Як обліковується спецодяг і що робити з ним коли співробітник звільнився?

Облік спецодягу залежить від терміну його використання та вартості. Якщо спецодяг використовуватиметься не більше року, його обліковують як МШП (малоцінні та швидкозношувані предмети), а якщо понад рік — як необоротні активи.

Облік спецодягу:

МШП (термін використання до 1 року):

• Облік ведеться на рахунку 22 "Малоцінні та швидкозношувані предмети".
• Після передачі в експлуатацію спецодяг списується з балансу з подальшою організацією оперативного кількісного обліку за місцями експлуатації та відповідальними особами.
• При вибутті МШП можуть оцінюватись за методами: ідентифікованої собівартості, середньозваженої собівартості, ФІФО тощо.

Необоротні активи (термін використання понад 1 рік):

• Облік ведеться на субрахунку 112 "Малоцінні необоротні матеріальні активи".
• На вартість нараховується амортизація (50% або 100% у першому місяці використання).

Дії при звільненні співробітника:

• Спецодяг є власністю підприємства та підлягає обов’язковому поверненню працівником при звільненні.
• Якщо працівник не повертає спецодяг, підприємство може:
• Стягнути з працівника суму завданих збитків (з урахуванням зносу).
• Пробачити працівнику борг.
• У разі стягнення з працівника вартості неповерненого спецодягу, утримується ПДФО (18%) та військовий збір (1,5%) із застосуванням "натурального" коефіцієнту, якщо працівник не компенсував вартість.
• Якщо спецодяг обліковувався у складі МШП, то під час передання його у використання підприємство вже визнало витрати, тому списувати такий актив не потрібно, відповідно, і відшкодування від працівника, як правило, не вимагають.

Вартість виданого згідно з діючими нормами спецодягу не входить до фонду оплати праці, тому не є базою для нарахування ЄСВ. Вартість такого спецодягу не зазначають у додатку Д1 об'єднаного звіту, але відображають у 4ДФ з ознакою доходу «136». У разі повернення спецодягу при звільненні працівника, відображати його вартість з «мінусом» у 4ДФ не потрібно.

Об’єднаний звіт на практиці: розбір окремих ситуацій
Звільнення через неможливість забезпечити роботою
Скорочення працівників
Звільнення у зв’язку з припиненням повноважень посадових осіб