Приймаємо на роботу: нові правила гри

Зазвичай процес прийняття на роботу розпочинається із заяви працівника. ЇЇ оформляють у довільному вигляді, оскільки її форма нормативними актами не затверджена. Окрім заяви, працівник також подає інші необхідні документи. Їх перелік зазначений у ст. 24 КЗпП. Це паспорт або інший документ, що посвідчує особу, трудова книжка (за її наявності) або відомості про трудову діяльність з реєстру застрахованих осіб Держреєстру обов’язкового державного соціального страхування. А у випадках, передбачених законодавством, — також документ про освіту (спеціальність, кваліфікацію), про стан здоров’я, відповідний військово-обліковий документ або інші документи.

Такий перелік не є вичерпним. Тому для певних категорій осіб можуть передбачатися й інші документи при прийнятті на роботу (наприклад, для іноземних громадян).

На перший погляд здається, що особливих змін у цій частині не відбулося. Але новий ДСТУ 4163:2020*, перехід на електронний облік трудової діяльності, урівнювання е-паспорта з його паперовим варіантом примушують тримати руку на пульсі.

* ДСТУ 4163:2020 «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів», затверджений наказом ДП «Український науково-дослідний і навчальний центр проблем стандартизації, сертифікації та якості» від 01.07.2020 р. № 144 «Про прийняття та скасування національних стандартів» (далі — ДСТУ 4163:2020). Детальніше про нього читайте в статті «Новий ДСТУ 4163:2020 щодо оформлення документів: огляд нововведень» сьогоднішнього номера.

Заява за новим ДСТУ

Дійсно, з 01.09.2021 р. діє новий національний стандарт ДСТУ 4163:2020. Керуватися ним повинні всі — і державні органи, і ОМС, і будь-які юридичні особи. ФОП, вважаємо, теж повинні.

Він прийшов на заміну ДСТУ 4163-2003, за яким складали документи з 2003 року.

Деякі правила залишилися незмінними, разом з цим були введені і деякі новації. Так, із старого в новий ДСТУ перекочувало загальне правило: організаційно-розпорядчі документи виготовляють за допомогою автоматизованих та/або друкуючих засобів. Окремі внутрішні документи (заяви, пояснювальні і доповідні записки тощо), авторами яких є посадові та інші фізичні особи, допустимо оформляти рукописним способом.

Простіше кажучи, усе залишилося, як і раніше: заяву можна оформляти як від руки, так і друкарським способом.

Серед новацій — зміна правил зазначення такого реквізиту, як «підпис». Раніше реквізит «підпис» складався з назви посади особи, яка підписує документ, особистого підпису, ініціала(ів) і прізвища. За новими вимогами підпис повинен виглядати так: найменування посади особи, яка підписує документ, особистий підпис (окрім електронних документів), власне ім’я і прізвище. Прізвище при цьому зазначається прописними (великими) літерами.

Таке ж правило діє й для написання шапки заяви. Так, за вимогами нового ДСТУ, у випадку якщо документ адресований керівникові юрособи або його заступнику, найменування юрособи має бути складовою частиною найменування посади адресата, яке зазначають у давальному відмінку. Наприклад, директору УНІІАСД Павлу ПЕТРЕНКУ.

Хоча насправді таке правило було й раніше в Типовій інструкції з діловодства в міністерствах, інших центральних та місцевих органах виконавчої влади (постанова КМУ від 17.01.2018 р. № 55). Проте вона мала обмежену сферу дії, тому з 01.09. 2021 р. завдяки ДСТУ 4163:2020 таке правило стосуватиметься всіх.

Ба більше, новим ДСТУ чітко зазначено, як саме треба виготовляти друкарські тексти документів. До речі, попередній ДСТУ не містив цих вимог. Так, коли друкуєте текст, обирайте гарнітуру Times New Roman, і як основний розмір можна використати шрифт 12 — 14 друкарських пунктів, а окремі реквізити можете друкувати й меншим або більшим розміром. Наприклад, реквізит «Назва виду документа» друкується ВЕЛИКИМИ БУКВАМИ і можна використати розріджений шрифт розміром 14 — 16 друкарських пунктів. Також допустимо використати напівжирний прямий шрифт.

До речі, текст документів на аркушах паперу формату А4 рекомендовано друкувати через 1 — 1,5 міжрядкового інтервалу, а формату А5 — через 1 міжрядковий інтервал. Але для реквізиту «Адресат» використовують 1,5 міжрядковий інтервал.

Це ті нововведення, які стосуються написання заяви. Проте новий ДСТУ 4163:2020 містить ще багато правил стосовно оформлення різних реквізитів документів. І хоча штрафних санкцій за їх недотримання не встановлено, все ж радимо дотримуватися цих правил для збереження юридичної сили документів.

е-Паспорт

З 23.08.2021 р. цифровий паспорт, або е-паспорт, став повним юридичним аналогом звичайного паперового документа. Відповідні зміни були введені Законом України від 30.03.2021 р. № 1368-ІХ (ср. ).

Що таке е-паспорт? Відповідь знаходимо в тому ж Законі: е-паспорт — це паспорт громадянина України у формі електронного відображення інформації, що міститься в паспорті громадянина України у формі картки, оформленого засобами Реєстру, разом з унікальним електронним ідентифікатором (QR-кодом, штрихкодом, цифровим кодом), а також інформації про місце проживання (за наявності).

Тобто в е-паспорті містяться ті ж дані, що й у ID-картці. При цьому чітко зазначено, що е-паспорт пред’являється особою замість і без додаткового пред’явлення паспорта громадянина України, документів (відомостей, даних) про реєстраційний номер облікової картки платника податків, про місце проживання. Причому такі цифрові паспорти можна пред’являти на території України для посвідчення особи та підтвердження громадянства, окрім певних винятків, наприклад в’їзду на тимчасово окуповану територію України і виїзду з неї.

Використати е-паспорт ви зможете тільки в тому випадку, якщо маєте біометричний закордонний паспорт або паспорт у вигляді ID-картки.

Як ці зміни торкнуться кадрової діяльності? При укладенні трудового договору громадянин зобов’язаний, зокрема, надати паспорт або інший документ, що посвідчує особу (ч. 2 ст. 24 КЗпП). А оскільки е-паспорт = звичайний паспорт, то, на перший погляд, питань виникати не повинно. Але не все так просто. На практиці виникає декілька проблем.

1. Перевірка достовірності документа. Технічно це продумано. У додатку «Дія» є зчитувач, яким можна просканувати QR-код іншого користувача.

Для цього треба натиснути на іконку зчитувача в правому верхньому кутку і навести камеру смартфона на QR. Документ автоматично буде перевірений, а результати можна буде відразу побачити в додатку.

Як бачите, для цього потрібні Інтернет, скануючий пристрій або смартфон, на якому встановили додаток «Дія» або ж відповідне програмне забезпечення. А з цим на практиці, імовірніше, виникнуть проблеми. Обійти це можна лише одним шляхом. Для того щоб перевірити достовірність документа, вам треба упевнитися в тому, що перед вами не фото і не скриншот. Для цього натисніть на документ, і там повинен з’явитися QR-код або штрихкод на іншому боці.

2. Отримання копії такого документа. Ось це вже питання не з легких. Адже до особистих справ, які формуються протягом всього часу роботи працівника, залучають копію паспорта, копію облікової картки платника податків (п. 12 гл. 2 розд. IV Правил № 1000/5**).

** Правила організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджені наказом Мін’юсту від 18.06.2015 р. № 1000/5.

І знову ж таки технічно це продумано. Передбачається, що вся процедура займатиме декілька секунд. Працівникові достатньо відкрити документ, що посвідчує особу, у додатку «Дія» на власному смартфоні і назвати згенерований номер штрихкоду або ж просто надати штрихкод для сканування. Працівник відділу кадрів уводить цей номер до системи і направляє запит на отримання копії цифрового документа. Працівник підтверджує запит — копія документа опиняється в системі.

Розв’язати цю проблему пропонують таким чином: установа може через свій комп’ютер увійти до свого електронного кабінету в «Дії» і зчитати цифровий паспорт людини, ввівши штрихкод. Окрім цього, в Мінцифрі передбачили можливість використання «зворотного QR-коду». Наприклад, установа реєструється на порталі «Дія» у своєму електронному кабінеті і формує QR-код. Працівники сканують цей код, і роботодавцеві в електронний кабінет надходить копія документа працівника. Подивимося, як це працюватиме на практиці.

Поки зрозуміло тільки одне — відмовляти в прийнятті на роботу через ненадання паперового варіанта паспорта не варто. Проте можна пояснити працівникові, що поки що немає технічної можливості для його повноцінного прочитування.

Трудова книжка чи відомості з Реєстру?

Він має на це право. Адже з 10.06.2021 р. працівник, улаштовуючись на нове місце роботи, має право надати роботодавцеві або паперову трудову книжку (за її наявності), або відомості про трудову діяльність з Реєстру застрахованих осіб.

Проте наразі не можна отримати з Реєстру застрахованих осіб відомості про трудову діяльність працівника.

По-перше, жоден нормативний документ не передбачає надання відомостей саме про трудову діяльність. Ба більше, жодна з існуючих довідок в Положенні № 10-1*** не підходить для цієї ролі.

*** Положення про реєстр застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування, затверджене постановою правління ПФУ від 18.06.2014 р. № 10-1.

По-друге, інформація до Реєстру надходить з квартального Об’єднаного ЄСВ/ПДФО/ВЗ-звіту. Тому може бути застарілою.

Тому радимо пояснити працівникові, що оскільки це питання не врегульовано, він повинен:

— надати трудову книжку

чи

— звернутися до Пенсійного фонду (саме цей фонд веде Реєстр застрахованих осіб) для отримання відомостей про трудову діяльність.

Повідомлення про прийняття на роботу

Звичайно, обов’язково! Виняток — прийняття на роботу: 1) керівника підприємства, установи, організації; 2) члена виконавчого органу господарського товариства****.

**** Деталі знайдете в статті «Повідомлення про прийняття на роботу: щодо директора вже не потрібно» (журнал «Бухгалтер 911», 2020, № 11).

Тому, як і раніше, діють вимоги ст. 24 КЗпП, а саме: працівник не може бути допущений до роботи без укладення трудового договору, оформленого наказом (розпорядженням), і повідомлення податкового органу про прийняття працівника на роботу.

Проте заповнювати форму повідомлення треба з урахуванням нових законодавчих реалій. Так, у реквізиті 4 «Категорія особи» категорію «1» тепер ставимо не лише для тих осіб, які надали трудову книжку, але й для тих, хто визначив у заяві своє місце роботи як основне. Категорія «2» призначена для відображення працевлаштування сумісників.