Принимаем на работу: новые правила игры

Обычно процесс приема на работу начинается с заявления работника. Его оформляют в произвольном виде, поскольку его форма нормативными актами не утверждена. Кроме заявления, работник также подает другие необходимые документы. Их перечень указан в ст. 24 КЗоТ. Это паспорт или другой документ, удостоверяющий личность, трудовая книжка (при ее наличии) или сведения о трудовой деятельности из Реестра застрахованных лиц Госреестра обязательного государственного социального страхования. А в случаях, предусмотренных законодательством, — также документ об образовании (специальности, квалификации), о состоянии здоровья, соответствующий военно-учетный документ или другие документы.

Такой перечень не является исчерпывающим. Поэтому для определенных категорий лиц могут предусматриваться и другие документы при приеме на работу (например, для иностранных граждан).

На первый взгляд, кажется, что особых изменений в этой части не произошло. Но новый ДСТУ 4163:2020*, переход на электронный учет трудовой деятельности, уравнение е-паспорта с его бумажным вариантом заставляют держать руку на пульсе.

* ДСТУ4163:2020 «Государственная унифицированная система документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденный приказом ГП «Украинский научно-исследовательский и учебный центр проблем стандартизации, сертификации и качества» от 01.07.2020 г. №144 «О принятии и отмене национальных стандартов» (далее — ДСТУ4163:2020). Подробнее о нем читайте в статье «Новый ДСТУ 4163:2020 по оформлению документов: обзор новшеств» сегодняшнего номера.

Заявление по новому ДСТУ

Действительно, с 01.09.2021 г. действует новый национальный стандарт ДСТУ 4163:2020. Руководствоваться им должны все — и государственные органы, и ОМС, и любые юридические лица. ФЛП, считаем, тоже должны.

Он пришел на замену ДСТУ 4163-2003, по которому составляли документы с 2003 года.

Некоторые правила остались неизменными, наряду с этим были введены и некоторые новации. Так, из старого в новый ДСТУ перекочевало общее правило: организационно-распорядительные документы изготовляют с помощью автоматизированных и/или печатающих средств. Отдельные внутренние документы (заявления, объяснительные и докладные записки и т. п.), авторами которых являются должностные и другие физические лица, допустимо оформлять рукописным способом.

Проще говоря, все осталось, как и раньше: заявление можно оформлять как от руки, так и печатным способом.

Среди новаций — изменение правил указания такого реквизита, как «подпись». Раньше реквизит «подпись» состоял из названия должности лица, которое подписывает документ, личной подписи, инициала(-ов) и фамилии. По новым требованиям подпись должна выглядеть так: наименование должности лица, которое подписывает документ, личная подпись (кроме электронных документов), собственное имя и фамилия. Фамилия при этом указывается прописными (большими) буквами.

Такое же правило действует и для написания шапки заявления. Так, по требованиям нового ДСТУ, в случае если документ адресован руководителю юрлица или его заместителю, наименование юрлица должно быть составной частью наименования должности адресата, которое указывают в дательном падеже. Например, директору УНИИАДД Павлу ПЕТРЕНКО.

Хотя в действительности такое правило было и раньше в Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах, других центральных и местных органах исполнительной власти (постановление КМУ от 17.01.2018 г. № 55). Однако она имела ограниченную сферу действия, поэтому с 01.09. 2021 г. благодаря ДСТУ 4163:2020 такое правило будет касаться всех.

Более того, новым ДСТУ четко указано, как именно нужно изготовлять печатные тексты документов. Кстати, предыдущий ДСТУ не содержал этих требований. Так, когда печатаете текст, выбирайте гарнитуру Times New Roman, и как основной размер можно использовать шрифт 12 — 14 печатных пунктов, а отдельные реквизиты можете печатать и меньшим или большим размером. Например, реквизит «Название вида документа» печатается БОЛЬШИМИ буквами и можно использовать разреженный шрифт размером 14 — 16 печатных пунктов. Также допустимо использовать полужирный прямой шрифт.

Кстати, текст документов на листах бумаги формата А4 рекомендовано печатать через 1 — 1,5 межстрочных интервала, а формата А5 — через 1 межстрочный интервал. Но для реквизита «Адресат» используют 1,5 межстрочный интервал.

Это те нововведения, которые касаются написания заявления. Однако новый ДСТУ 4163:2020 содержит еще много правил касательно оформления разных реквизитов документов. И хотя штрафных санкций за их несоблюдение не установлено, все же советуем придерживаться этих правил для сохранения юридической силы документов.

е-Паспорт

С 23.08.2021 г. цифровой паспорт, или е-паспорт, стал полным юридическим аналогом обычного бумажного документа. Соответствующие изменения были введены Законом Украины от 30.03.2021 г. № 1368-ІХ (ср. ).

Что такое е-паспорт? Ответ находим в том же Законе: е-паспорт — это паспорт гражданина Украины в форме электронного отражения информации, которая содержится в паспорте гражданина Украины в форме карточки, оформленном средствами Реестра, вместе с уникальным электронным идентификатором (QR-кодом, штрихкодом, цифровым кодом), а также информации о месте жительства (при наличии).

То есть в е-паспорте содержатся те же данные, что и в ID-карточке. При этом четко указано, что е-паспорт предъявляется лицом вместо и без дополнительного предъявления паспорта гражданина Украины, документов (сведений, данных) о регистрационном номере учетной карточки налогоплательщика, о месте жительства. Причем такие цифровые паспорта можно предъявлять на территории Украины для удостоверения личности и подтверждения гражданства, кроме определенных исключений, например въезда на временно оккупированную территорию Украины и выезда с нее.

Использовать е-паспорт вы сможете только в том случае, если имеете биометрический загранпаспорт или паспорт в виде ID-карточки.

Как эти изменения коснутся кадровой деятельности? При заключении трудового договора гражданин обязан, в частности, подать паспорт или другой документ, удостоверяющий личность (ч. 2 ст. 24 КЗоТ). А поскольку е-паспорт = обычный паспорт, то, на первый взгляд, вопросов быть не должно. Но не все так просто. На практике возникает несколько проблем.

1. Проверка подлинности документа. Технически это продумано. В приложении «Дія» есть считыватель, которым можно просканировать QR-код другого пользователя.

Для этого нужно нажать на иконку считывателя в правом верхнем углу и навести камеру смартфона на QR. Документ автоматически будет проверен, а результаты можно будет сразу увидеть в приложении.

Как видите, для этого нужны Интернет, сканирующее устройство или смартфон, на котором установили приложение «Дія» или же соответствующее программное обеспечение. А с этим на практике, скорее всего, будут проблемы. Обойти это можно лишь одним путем. Для того чтобы проверить подлинность документа, вам нужно удостовериться в том, что перед вами не фото и не скриншот. Для этого нажмите на документ, и там должен появиться QR-код или штрихкод на другой стороне.

2. Получение копии такого документа. Вот этот уже вопрос не из легких. Ведь к личным делам, которые формируются на протяжении всего времени работы работника, приобщают копию паспорта, копию учетной карточки налогоплательщика (п. 12 гл. 2 разд. IV Правил №1000/5**).

** Правила организации делопроизводства и архивного хранения документов в государственных органах, органах местного самоуправления, на предприятиях, в учреждениях и организациях, утвержденные приказом Минюста от 18.06.2015 г. № 1000/5.

И опять же, технически это продумано. Предусматривается, что вся процедура будет занимать несколько секунд. Работнику достаточно открыть документ, удостоверяющий личность, в приложении «Дія» на собственном смартфоне и назвать сгенерированный номер штрихкода или же просто предоставить штрихкод для сканирования. Работник отдела кадров вводит этот номер в систему и направляет запрос на получение копии цифрового документа. Работник подтверждает запрос — копия документа оказывается в системе.

Решить эту проблему предлагают следующим образом: учреждение может через свой компьютер войти в свой электронный кабинет в «Дії» и считать цифровой паспорт человека, введя штрихкод. Кроме этого, в Минцифре предусмотрели возможность использования «обратного QR-кода». Например, учреждение регистрируется на портале «Дія» в своем электронном кабинете и формирует QR-код. Работники сканируют этот код, и работодателю в электронный кабинет поступает копия документа работника. Посмотрим, как это будет работать на практике.

Пока понятно только одно — отказывать в приеме на работу из-за непредоставления бумажного варианта паспорта не стоит. Однако можно объяснить работнику, что пока что нет технической возможности для его полноценного считывания.

Трудовая книжка или сведения из Реестра?

Он имеет на это право. Ведь с 10.06.2021 г. работник, устраиваясь на новое место работы, имеет право предоставить работодателю либо бумажную трудовую книжку (при ее наличии), либо сведения о трудовой деятельности из Реестра застрахованных лиц.

Однако, сейчас нельзя получить из Реестра застрахованных лиц сведения о трудовой деятельности работника.

Во-первых, ни один нормативный документ не предусматривает предоставления сведений именно о трудовой деятельности. Более того, ни одна из существующих справок в Положении № 10-1*** не подходит для этой роли.

*** Положение о реестре застрахованных лиц Государственного реестра общеобязательного государственного социального страхования, утвержденное постановлением правления ПФУ от 18.06.2014 г. № 10-1.

Во-вторых, информация в Реестр попадает из квартального Объединенного ЕСВ/НДФЛ/ВС-отчета. Потому может быть устаревшей.

Поэтому советуем объяснить работнику, что, поскольку это вопрос не урегулирован, он должен:

— предоставить трудовую книжку

или

— обратиться в Пенсионный фонд (именно этот фонд ведет Реестр застрахованных лиц) для получения сведений о трудовой деятельности.

Уведомление о приеме на работу

Конечно, обязательно! Исключение — прием на работу: 1) руководителя предприятия, учреждения, организации; 2) члена исполнительного органа хозяйственного общества****.

**** Детали найдете в статье «Уведомление о приеме на работу: по директору уже не нужно» (журнал «Бухгалтер 911», 2020, № 11).

Поэтому, как и раньше, действуют требования ст. 24 КЗоТ, а именно: работник не может быть допущен к работе без заключения трудового договора, оформленного приказом (распоряжением), и уведомления налогового органа о приеме работника на работу.

Однако заполнять форму уведомления нужно с учетом новых законодательных реалий. Так, в реквизите 4 «Категория лица» категорию «1» теперь ставим не только для тех лиц, которые предоставили трудовую книжку, но и для тех, кто определил в заявлении свое место работы как основное. Категория «2» предназначена для отражения трудоустройства совместителей.