’єкта повинні передбачати наявність в обліку самого обслуговуваного об’єкта. Якщо в підприємства немає принтера, то про які витрати, пов’язані із заправкою картриджа, може йтися? Слід пам’ятати, що як би ідеально не були складені первинні документи, якщо не доведено факту здійснення госпоперації, то такі первинні документи не матимуть юридичної сили.

2. Якщо користування майном ніяк не задокументовано, потрібно бути готовим і до того, що всі «покупки», пов’язані з обслуговуванням такого майна, будуть розцінені як не пов’язані з госпдіяльністю. А це вже спричинить наслідки і з ПДВ — фактично весь «вхідний» податковий кредит за такими покупками доведеться компенсувати нарахуванням податкових зобов’язань з ПДВ (п.п. «г» п. 198.5 ПКУ).

3. Якщо йдеться про автомобіль, що перебуває у власності директора, то якщо цей автомобіль заправлятиметься ПММ, придбаними коштом підприємства, — це може бути розцінено як операція реалізації пального фізособі-директорові з усіма подальшими наслідками з акцизного податку*.

* Детальніше — у статті «Заправляємо авто працівника: чи є ця операція реалізацією палива?» (журнал «Бухгалтер 911», 2018, № 45).

Не заперечуватимемо той факт, що при належному документальному оформленні, навіть у разі відсутності договору оренди/позички майна, можна наполягати на тому, що витрати, понесені на обслуговування такого майна, мають зв’язок з госпдіяльністю.

Наприклад, щодо користування автомобілем працівника суди зазначали, що достатніми підтвердженнями того, що паливо, яким заправлялися автомобілі працівника, використовувалося для потреб підприємства (навіть якщо договір позички/користування автомобілем не укладений), є:

— наявність подорожніх листів службового автомобіля (в яких, очевидно, зазначався маршрут руху автомобіля);

— наявність у договорах, укладених з працівниками підприємства, положення про те, що вони використовують свої легкові автомобілі для службових поїздок.

Проте в такому разі потрібно ретельно продумати, як правильно задокументувати ці операції.

Але щоб не мати проблем і претензій з боку перевіряючих — краще задокументувати сам факт користування «чужим» майном. Краще в цьому випадку укласти договір позички з директором. Основний плюс договору позички в тому, що користування річчю є безоплатним, якщо сторони прямо домовилися про це або якщо це випливає із суті відносин між ними (ч. 2 ст. 827 ЦКУ).

Укладаючи договір позички, ви фактично набуваєте права користування майном, а отже, витрати, які ви понесли у зв’язку з обслуговуванням цього майна, фактично визнаються вашими витратами. Тобто витратами, пов’язаними з діяльністю підприємства. А отже, усіх вищеназваних «ризиків» щодо невизнання витрат і компенсації «вхідного» податкового кредиту можна уникнути.

Які особливості має договір позички?

1. Його не потрібно нотаріально посвідчувати. Причому це стосується і договору позички автомобіля. У загальному випадку договір позички транспортного засобу, у якому хоча б одна зі сторін є фізичною особою, має бути нотаріально посвідчений. Але — виняток становить позичка наземних самохідних транспортних засобів, до яких якраз і належить автомобіль. А отже, посвідчувати нотаріально договір позички автомобіля, якщо позичкодавцем є фізособа, не потрібно . Із цим згодні й суди — див., наприклад, ухвалу Вінницького апеляційного адмінсуду від 07.04.2015 р. у справі № 822/59/15 (ср. ).

2. Договір позички з директором має бути оформлений у письмовій формі (ч. 2 ст. 828 ЦКУ). Єдине, що сам директор не може підписувати договір від обох сторін. Тому якщо статут підприємства надає право на підписання договорів не лише директорові, то договір від імені підприємства повинна підписати особа, яка має на це повноваження згідно зі статутом (рішенням).

Якщо ж статут дозволяє підписувати документи від імені підприємства виключно директорові, тоді йому доведеться видати довіреність на підписання договору оренди іншому співробітникові підприємства (наприклад, своєму заступникові).

3. Сам по собі договір позички не передбачає будь-яких доходів у фізособи-позичкодавця. Адже користування автомобілем за цим договором є безоплатним. Тобто обкладати ПДФО і ВЗ за договором позички з директором підприємству буде нічого.

Але варто врахувати: якщо витрати з будь-яких причин здійснює сам директор-позичкодавець з подальшою їх компенсацією підприємством (наприклад, директор сам особисто заправив авто ПММ, а підприємство йому компенсує ці витрати), у фізособи-позичкодавця виникає оподатковуваний дохід у вигляді додаткового блага (п.п. «г» п.п. 164.2.17 ПКУ). Його доведеться обкладати ПДФО і ВЗ за стандартними ставками — 18 % і 1,5 %.

4. У бухгалтерському обліку витрати на обслуговування майна, отриманого за договором позички від директора, відображаємо у складі адміністративних витрат (Дт 92).