Якщо відрядження довелося скасувати або продовжити

Скасування розпочинаємо з наказу. Рішення про скасування відрядження обов’язково потрібно оформити наказом (розпорядженням) керівника. Текст наказу може бути приблизно таким:

Ознайомившись з наказом про скасування відрядження, працівник повинен повернути до каси підприємства отриману раніше суму авансу.

В які строки? Інструкція № 59* дає йому на все про все 3 банківських дні з дня прийняття рішення про скасування поїздки (п. 11 розд. II і п. 18 розд. III Інструкції № 59). Ми ж не раз згадували, що вимоги цього документа для госпрозрахункових підприємств носять виключно рекомендаційний характер. Проте інші нормативні акти, у тому числі ПКУ, не встановлюють строків здавання готівки в разі скасування відрядження. Користуючись цим, податківці наполягають на дотриманні строку, встановленого в Інструкції № 59 (консультації в розділах 103.17, 109.21 ЗIР).

* Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон, затверджена наказом Мінфіну від 13.03.98 р. № 59.

Чи складати авансовий Звіт, якщо відрядження скасовується? Якщо аванс був перерахований на КПК, складати авансовий звіт не потрібно. У такому разі аванс вважається виданим тільки при знятті коштів з КПК або при проведенні розрахунків з її використанням. Раз ні того, ні іншого не було — отже, авансу працівник не отримував. Тому про жодний авансовий звіт мови бути не може.

А ось якщо аванс був виданий готівкою або перерахований на особисту картку працівника, авансовий звіт краще скласти. Адже якщо відряджений працівник забезпечується готівкою або аванс перераховується на його особисту банківську картку, кошти вважаються виданими під звіт на дату здійснення відповідної операції (видачі готівки або перерахування коштів на особисту картку).

Строк у такому разі базовий — з п.п. 170.9.2 ПКУ (іншого немає): до закінчення п’ятого банківського дня. Але ось від якої дати його відлічувати в цьому випадку? Очевидно, що в разі скасування відрядження — це дата відповідного наказу (про скасування).

Якщо працівник уже витратився. Якщо до моменту скасування відрядження працівник ще не встиг витратитися, тоді сума, яку він поверне до каси підприємства, повинна відповідати сумі раніше виданого авансу. Проте так буває далеко не завжди. Працівник уже міг витратити частину авансу на ті ж транспортні квитки. А, як відомо, при поверненні квитків компанії-перевізники зазвичай стягують штраф. Чи відшкодовувати працівникові в такому разі суму штрафу?

На наш погляд, роботодавець має повне право на виплату працівникові неоподатковуваної компенсації витрат, понесених працівником у зв’язку зі скасуванням відрядження. У тому числі у зв’язку з поверненням квитків на потяг, літак тощо. Підстави для оптимізму дають п. 12 розд. II і п. 11 розд. III Інструкції № 59 (ср. ). Відповідно до цих норм витрати, понесені у зв’язку з поверненням відрядженим працівником квитка на потяг, літак або інший транспортний засіб, можуть бути відшкодовані з дозволу керівника підприємства, якщо на це були поважні причини (зокрема, рішення про скасування відрядження) і за наявності документів, що підтверджують вартість таких витрат.

Витрати на оформлення візи. Якщо відрядження скасувалося, а працівник витратився на оформлення візи. Як бути в цьому випадку?

Для того, щоб витрати на оформлення візи в принципі можна було віднести до витрат на відрядження, оформлення документів і віз повинне було початися після видання наказу про відрядження.

Якщо ж оформлення візи стартувало після наказу про відрядження, при цьому в такому наказі зазначена необхідність здійснення перелічених витрат, то підприємство повинне компенсувати працівникові витрати на візове оформлення, навіть якщо відрядження не відбулося. При цьому кошти, видані працівникові на оформлення візи, як частину витрат на закордонвідрядження, не включають до оподатковуваного доходу працівника. Утримувати з такої суми ПДФО і ВЗ не потрібно.

Подовжуємо з поважних. Тепер поглянемо на проблему з іншого боку.

Якщо через відсутність квитків на потрібний рейс тощо працівник вимушений затриматися у відрядженні. Що робити в цьому випадку? Чи має право роботодавець відшкодувати працівникові витрати за «зайві» дні відрядження?

У цій ситуації керівник підприємства може прийняти рішення про продовження строку відрядження. Таке право передбачають п. 10 розд. II і п. 4 розд. III Інструкції № 59.

З дозволу керівника може враховуватися вимушена затримка у відрядженні з не залежних від працівника причин за наявності підтвердних документів в оригіналі. Рішення про продовження строку відрядження керівник приймає після прибуття відрядженого працівника на місце постійної роботи.

Про продовження строку відрядження видають відповідний наказ (розпорядження) керівника. Причому такий наказ, на наш погляд, доцільно видати до отримання від працівника Звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт.

Після видання наказу про продовження відрядження добові, документально підтверджені витрати на проживання, витрати на проїзд до місця постійної роботи та інші витрати за дні затримки у відрядженні мають бути відшкодовані працівникові на загальних підставах (тобто в такому ж порядку, як і за інші дні відрядження).