Щорічна основна відпустка: тривалість і порядок надання

Залежно від категорій працівників нормативно-правові акти, колективні та/або трудові договори можуть встановлювати більшу тривалість щорічних основних відпусток. А от меншою за зазначену вище вона бути не може.

Відпрацьований робочий рік відлічується з дня укладення трудового договору

Майте на увазі: день і місяць початку та закінчення робочого року не змінюються у разі виходу працівника після призупинення дії трудового договору, відпустки для догляду за дитиною, військової служби або іншої тривалої відсутності на роботі.

У внутрішніх сумісників дату початку робочого року визначають окремо за основним місцем роботи та за сумісництвом.

Тривалість щорічних основних відпусток не зменшується при роботі на умовах неповного робочого часу (неповного робочого дня та/або неповного робочого тижня) чи нефіксованого робочого часу.

У тимчасових і сезонних працівників тривалість таких відпусток визначають пропорційно відпрацьованому часу (ч. 9 ст. 6 Закону про відпустки).

Як установлено ч. 2 ст. 5 Закону про відпустки, при визначенні тривалості щорічної відпустки святкові та неробочі дні, передбачені ст. 73 КЗпП, не враховують. Однак у період дії воєнного стану норми цієї статті не застосовуються. Тому наразі відпустка на такі дні не продовжується.

Загальна тривалість щорічних основної та додаткових відпусток не може перевищувати 59 календарних днів, а для працівників, зайнятих на підземних гірничих роботах, — 69 календарних днів (ч. 3 ст. 10 Закону про відпустки). При цьому зауважте, що йдеться про максимальну тривалість щорічних (основної та додаткових) відпусток за кожний відпрацьований робочий рік. Якщо ж роботодавець надає відпустки за декілька робочих років, унаслідок чого загальна тривалість відпустки перевищить 59 (69) календарних днів, це порушенням не є.

І ще один важливий момент. Частина 5 ст. 11 Закону про відпустки забороняє ненадання щорічних відпусток повної тривалості протягом 2 років поспіль, а також ненадання їх протягом робочого року особам до 18 років і працівникам, які мають право на щорічні додаткові відпустки за роботу із шкідливими та важкими умовами або з особливим характером праці. Однак у період дії воєнного стану згадана норма не працює. Про це йдеться в абзаці п’ятому ч. 1 ст. 12 Закону України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» від 15.03.2022 № 2136-ІХ (далі — Закон № 2136).

Відпустка в перший рік роботи

Потрібно пам’ятати, що в перший рік роботи працівник має таке саме право на відпустку, як й інші працівники, але з урахуванням обмеження щодо тривалості, про яке ми розповімо нижче. У зв’язку з цим під час прийняття на роботу рекомендуємо запропонувати працівнику визначитися з бажаним для нього періодом і тривалістю щорічної відпустки в поточному році. Зафіксуйте побажання працівника письмово.

Якщо він не планує йти у відпустку в перший рік роботи (і роботодавець не проти такого рішення), то вносити нового працівника до графіка відпусток на поточний рік не потрібно. В іншому разі до графіка відпусток доведеться внести зміни. Детально про складання таких графіків див. у статті «Графік відпусток — 2026» // «Податки & бухоблік», 2025, № 103.

За загальним правилом у перший рік працівник має право на щорічну відпустку повної тривалості після закінчення 6 місяців безперервної роботи у нового роботодавця

До закінчення цього строку щорічні відпустки повної тривалості за бажанням працівника надаються (ч. 7 ст. 10 Закону про відпустки):

1) жінкам — перед відпусткою у зв’язку з вагітністю та пологами або після неї, а також жінкам, які мають двох і більше дітей віком до 15 років або дитину з інвалідністю;

2) особам з інвалідністю;

3) особам віком до 18 років;

4) чоловікам, дружини яких перебувають у відпустці у зв’язку з вагітністю та пологами;

5) особам, звільненим після проходження військової служби за призовом під час мобілізації, на особливий період, військової служби за призовом осіб із числа резервістів в особливий період, військової служби за призовом осіб офіцерського складу або альтернативної (невійськової) служби, якщо після звільнення зі служби вони були прийняті на роботу протягом 3 місяців, не враховуючи часу переїзду до місця проживання;

6) сумісникам — одночасно з відпусткою за основним місцем роботи;

7) працівникам, які успішно навчаються у навчальних закладах і бажають приєднати відпустку до часу складання іспитів, заліків, написання дипломних, курсових, лабораторних та інших робіт, передбачених навчальною програмою;

8) працівникам, які мають путівку (курсівку) для санаторно-курортного (амбулаторно-курортного) лікування;

9) батькам-вихователям дитячих будинків сімейного типу;

10) в інших випадках, передбачених законодавством, колективним або трудовим договором.

Керівним, педагогічним, науковим і науково-педагогічним працівникам закладів освіти та навчальних (педагогічних) частин (підрозділів) інших установ і закладів щорічні основні відпустки повної тривалості надають у період літніх канікул незалежно від часу їх прийняття на роботу. Таке правило передбачено п. 2 Порядку надання щорічних відпусток.., затвердженого постановою КМУ від 14.04.97 № 346.

Крім того, працівникам, діти яких віком до 18 років вступають до навчальних закладів, розташованих в іншій місцевості, за їх бажанням надається щорічна відпустка або її частина (не менше 12 календарних днів) для супроводження дитини до місця розташування навчального закладу та назад. За наявності двох або більше дітей зазначеного віку така відпустка надається окремо для супроводження кожної дитини.

Наведений перелік пільгових категорій працівників роботодавець може розширити, закріпивши відповідну норму в колективному або трудовому договорі.

А якщо працівник не належить до пільговиків? Тоді

до закінчення 6-місячного періоду працівник може претендувати на щорічну відпустку пропорційно відпрацьованому часу

Як це правило застосовувати на практиці, проілюструємо на прикладі.

З дати прийняття на роботу до дати виходу у відпустку працівник відпрацював 105 календарних днів (менше 6 місяців). Обчислимо, скільки днів відпустки належить за цей час за умови, що він був відпрацьований повністю (див. формулу для розрахунку у статті «Щорічна основна відпустка: коли не вистачило стажу» // «Податки & бухоблік», 2026, № 38.

24 : (365 - 4) х 105 = 6,98 ≈ 7 (к. дн.),

де 24 — тривалість відпустки за повний робочий рік;

365 — кількість календарних днів у повному робочому році з 02.02.2026 по 01.02.2027;

4 — святкові та неробочі дні у робочому році з 02.02.2026 по 01.02.2027, які є такими на момент проведення розрахунку (з урахуванням того, що воєнний стан наразі встановлено до 02.08.2026). Це 24 серпня, 1 жовтня та 25 грудня 2026 року, а також 1 січня 2027 року.

Разом з тим, якщо роботодавець не проти, надати щорічну відпустку повної тривалості можна, не чекаючи відпрацювання працівником 6 місяців на новому місці роботи. Свого часу це підтверджувало і Мінсоцполітики (див. лист від 20.08.2015 № 507/13/133-15).

Черговість надання відпусток

Щорічні відпустки за другий і наступні роки роботи можуть надаватися працівникам у будь-який час відповідного робочого року.

Черговість надання відпусток визначається графіками, які затверджує роботодавець за погодженням із профкомом (профспілковим представником) або іншим уповноваженим на представництво трудовим колективом органом. Під час складання графіків ураховують інтереси виробництва, особисті інтереси працівників і можливості для їх відпочинку.

Разом із тим ч. 14 ст. 10 Закону про відпустки встановлено категорії працівників, яким щорічна відпустка повинна надаватися у будь-який зручний для них час. Це, зокрема:

— особи віком до 18 років;

— особи з інвалідністю;

— жінки перед відпусткою у зв’язку з вагітністю та пологами або після неї;

— жінки, які мають двох і більше дітей до 15 років або дитину з інвалідністю;

— одинокі матері (батьки), які виховують дитину без батька (матері); опікуни, піклувальники або інші самотні особи, які фактично виховують одного чи більше дітей віком до 15 років за відсутності батьків;

— дружини (чоловіки) військовослужбовців;

— ветерани праці та особи, які мають особливі трудові заслуги перед Батьківщиною;

— ветерани війни, особи, які мають особливі заслуги перед Батьківщиною, а також члени сімей загиблих (померлих) ветеранів війни, захисників і захисниць України;

— батьки-вихователі дитячих будинків сімейного типу;

— працівники, які є членами пожежно-рятувальних підрозділів для забезпечення добровільної пожежної охорони не менше року.

Законодавством, колективним або трудовим договором можуть бути передбачені й інші пільгові категорії працівників.

Таким категоріям у наданні відпустки у зручний для них час відмовити не можна. Винятки з цього правила передбачені на період дії воєнного стану ч. 2 ст. 12 Закону № 2136 (про них див. нижче).

А чи може працівник-пільговик претендувати на щорічну відпустку в перший же день роботи? Якщо він одночасно підпадає під одну з категорій, які мають право на відпустку повної тривалості до закінчення 6 місяців роботи у нового роботодавця (ч. 7 ст. 10 Закону про відпустки), то відпустку доведеться надати. В іншому випадку в перший день роботи надавати буде просто нічого, адже новоприйнятий ще не заробив жодного дня відпустки.

Поділ відпустки на частини

Щорічна відпустка на прохання працівника може бути поділена на частини за умови, що основна безперервна частина такої відпустки становитиме не менше 14 календарних днів. Це вимога ч. 6 ст. 79 КЗпП і ч. 1 ст. 12 Закону про відпустки.

Зауважимо, що використовувати безперервну частину відпустки першою не обов’язково. Головне, щоб будь-яка з частин, на які поділено щорічну відпустку працівника, становила не менше 14 календарних днів.

Можливі такі варіанти використання відпустки:

1) спочатку працівник використовує відпустку тривалістю 14 календарних днів, а потім дві відпустки по 5 календарних днів;

2) спочатку можна взяти дві відпустки по 5 календарних днів, а потім відпустку на 14 календарних днів;

3) спочатку піти у відпустку на 5 календарних днів, потім на 14 і знову на 5.

Послідовність використання частин, на які буде поділено щорічну відпустку, працівник погоджує з роботодавцем.

Зауважимо, що

поділ щорічної відпустки на частини відбувається на прохання працівника і за згодою роботодавця

Тому, враховуючи виробничу необхідність, роботодавець має право запропонувати свої умови поділу або взагалі відмовити працівнику в поділі щорічної відпустки на частини.

Невикористана частина щорічної відпустки може бути надана з будь-якого дня тижня, незалежно від того, у який із днів тижня закінчилася попередня використана частина.

Із загального правила про 14-денну безперервну частину відпустки є виняток для осіб, щодо яких застосовується спрощений режим регулювання трудових відносин. На прохання таких працівників щорічна відпустка може бути поділена на частини будь-якої тривалості без дотримання зазначеної вище норми (див. п. 2 ч. 8 ст. 49⁵ КЗпП). Але врахуйте, що спрощений режим регулювання трудових відносин застосовується лише в період дії воєнного стану.

Також ви, можливо, пам’ятаєте, що в довоєнний час невикористана частина відпустки повинна була надаватися, як правило, до кінця робочого року, але не пізніше 12 місяців після закінчення робочого року, за який надається відпустка. Однак у період дії воєнного стану ця норма не застосовується (абзац п’ятий ч. 1 ст. 12 Закону № 2136).

Воєнні особливості

Особливості надання щорічних відпусток у воєнний час установлені ст. 12 Закону № 2136. Так, у період дії воєнного стану роботодавець може відмовити працівнику в наданні щорічних відпусток, якщо він залучений до виконання:

— робіт на об’єктах критичної інфраструктури;

— робіт із виробництва товарів оборонного призначення;

— мобілізаційного завдання (замовлення).

Для всіх інших працівників надання щорічної основної відпустки у воєнний період за рішенням роботодавця може бути обмежене 24 календарними днями за поточний робочий рік. Тут зверніть увагу на два важливі моменти.

1. Обмежувати відпустку 24 календарними днями — це право роботодавця, а не обов’язок. Тобто надання відпустки більшої тривалості, якщо працівник має на неї право, не заборонено.

2. Обмеження стосується відпустки за поточний робочий рік.

Наприклад, працівник — особа з інвалідністю ІІІ групи має право на щорічну основну відпустку 26 календарних днів за поточний робочий рік. У період дії воєнного стану роботодавець може надати йому відпустку в повному обсязі або обмежити щорічну основну відпустку за поточний робочий рік 24 календарними днями.

Майте на увазі! На наш погляд, обмежувати дні відпустки щодо окремих працівників не можна. Усі працівники повинні бути в рівних умовах (див. ст. 2¹ КЗпП). В іншому разі Держпраці може вбачати в діях роботодавця дискримінацію окремих осіб, що є порушенням трудового законодавства.

Ще одна особливість воєнного часу — роботодавець може (але не зобов’язаний) відмовити працівнику в наданні невикористаних днів щорічної відпустки за попередні роки. Таке право надано роботодавцю абзацом п’ятим ч. 1 ст. 12 Закону № 2136.

Разом із тим невикористані дні щорічних відпусток як за поточний, так і за попередні роки не втрачаються.

Залишок можна використати після припинення воєнного стану, а в разі звільнення за невикористані дні виплачується компенсація згідно зі ст. 24 Закону про відпустки

Зверніть увагу! Як передбачено абзацом другим ч. 1 ст. 12 Закону № 2136, за рішенням роботодавця невикористані дні такої відпустки можуть надаватися без збереження заробітної плати. Однак ми не радимо застосовувати цю норму на практиці.

Річ у тім, що надання частини щорічної основної відпустки без оплати є обмеженням прав і свобод громадян. Таке обмеження після завершення воєнного стану суперечить ст. 64 Конституції України. На цей факт звертало увагу й Мінекономіки в листі від 28.01.2024 № 4706-05/6893-09 (див. «Податки & бухоблік», 2024, № 12). Тому решту днів щорічних відпусток, що надаються після закінчення воєнного стану, рекомендуємо оплачувати в загальному порядку.

Висновки

• Тривалість щорічної основної відпустки в загальному випадку має бути не менше 24 календарних днів за відпрацьований робочий рік.
• За загальним правилом до закінчення 6-місячного періоду в перший рік роботи у нового роботодавця працівник може претендувати на щорічну відпустку пропорційно відпрацьованому часу.
• Щорічні відпустки за другий і наступні роки роботи можуть надаватися працівникам у будь-який час відповідного робочого року.
• Щорічна відпустка на прохання працівника може бути поділена на частини за умови, що основна безперервна частина такої відпустки становить не менше 14 календарних днів. У осіб, щодо яких застосовується спрощений режим регулювання трудових відносин, відпустка може бути поділена на частини будь-якої тривалості.
• У період дії воєнного стану надання щорічної основної відпустки за рішенням роботодавця може бути обмежене 24 календарними днями за поточний робочий рік.