Які документи зобов’язаний мати ФОП на торговельній точці - 2026?

Проте ФОП має надати контролерам відповідний доступ терміново - під час перевірки. Звісно, до «своїх» реєстрів податківці мають звертатись самостійно.

Зважаючи на практичній досвід прискіпувань контролерів, за деякими «ризиковими» напрямами варто мати саме паперові документи (їх копії). Чи варто розраховувати ФОПу на судове оскарження вимог контролерів – вирішувати вам, проте від такого заклику та відповідного огляду судової практики ми утримуємся.

Копія виписки (витягу) з ЄДР

Не з погляду ризиковості, а скоріше формально варто нагадати про обов’язковість мати на торговельній точці так званий «куточок споживача». Це вимагає поки що чинний Порядок провадження торговельної діяльності та правила торговельного обслуговування на ринку споживчих товарів, затверджений постановою КМУ від 15.06.2006 № 833 («поки що» - тому що давно очікується набуття чинності відповідними новими – Законом від 10.06.2023 № 3153-IX і Правилами торговельного обслуговування, затвердженими постановою КМУ від 11.02.2025 № 144).

Пункт 10 чинного Порядку № 833 передбачає обов’язок навести у куточку зокрема інформацію про суб’єкта та – за наявності – ліцензію (це явний анахронізм, але за принципом «на відчепись» паперова копія мабуть не завадить).

Трудові договори

З погляду пріоритету контролерів та найбільшої штрафо-небезпечності на першому місці – факт наявного – увага! – саме у письмовій формі трудового договору між працівником і фізичною особою, яка використовує найману працю (форму затверджено наказом Мінсоцполітики від 08.06.2001 № 260).

Наразі оформлюйте такий трудовий договір традиційно – на папері, а про електронну його форму поки що фантазувати не будемо…

Щоб одразу збити запал контролерам можна забезпечити найманого працівника паперовою копією трудового договору з ним.

Акцент. Нагадуємо про обов’язок перед допуском до роботи найманого працівника подати на нього податківцям Повідомлення про прийняття на роботу (за формою, затвердженою постановою КМУ від 17.06.2015 № 413).

Документи на товар

Нагадуємо, що споживче законодавство вимагає від продавця забезпечити споживача повною інформацією про товар (тож усного запевнення на кшталт – «не китай» тут не достатньо). Мається на увазі документ про відповідність та походження товару.

Але на практиці контролери найперше сфокусовані на так званому обліку товарних запасів.

Цей облік (відповідно до Порядку ведення обліку товарних запасів для фізичних осіб — підприємців, у тому числі платників єдиного податку, затвердженого наказом Мінфіну від 03.09.2021 № 496) зобов’язані вести ФОПи:

• на загальній системі;
• на ЄП групи 3 ставка 3% (платники ПДВ);
• на ЄП (у т. ч. групи 1), які провадять діяльність з реалізації технічно складних побутових товарів, що підлягають гарантійному ремонту, а також лікарських засобів та виробів медичного призначення, ювелірних та побутових виробів з дорогоцінних металів, дорогоцінного каміння, дорогоцінного каміння органогенного утворення та напівдорогоцінного каміння.

Не будемо повторюватись, а відсилаємо вас до докладних текстів на цю тему:

• для ФОП на ЄП – «Облік товарних запасів ФОП: живий та здоровий», а також більш докладно «Документи на товар для ФОП на єдиному податку, які зобов’язані вести облік товарних запасів».
• для ФОП-загальносистемників –  «Облік товарних запасів у ФОП на загальній системі: що, як і навіщо?». 

Документи на РРО

Наразі податківці вимагають від ФОПа, який застосовує «класичний» РРО, зберігати на робочому місці тільки оригінал довідки про опломбування РРО та копію реєстраційного посвідчення на апарат. Крапка.

Дивіться консультацію ДПС тут.

Докладніше читайте тут: «РРО: які документи формувати щодня і що зберігати».

Про паперові документи у варіанті КУРО + РК згадувати зайвого разу не будемо.

Санкнижка

У визначених законом випадках продавець (реалізатор) харчів повинен мати чинну особисту медичну книжку.

Книга доходів і витрат

Облік ФОПом доходів і витрат – це окрема тема.

Проте щодо зберігання відповідних книг є два акценти:

1. ФОП, який застосовує паперову книгу обліку має на власний розсуд визначити де саме її зберігати:

• або за своєю податковою адресою;

• або за місцем ведення діяльності – зокрема на торговельній точці.

2. Щодо ФОПа, який веде книгу в ЕК, жодних подібних вимог бути не може.

Заключні акценти

Практика вказує на дві найпоширеніші та найнебезпечніші халепи для ФОПа-торговця при перевірках:

• виявлення неоформлених працівників;
• не ведення належного обліку товарних запасів чи ненадання належних первинних документів на товар на торговельній точці.

Якщо передбачаєте отримувати документи в електронній формі, подбайте про організацію структурованого архіву. Щоб швидше надати документ контролерам та відпустити їх геть…