Обслуживание имущества, которого нет на балансе

Как следует из ситуации, пользование имуществом директора у предприятия никак не задокументировано. А значит, предприятие должно оценить для себя все последствия этой ситуации:

1. Нужно быть готовым к тому, что фискалы вообще могут снять все расходы, связанные с обслуживанием неучтенных на балансе объектов. На каком основании? Просто поставить под сомнение сам факт осуществления хозоперации по «покупке» услуг, связанных с обслуживанием таких объектов. Иначе говоря, посчитать операцию покупки нереальной. Ведь расходы на обслуживание объекта должны предполагать наличие в учете самого обслуживаемого объекта. Если у предприятия нет принтера, то о каких расходах за заправку картриджа может идти речь? Следует помнить, что как бы идеально не были составлены первичные документы, если не доказан факт осуществления хозоперации, то такие первичные документы не будут иметь юридической силы.

2. Если пользование имуществом никак не задокументировано, нужно быть готовым и к тому, что все «покупки» для таких объектов будут расценены как не связанные с хоздеятельностью. А это уже повлечет последствия и по НДС — фактически весь «входящий» налоговый кредит с таких покупок придется компенсировать начислением налоговых обязательств по НДС (п.п. «г» п. 198.5 НКУ).

3. Если речь идет об автомобиле, находящемся в собственности директора, то если этот автомобиль будет заправляться ГСМ, приобретенным за счет предприятия, — это может быть расценено как операция реализации горючего физлицу-директору со всеми вытекающими последствиями по акцизному налогу*.

* Подробнее — в статье «Заправляем авто работника: является ли эта операция реализацией топлива?» (журнал «Бухгалтер 911», 2018, № 45).

Не будем отрицать тот факт, что при надлежащем документальном оформлении, даже в случае отсутствия договора аренды/ссуды имущества, можно настаивать на том, что расходы, понесенные на обслуживание такого имущества, имеют связь с хоздеятельностью.

Например, в отношении пользования автомобилем работника суды отмечали, что достаточными подтверждениями того, что топливо, которым заправлялись автомобили работника, использовалось для нужд предприятия (даже если договор ссуды/пользования автомобилем не заключен) являются:

— наличие путевых листов служебного автомобиля (в которых, очевидно, указывался маршрут движения автомобиля);

— наличие в договорах, заключенных с работниками предприятия, положения о том, что они используют свои легковые автомобили для служебных поездок.

Однако в таком случае нужно тщательно продумать, как правильно задокументировать эти операции.

Но чтобы не иметь проблем и претензий со стороны проверяющих — лучше задокументировать сам факт пользования «чужим» имуществом. Лучше в этом случае заключить договор ссуды с директором. Основной плюс договора ссуды в том, что пользование вещью является бесплатным, если стороны прямо договорились об этом или если это следует из сути отношений между ними (ч. 2 ст. 827 ГКУ).

Заключая договор ссуды, вы фактически получаете право пользования имуществом, а значит, расходы, которые вы понесли в связи с обслуживанием этого имущества, фактически признаются вашими расходами. То есть расходами, связанными с деятельностью предприятия. А значит, всех вышеназванных «рисков» по непризнанию расходов и компенсирования «входящего» налогового кредита можно избежать.

Какие особенности имеет договор ссуды?

1. Его не нужно нотариально удостоверять. Причем это касается и договора ссуды автомобиля. В общем случае договор ссуды транспортного средства, в котором хотя бы одна из сторон является физическим лицом, должен быть нотариально заверен. Но — исключение составляет ссуда наземных самоходных транспортных средств, к которым как раз и относится автомобиль. А значит, заверять нотариально договор ссуды автомобиля, если ссудодателем является физлицо, не нужно . С чем согласны и суды — см., например, определение Винницкого апелляционного админсуда от 07.04.2015 г. по делу № 822/59/15 (ср. 025069200).

2. Договор ссуды с директором должен быть оформлен в письменной форме (ч. 2 ст. 828 ГКУ). Единственное, что сам директор не может подписывать договор от обеих сторон. Поэтому если устав предприятия предоставляет право на подписание договоров не только директору, то договор от имени предприятия должно подписать лицо, имеющее на это полномочия согласно уставу (решению).

Если же устав разрешает подписывать документы от имени предприятия исключительно директору, тогда ему придется выдать доверенность на подписание договора аренды другому сотруднику предприятия (например, своему заместителю).

3. Сам по себе договор ссуды не предполагает каких-либо доходов у физлица-ссудодателя. Ведь пользование автомобилем по этому договору является безвозмездным. То есть облагать НДФЛ и ВС по договору ссуды с директором предприятию будет нечего.

Но стоит учесть: если расходы по каким-либо причинам осуществляет сам директор-ссудодатель с последующей их компенсацией предприятием (например, директор сам лично заправил авто ГСМ, а предприятие ему компенсирует эти расходы), у физлица-ссудодателя возникает налогооблагаемый доход в виде дополнительного блага (п.п. «г» п.п. 164.2.17 НКУ). Его придется обложить НДФЛ и ВС по стандартным ставкам — 18 % и 1,5 %.

4. В бухгалтерском учете затраты на обслуживание имущества, полученного по договору ссуды от директора, отражаем в составе административных расходов (Дт 92).