При визначенні строків зберігання документів, їх відборі на постійне або тривале зберігання або для знищення необхідно керуватися Переліком № 578. Крім того, цей нормативно-правовий акт застосовують при формуванні справ, підготовці різних видів номенклатур справ, розробці схем класифікації документів і відомчих (галузевих) переліків документів із зазначенням строків їх зберігання, а також у роботі комісій з проведення експертизи цінності документів.

Перелік № 578 призначений для використання всіма органами державної влади, місцевого самоврядування, іншими установами, організаціями і підприємствами незалежно від функціонально-цільового призначення, рівня і масштабу діяльності, а також від форми власності. Цікаво, що його положення можуть (але не зобов’язані!) застосовувати фізичні особи — підприємці (далі — ФОП). Це виходить з абзацу другого п. 1.4 Переліку № 578. Про рекомендаційний характер зазначеного Переліку для ФОП говорить і Укрдержархів у листі від 30.10.2012 р. № 01.2/3388.

Розглянемо основні правила обчислення строків зберігання документів, установлені Переліком № 578.

Передусім зазначимо, що всі строки зберігання у вказаному переліку диференційовані за двома групами організацій:

1) організації, в діяльності яких створюються документи, що підлягають включенню до Національного архівного фонду* (далі — НАФ). Строки зберігання документів для них наведені вграфі 3 Переліку № 578 (п. 2.4 зазначеного Переліку);

* Національний архівний фонд згідно зі ст. 1 Закону № 3814 є сукупністю архівних документів, які відображають історію духовного і матеріального життя українського народу й інших народів, мають культурну цінність і є надбанням української нації.

2) організації, в діяльності яких не створюються документи НАФ. Строки зберігання документів цих організацій містить графа 4 Переліку № 578 (п. 2.5 цього Переліку).

Обчислення строків зберігання документів здійснюється з 1 січня року, наступного за роком їх завершення діловодством (п. 2.10 Переліку № 578)

Так, наприклад, обчислення строку зберігання справ, завершених діловодством у 2016 році, розпочалося з 1 січня 2017 року.

Документи, що мають строк зберігання з позначкою «Постійно», належать до НАФ і підлягаютьпостійному зберіганню (п. 2.6 Переліку № 578).

Документи, для позначення строку зберігання яких Перелік № 578 використовує позначку «До ліквідації організації», зберігають на підприємстві безстроково. У разі ліквідації такого підприємства вони підлягають повторній експертизі цінності*. За її результатами ті документи, які зачіпають права громадян, передають за описами справ до місцевих архівних установ, створених для зберігання архівних документів, що не належать до НАФ.

* Про експертизу цінності документів див. у розділі 4 на с. 11.

Якщо такі місцеві архівні установи на відповідній території не створені, вказані документи передають до державних архівних установ, архівних відділів міськрад (п. 2.7 Переліку № 578).

Строк зберігання документів, для яких у Переліку № 578 стоїть позначка «Доки не мине потреба», підприємство визначає самостійно. Проте такий строк не може бути менше одного року (п. 2.9 Переліку № 578).

Якщо поряд зі строком зберігання документа стоїть позначка «ЕПК», це означає, що рішення про внесення його до НАФ або його знищення приймають експертно-перевірні комісії (далі — ЕПК) державного архіву. На це вказує п. 2.8 Переліку № 578.

Крім того, у згаданому Переліку використовуються й інші примітки, що конкретизують встановлені цим документом строки зберігання: «Після закінчення строку дії договору», «Після затвердження», «Після заміни новими», «Після зняття виробів з виробництва», «Після введення об’єкта в експлуатацію». Перелічені зауваження означають, що обчислення строків, наведених уграфах 3 і 4 Переліку, здійснюють з указаного моменту.

Зверніть увагу: умовою знищення деяких документів є не лише закінчення встановленого строку їх зберігання, але і закінчення перевірки органами ДФСУ з питань дотримання податкового законодавства. Це стосується переважно бухгалтерської документації. У примітці до строку зберігання таких документів (графа 5) зазначено: «За умови завершення перевірки державними податковими органами з питань дотримання податкового законодавства, а для органів виконавчої влади, державних фондів, бюджетних організацій, суб’єктів господарювання державного сектору економіки, підприємств і організацій, які отримували кошти з бюджетів усіх рівнів та державних фондів або використовували державне чи комунальне майно, — ревізії, проведеної органами державного фінансового контролю за сукупними показниками фінансово-господарської діяльності. У разі виникнення спорів (суперечок), порушення кримінальних справ, відкриття судами провадження у справах — зберігаються до ухвалення остаточного рішення».

У зв’язку із цим нерідко виникає запитання:

чи можна знищити документи, строк зберігання яких минув, якщо за час їх зберігання податкових перевірок на підприємстві не було

На наш погляд, передбачене Переліком № 578 зауваження про необхідність зберігання окремих категорій документів упродовж певного періоду, але за обов’язкової умови завершення перевірки фіскалів, повинне тлумачитися у світлі вимог ПКУ. ЧИТАТИ ДАЛІ...

Інші матеріали із "Податки та бухгалтерський облік", 2017, № 68-69:
Організація зберігання документів
Архів на підприємстві
Експертиза цінності документів
Складання номенклатури справ
Готуємо документи до зберігання
Зберігання документів
Знищуємо документи, строк зберігання яких закінчився
Перелік типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів
Перелік видів документів, пов’язаних із забезпеченням соціального захисту громадян, що мають надходити до архівних установ у разі ліквідації підприємств, установ, організацій, які не належать до джерел формування Національного архівного фонду

Передплатити "Податки та бухгалтерський облік"