Змінюємо ключі підписантів: біда з ПН

* Згідно з постановою КМУ від 03.03.2020 р. № 193 замість кваліфікованого ЕП до 05.03.2022 р. ми можемо використовувати вдосконалений ЕП, який базується на сертифікаті кваліфікованого підпису. Грубо кажучи, можемо використовувати ЕП, отримані у кваліфікованого надавача електронних довірчих послуг, записані на звичайний носій (не обов’язково записані на токен).

Як було і як стало

Проблем з реєстрацією ПН/РК точно не буде в платників ПДВ, у яких протягом періоду не змінювався перелік осіб, що мають право накладати ЕП на складені ПН/РК, або не було зміни ЕП через закінчення строку їх дії. Але так буває не завжди. Щойно доводиться змінити ЕП підписанта, починаються проблеми.

До 23.04.2021 р. таких проблем не було. Новим ЕП можна було підписати як ПН/РК, складені після дати отримання нового ЕП, так і ПН/РК, складені до цієї дати.

Головне, щоб дані особи, яка підписуватиме ПН/РК, фігурували в самій формі ПН/РК у полі «Посадова (уповноважена) особа…».

У п. 12 Порядку № 1246** сказано, що при надходженні ПН/РК на реєстрацію, зокрема, здійснюється перевірка дійсності ЕП, порядку його накладення та наявності права підписання посадовою особою таких ПН та/або РК. Тобто, по суті, перевіряється:

** Порядок ведення ЄРПН, затверджений постановою КМУ від 29.12.2010 р. № 1246.

— по-перше, чи не сплив строк дії сертифіката ключа;

— по-друге, чи має особа право підпису на ПН/РК. Тобто перевіряють, чи делегувалося їй право підпису через подання «Повідомлення про надання інформації щодо кваліфікованого електронного підпису».

Крім того, на місцях податківці заявляли, що дійсність ЕП перевіряється лише в розрізі того, чи має право особа здійснювати в цей момент реєстрацію ПН/РК.

Але… з 23.04.2021 р. Кабмін постановою від 21.04.2021 р. № 378 вніс зміни до Порядку № 1246 (ср. ). Окрім появи в пп. 10 і 12 Порядку № 1246 вказівки на те, що для підписання ПН/РК слід використовувати кваліфікований ЕП, а не ЕЦП, усе інше, що стосується перевірки підпису ПН/РК, не змінилося.

Проте, як свідчить практика, фіскали в цих змінах знайшли щось не видиме нікому, яке підштовхнуло їх змінити підхід до перевірки правил підписання ПН/РК.

Із цієї дати платникам ПДВ уже не вдавалося новими ключами підписувати ПН/РК, складені до дати отримання цих ключів . Так, наприклад, якщо в середині місяця в підписанта закінчився строк дії сертифіката ключа і йому зробили новий ключ або таку особу звільнили і найняли когось іншого (відповідно змінився підписант і ключ, яким підписується ПН/РК), то новим ключем можна підписати тільки ПН/РК, складені після отримання такого ключа.

Раніше новими ключами можна було підписати не лише нові, але й старі ПН/РК (складені до дати отримання такого ключа) і без проблем зареєструвати їх у ЄРПН. Тепер таке вже не вийде. Якщо це зробити, то вам прийде відмова з формулюванням «Документ не може бути прийнятий — порушено вимоги ст. 6 ЗУ «Про електронний документ та електронний документообіг — кваліфікований підпис… не є чинним на дату виписки ПН».

Причина криється в новому контролі в ДПС за підписом ПН/РК. Фіскали зараз вважають, що ПН/РК має бути підписана в день створення (складання). А оскільки на день створення ПН/РК у платника діяв старий ключ, то саме ним і слід підписувати таку ПН/РК. Новим ключем підписати старі ПН/РК не вдасться, оскільки такого ключа на момент створення таких ПН/РК не існувало.

Як не наразитися на неприємності

При зміні осіб, яким делеговано право підпису ПН/РК, або при зміні ЕП у разі закінчення дії старого ключа й отримання нового, реєструйте в ЄРПН усі ПН/РК, складені до дати звільнення осіб, що мають право підпису ПН/РК, або до закінчення дії старого ключа. Той факт, що граничний строк реєстрації ПН/РК у ЄРПН не сплив, тут ролі не відіграє. Головне, щоб на руках був чинний ключ, яким можна підписати складені під час його дії ПН/РК. І тоді проблем не виникне.

Але не завжди ці рекомендації вдається виконати. Іноді перешкодою може стати відсутність «регліміту» для реєстрації ПН/РК.

Якщо у вас так сталося, то доведеться шукати вихід із цієї ситуації.

Як зареєструвати ПН/РК

На наш погляд, є декілька варіантів виходу із цієї ситуації.

1. Іти до суду. Задокументувати факт відмови ЄРПН зареєструвати ПН/РК і наполягати на примусовій реєстрації.

2. Змінити дату складання ПН/РК, якщо це можливо, так, щоб вона припадала на дату початку дії нового ключа або після неї. Але так зробити вдасться тільки одиницям .

3. Змінити особу, яка може підписувати ПН/РК. Якщо на підприємстві декілька осіб можуть підписувати ПН/РК, то використовувати для підпису ПН/РК (дати складання якої припадають на період до дати отримання нового ЕП або в період трудових відносин старого підписанта) ключі цього запасного підписанта.