Основні правила
Запитання |
Відповідь |
Хто і коли повинен робити річний перерахунок ПДФО? |
Роботодавці (юрособи і ФОП) щодо зарплати своїх працівників. Річний перерахунок проводять за результатами кожного звітного (податкового) року при нарахуванні зарплати за останній місяць. Тобто за підсумками 2020 року потрібно провести перерахунок в грудні 2020 року. Відповідно результати перерахунку будуть відображені в обліку в грудні і у ф. № 1ДФ за IV квартал 2020 року |
Перерахунок роблять щодо всіх працівників? |
Так, щодо всіх найманих працівників, які числяться в роботодавця станом на 31.12.2020 р. |
Як провести перерахунок щодо працівників, прийнятих протягом року? |
Щодо працівників-«новачків» перерахунок проводять при нарахуванні зарплати за грудень 2020 року. «Перевірку» розпочинають з місяця прийняття їх на роботу. Увага! Працівник має право на ПСП тільки за одним місцем роботи. Тому якщо на попередній роботі в місяці звільнення йому була надана ПСП, то при прийнятті на роботу в цьому ж місяці ПСП не надають |
Якщо працівник протягом року відмовився від застосування ПСП |
Перерахунок ПДФО такому працівникові проводять в останньому місяці надання йому ПСП. Припиняють надавати ПСП починаючи з місяця, зазначеного працівником у заяві. Річний ПДФО-перерахунок за цим працівником проводять за період з місяця, коли ПСП припинила надаватися, і по грудень 2020 року |
Які доходи беруть участь у перерахунку? |
В обов’язковому річному перерахунку бере участь тільки зарплата (ознака доходу «101» у ф. № 1ДФ). Зверніть увагу! Інструкцію № 5* можна використовувати при визначенні переліку виплат, що входять до складу зарплати, тільки в частині, яка не суперечить ПКУ. Річ у тому, що для ПДФО-цілей ПКУ розглядає зарплату ширше, ніж Закон про оплату праці й Інструкція № 5. Наприклад, ПКУ прирівнює до зарплати лікарняні (абз. 3 п.п. 169.4.1 ПКУ) і привілейовані дивіденди (п.п. 170.5.3 ПКУ), незважаючи на те, що за Інструкцією № 5 вони не входять до фонду оплати праці. Причому лікарняні враховуються всі: виплачувані як за рахунок роботодавця, так і за рахунок коштів Фонду соцстрахування |
Як робити перерахунок, якщо працівникові нараховані перехідні відпускні за грудень 2020 року — січень 2021 року? |
Якщо фізособа отримує доходи у вигляді зарплати за період її збереження згідно із законодавством, у т. ч. за час відпустки або перебування на лікарняному, то з метою визначення граничної суми доходу, що надає право на ПСП, і в інших випадках їх оподаткування такі доходи (їх частину) відносять до відповідних податкових періодів їх нарахування (абз. 3 п.п. 169.4.1 ПКУ). Відповідно при перерахунку відпускні за дні грудня враховують у складі доходу за грудень. А січневу суму відпускних плюсують до зарплати за січень 2021 року |
Якщо працівникові нараховані перехідні лікарняні за грудень 2020 року — січень 2021 року |
При нарахуванні такі лікарняні «розкидають» на доходи цих двох місяців. Якщо в грудні 2020 року працівникові надана ПСП, а після додавання до неї суми грудневих лікарняних право на ПСП втрачено в цьому місяці, це не вважається помилкою. Тому підстав для подання уточнюючої ф. № 1ДФ за IV квартал 2020 року немає. Відповідну суму ПДФО доутримують під час річного перерахунку за 2021 рік у звичайному порядку |
Якщо у 2020 році нарахували індексацію за місяці 2019 року |
Суми донарахованої індексації розкидати по тих місяцях, за які вона була нарахована, не потрібно. Якщо в якомусь із місяців 2020 року ви нараховували індексацію за минулі періоди, то під час перерахунку ПДФО ви вважаєте всю суму такої індексації зарплатою того місяця, в якому вона була нарахована |
Якщо у 2020 році нараховували премію за декілька місяців (наприклад, у липні 2020 року за півріччя 2020 року) |
Суми премій включають до фонду оплати праці того місяця, в якому вони нараховані (пп. 2.2.2, 2.3.2 Інструкції № 5). Розкидати премії на місяці періоду, за який вони нараховані, не потрібно |
Якщо за підсумками перерахунку отримали недоплату з ПДФО |
Недоплату стягують за рахунок суми будь-якого оподатковуваного доходу (після його оподаткування) за грудень 2020 року, а при недостатності суми такого доходу — за рахунок оподатковуваних доходів наступних місяців до повного погашення недоплати. У ф. № 1ДФ за IV квартал 2020 року показники граф 4 і 4а збільшують на суму фактично доутриманого ПДФО. Важливо! При доутриманні ПДФО не забувайте про обмеження зі ст. 128 КЗпП (загальна сума відрахувань із зарплати працівника не повинна перевищувати 20 % «чистої» суми зарплати, а у випадках, окремо передбачених законодавством, — 50 або 70 %) |
Якщо в результаті перерахунку отримали переплату з ПДФО |
На суму переплати зменшуємо суму нарахованого ПДФО за грудень 2020 року, а якщо цієї суми недостатньо — суму нарахованого ПДФО в наступних місяцях до повного її повернення працівникові. У ф. № 1ДФ за IV квартал 2020 року (а за необхідності і за I квартал 2021 року) показники граф 4 і 4а зменшують на суму фактично поверненого працівникові ПДФО |
Якщо під час проведення перерахунку виявлені помилки щодо нарахування ПДФО |
Передусім слід визначити причину недоплати/переплати ПДФО, виявленої під час перерахунку. Якщо недоплата/переплата виникла, наприклад, у зв’язку з розкиданням перехідних виплат або донарахованих/сторнованих виплат, то результат відображаємо в поточній ф. № 1ДФ (за IV квартал 2020 року). Якщо ж при перерахунку виявлена помилка, пов’язана з неправильним оподаткуванням (припустимо, не утримали із систематичної матдопомоги ПДФО, оскільки неправильно класифікували дохід), то її виправляємо через уточненку |
Чи будуть штрафи, якщо виправитися через уточнюючу ф. № 1ДФ? |
Якщо під час перерахунку ви самостійно виявили помилки і виправили їх через уточнюючу ф. № 1ДФ, то штрафи за п. 50.1 і ст. 119 ПКУ застосовуватися не повинні. А ось зі штрафом за п. 127.1 ПКУ (25, 50 або 75 % від неутриманої/несплаченої до бюджету суми ПДФО) не все так просто. Його не застосовують, коли «ненарахування, неутримання та/або несплата (неперерахування) податку на доходи фізичних осіб самостійно виявляється податковим агентом при проведенні перерахунку цього податку, передбаченого пунктом 169.4 статті 169 цього Кодексу, та виправляється в наступних податкових періодах протягом податкового (звітного) року згідно з нормами цього Кодексу». Виходить, щоб уникнути штрафу за п. 127.1 ПКУ за несплату ПДФО в установлені ПКУ строки, недостатньо провести перерахунок у грудні 2020 року. Потрібно ще встигнути сплатити до бюджету суму недоплати до кінця звітного 2020 року. Хоча знову ж таки, ніхто поки не скасував штрафного мораторію з п.п. 521 підрозд. 10 розд. XX ПКУ, за яким не можуть (за низкою винятків) покарати передбаченими ПКУ штрафами за порушення податкового законодавства, вчинені протягом періоду з 01.03.2020 р. по останній день останнього місяця карантину |
Чи потрібно враховувати в нарахованій за рік сумі податку результати перерахунку минулого року? |
Ні, не потрібно. Результати перерахунку ПДФО за підсумками 2019 року (якщо такі суми фактично доутримувалися або поверталися в місяцях 2020 року) не враховують при проведенні перерахунку-2020 |
Що буде, якщо не провести перерахунок ПДФО? |
Якщо під час перевірки буде виявлена недоплата/переплата через непроведений перерахунок, податковий агент може сплатити: — штраф за подання ф. № 1ДФ з недостовірними відомостями або з помилками у розмірі 1020 грн (при повторному порушенні протягом року — 2040 грн) (п. 119.1 ПКУ); — штраф у розмірі 10 % (якщо не було умислу; а якщо він був, то 25 %**) від суми недоплати (п. 123.1 ПКУ); — пеню за кожен календарний день прострочення в сплаті, починаючи з 91-го календарного дня, що настає за останнім днем граничного строку сплати податкового зобов’язання, з розрахунку 100 % річних облікової ставки НБУ, що діяла на кожен такий день (п.п. 129.1.3 ПКУ); — попередження або адмінштраф на посадових осіб за неутримання або неперерахування до бюджету сум ПДФО при виплаті доходу фізособам у розмірі від 34 до 51 грн (за повторне порушення протягом року — від 51 до 85 грн) (ст. 1634 КпАП). Чи звільняє карантин від штрафів? Так. За порушення податкового законодавства, вчинені в період з 01.03.2020 р. до кінця карантину, штрафні санкції не застосовуються і пеня не нараховується (п. 521 підрозд. 10 розд. ХХ ПКУ). Тому за такими порушеннями податківці теоретично можуть зазіхнути тільки на адмінштраф |
* Інструкція зі статистики зарплати, затверджена наказом Держкомстату від 13.01.2004 р. № 5.
** З 01.01.2021 р. у нас, нагадаємо, відбудуться деякі новації в частині штрафів. Деталі знайдете в статті «Відповідальність платника (збільшені штрафи, концепція вини)» (журнал «Бухгалтер 911», 2020, № 23).
Алгоритм перерахунку
Послідовність дій |
Пояснення |
1. Уточнюємо щомісячні суми нарахованої зарплати |
Перевіряємо ще раз суму зарплати, нараховану в кожному місяці. Пам’ятайте: під перерахунок підпадають тільки виплати, які є зарплатою в розумінні ПКУ. Також розкидаємо перехідні відпускні та лікарняні по місяцях, за які вони нараховані |
2. Уточнюємо наявність у працівника права на ПСП |
Перевіряємо ще раз, чи є підстави для застосування ПСП, її розмір (п. 169.1 ПКУ), наявність заяви працівника про самостійний вибір місця застосування ПСП і документів, що підтверджують право на пільгу (п.п. 169.2.2 ПКУ) |
3. Перевіряємо право на ПСП у кожному окремому місяці |
Порівнюємо уточнені суми зарплати за кожним місяцем 2020 року з граничним розміром зарплати, що надає право на ПСП. Нагадаємо: у 2020 році ця межа дорівнює 2940 грн, а для одного з батьків, що претендують на ПСП «на дітей», — 2940 грн кратно кількості дітей (п.п. 169.1.2 ПКУ)* |
4. Перевіряємо остаточне оподаткування ПДФО уточнених сум зарплати |
Визначаємо суму ПДФО, що підлягає сплаті до бюджету, окремо за кожним місяцем. Для цього розраховуємо нову базу оподаткування в кожному місяці. Вона дорівнює різниці між уточненим доходом і ПСП (якщо вона є) |
5. Розраховуємо загальну річну суму ПДФО |
Підсумовуємо отримані в результаті перерахунку щомісячні суми ПДФО. Важливо! Загальнорічну суму ПДФО розраховуємо за кожним працівником окремо |
6. Визначаємо, чи є переплата або недоплата з ПДФО |
Для цього порівнюємо отриману в результаті перерахунку загальну річну суму ПДФО із сумою податку, яка була фактично утримана із зарплати працівника за рік. Недоплату ПДФО утримуємо за рахунок грудневого доходу, а якщо його не вистачає — за рахунок доходів наступних місяців, до повного погашення «боргу» з ПДФО (п.п. 169.4.4 ПКУ). Якщо ж вийшла переплата з ПДФО, на її суму зменшуємо суму податку за грудень. Коли її недостатньо, зменшують ПДФО наступних місяців, до повного повернення переплаченого ПДФО працівникові |
7. Відображаємо результати перерахунку у ф. № 1ДФ |
Сума недоплати збільшить розмір ПДФО за грудень 2020 року. Отже, у ф. № 1ДФ за IV квартал 2020 року в графах 4 і 4а відображаємо суму ПДФО з урахуванням доутриманого податку. Сума переплати, навпаки, зменшить розмір грудневого ПДФО. У ф. № 1ДФ за IV квартал 2020 року показники граф 4 і 4а зменшують на суму фактично поверненого працівникові ПДФО за перерахунком |
* Більше інформації знайдете в статті «Важливі цифри 2020 року: оподаткування доходів фізосіб і соцстрахування» (журнал «Бухгалтер 911», 2020, № 1).
Приклад. Працівниця прийнята на роботу 01.06.2020 р. з окладом 5500 грн. Працівниця — одинока мати, яка виховує двох дітей віком до 18 років. З 01.09.2020 р. їй була підвищена зарплата до 6000 грн.
Дані про доходи працівниці за період червень — грудень 2020 року наведемо в таблиці.
Працівниця має право на підвищену ПСП на підставі п.п. «а» п.п. 169.1.3 ПКУ (ознака пільги у ф. № 1ДФ — «02»). Відповідно їй надається ПСП у розмірі 3153 грн (1576,50 грн х 2) за умови, що нарахована сума зарплати на місяць не перевищує 5880 грн (2940 грн х 2).
Річний перерахунок ПДФО
Місяць |
Дохід |
ПСП |
ПДФО, грн |
Річний перерахунок |
||||
зарплата |
інші доходи |
разом зарплат- ний дохід, грн |
уточ- нена зар- плата |
ПСП |
ПДФО |
|||
Червень |
5500 |
— |
5500 |
3153 |
422,46 |
5500 |
3153 |
422,46 |
Липень |
5500 |
— |
5500 |
3153 |
422,46 |
5500 |
3153 |
422,46 |
Серпень |
3750,50 |
1000 (премія до ювілею працівниці) |
4750,50 |
3153 |
287,55 |
6553,81 |
—** |
1179,69 |
Вересень |
5400 |
3786,96* |
9186,96 |
— |
1653,65 |
7383,65 |
— |
1329,06 |
Жовтень |
6000 |
— |
6000 |
— |
1080 |
6000 |
— |
1080 |
Листопад |
6000 |
— |
6000 |
— |
1080 |
6000 |
— |
1080 |
Грудень |
6000 |
800 (премія до Нового року) |
6800 |
— |
1224 |
6800 |
— |
1224 |
Разом |
38150,50 |
5586,96 |
43737,46 |
— |
6170,12 |
43737,46 |
— |
6737,67 |
* У вересні працівниці були нараховані лікарняні в сумі 3786,96 грн, у т. ч. за дні хвороби в серпні — 1803,31 грн і за дні хвороби у вересні — 1983,65 грн. ** У результаті розкидання лікарняних на серпень і вересень вийшло, що в серпні був перевищений дохід, що надає право на ПСП: (3750,50зарплата + 1803,31лікарняні + 1000премія) > 5880 грн. |
За результатами перерахунку сума ПДФО, яку потрібно доутримати з працівниці, дорівнює 567,55 грн (6737,67 - 6170,12). Ця сума не перевищує 20 % «чистого» заробітку працівниці за грудень 2020 року: ((6800 - 1224ПДФО - 102ВЗ) х 20 %) > 567,55 грн. Тому донарахований ПДФО утримуємо в грудні в повному обсязі.
У ф. № 1ДФ за IV квартал 2020 року за цією працівницею з ознакою доходу «101» в гр. 3 і 3а буде зазначено 18800 грн (6000 + 6000 + 6800), а в гр. 4 і 4а — 3951,55 грн (1080 + 1080 + 1224 + 567,55).