Її Величність первинна документація: загальні питання

* З «Пісеньки водовоза» (х/ф «Волга-Волга»).

Почнемо, за традицією, з визначення поняття «первинний документ». Його ми знайдемо в Законі про бухоблік. Згідно з абзацом одинадцятим ст. 1 цього Закону

первинний документ — це документ, який містить відомості про господарську операцію

Зверніть увагу: раніше Закон про бухоблік указував ще і на те, що первинка є підтвердженням здійснення госпоперації**. Проте первинний документ був і залишається основою для обліку. У бухгалтерському обліку всі операції відображаються виключно на підставі первинки. На що це впливає? Про це скажемо трохи нижче.

** Детальніше див. «Податки та бухгалтерський облік», 2016, № 99, с. 4.

Є ще один важливий документ — Положення № 88. Воно надає детальніше визначення. Під первинними документами розуміють документи, створені в письмовій або електронній формі, які містять відомості про господарські операції, включаючи розпорядження і дозволи адміністрації (власника) на їх проведення (п. 2.1 Положення № 88).

Зверніть увагу: визначення з Положення № 88 не зовсім коректне.

Річ у тому, що свого часу Мінфін ще в листі від 27.01.2006 р. № 31-34000-30-27/1450 указував на те, що розпорядження/дозволи адміністрації (власника) на проведення госпоперації не можуть бути первинним документом.

Висновок цілком логічний, оскільки подібні розпорядження, по суті, не містять інформацію про операцію, а лише підтверджують дозвіл на її проведення.

Первинною документацією вважається, наприклад, акт виконаних робіт, товарний чек, видаткова накладна, товарно-транспортна накладна (ТТН), бухгалтерська довідка і т. ін. З недавніх пір ще і сплачений рахунок-фактура (інвойс) поповнив ряди первинних документів (детальніше на с. 9). Про це згадується і в листі Мінфіну від 16.02.2017 р. № 31-11410-06-5/4339.

Загалом, перелік можна продовжувати практично до безкінечності. Головне, щоб цей документ містив у собі необхідні реквізити і відомості про господарську операцію.

Про реквізити зараз і поговоримо, а потім приділимо увагу відомостям про госпоперації.

Основні реквізити

Первинні документи можуть бути складені в паперовій або в електронній формі і повинні мати такі обов’язкові реквізити (ч. 2 ст. 9 Закону про бухоблік):

1) назву документа (форми);

2) дату складання;

3) назву підприємства, від імені якого складений документ;

4) зміст, обсяг і одиницю виміру господарської операції*;

* Детальніше про ступінь деталізації операції в первинці див. «Податки та бухгалтерський облік», 2017, № 54, с. 11.

5) посади осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення;

6) особистий підпис або інші дані, які надають можливості ідентифікувати особу, що брала участь у здійсненні господарської операції.

Положення № 88 як обов’язкові реквізити визначає те ж саме, але трохи уточнює пункт 5 нашого списку. Вимагає не лише зазначення посади відповідальної особи, але ще і її прізвища (п. 2.4). Що цілком логічно.

Крім того, залежно від характеру операції в первинні документи можуть включатися також додаткові реквізити: ідентифікаційний код підприємства з ЄДР**, номер документа, підстави для здійснення операції, дані про документ, що засвідчує особу-одержувача, і т. ін.

** Єдиний державний реєстр юридичних осіб, фізичних осіб — підприємців та громадських формувань.

Деякі законодавчі акти встановлюють свій перелік обов’язкових реквізитів. Наприклад, ПКУ в п. 201.1 передбачає обов’язкові реквізити для податкової накладної.

Зверніть увагу: печатка в нашому списку реквізитів не згадується. Утім, вона тут ніколи і не фігурувала. Нагадаємо: використання печатки на сьогодні є необов’язковим для всіх суб’єктів господарювання, окрім нотаріусів, держорганів і органів місцевого самоврядування***.

*** Див. детальніше про скасування печатки в «Податки та бухгалтерський облік», 2017, № 45, с. 36.

Наслідки помилок/незаповнення окремих реквізитів

Помилки або незаповнення будь-яких реквізитів можуть обернутися сумнівами в реальності показників звітності. А тут і до підозр у нереальності операції недалеко. Таку позицію достатньо часто займають податківці.

Так, виходячи з визначення первинного документа в Законі про бухоблік (див. вище) він на сьогодні не є підтвердженням здійснення господарської операції.

Нагадаємо: господарська операція — це дія або подія, яка викликає зміни в структурі активів і зобов’язань, власному капіталі підприємства. Вона може мати як позитивний, так і негативний результат.

Проте первинка залишається підставою для бухгалтерського і податкового обліку. І підтвердженням тому слугує п. 44.1 ПКУ: для цілей оподаткування платники податків зобов’язанівести облік доходів, витрат та інших показників, пов’язаних з визначенням об’єктів оподаткування та/або податкових зобов’язань, у тому числі на підставі первинних документів. Платникамзабороняється формувати показники податкової звітності, митних декларацій на підставі даних, не підтверджених знову ж таки первинкою.

Але скажемо прямо: ситуація не така однозначна.. Яка позиція судів з питання помилок і невключення окремих обов’язкових реквізитів у той чи інший первинний документ?

Суди з великою увагою ставляться до заяв податківців про «нереальні» операції. Тому кожна окрема обставина справи в більшості випадків піддається копіткому аналізу.

Більше того, упродовж достатньо тривалого часу суди підтримують у цій ситуації сторону бізнесу. Вважають, що

сама по собі наявність або відсутність окремих документів, а також помилки в їх оформленні не є підставою для висновків про відсутність господарської операції

Ключове тут — фактичний рух активів або зміни у власному капіталі або зобов’язаннях платника податків у зв’язку з його господарською діяльністю (див., наприклад, ухвалу ВАСУ від 05.07.2017 р. у справі № 813/5455/14****).

**** http://www.reyestr.court.gov.ua/Review/67619068.

Виходить, що помилки в первинній документації, так само як і відсутність деяких реквізитів, ще не означають, що господарська операція нереальна.

Електронна первинка Читати далі...

Інші матеріали із «Податки та бухгалтерський облік», 2017, № 62:
Власники первинного статусу
«А які у вас докУменти?» ТТН — ось мій документ!
«БезТТНні» перевезення: як захистити витрати і податковий кредит з ПДВ
Довідочка-виручалочка, або Все про бухгалтерську довідку
«Самоакт» на допомогу, або Облік операцій із запізнілою первинкою

Передплатити «Податки та бухгалтерський облік»