Не повернув аванс на відрядження своєчасно: облік

Якщо працівник повернув аванс на відрядження, яке було скасоване, з порушенням строку (понад 3 банківські дні з дня прийняття рішення про скасування), така сума вважається надміру витраченими коштами (п.п. 170.9.1 ПКУ). Це призводить до виникнення оподатковуваного доходу у працівника, з якого потрібно утримати ПДФО та військовий збір.  

 Бухгалтерський облік операцій

1. Видача авансу та його повернення

| Зміст операції | Дебет | Кредит |
| :--- | :---: | :---: |
| Перераховано аванс на відрядження на картку працівника | 372 | 311 |
| Працівник повернув кошти (після закінчення 3-денного строку) | 301 (311) | 372 |

2. Оподаткування несвоєчасно повернутих коштів 

Оскільки, кошти повернуті не вчасно, на суму авансу нараховується ПДФО та військовий збір.

• ПДФО розраховується із застосуванням «натурального» коефіцієнта (для ставки 18% він становить 1,219512).
• Військовий збір (1,5%) розраховується від «чистої» суми авансу (без коефіцієнта).

| Зміст операції | Дебет | Кредит |

| :--- | :---: | :---: |

| Утримано ПДФО із суми несвоєчасно повернутого авансу (з урахуванням коефіцієнта) за рахунок зарплати працівника | 661 | 641/ПДФО |

| Утримано військовий збір із суми авансу за рахунок зарплати працівника | 661 | 642/ВЗ | 

Важливі аспекти оподаткування та звітності

• Строк повернення: У разі скасування відрядження працівник зобов'язаний повернути аванс протягом 3 банківських днів з дня прийняття рішення про відміну поїздки (п. 11 розд. II Інструкції № 59). Хоча для комерційних підприємств ця інструкція має рекомендаційний характер, на практиці дотримання цього строку є важливим для уникнення податкових ризиків.
• Натуральний коефіцієнт: Він застосовується виключно для розрахунку бази оподаткування ПДФО (Сума авансу × 1,219512 × 18%). Для військового збору база оподаткування визначається без застосування коефіцієнта (Сума авансу × 1,5%).
• Звіт про використання коштів: Навіть якщо відрядження не відбулося, але кошти повернуті несвоєчасно, необхідно оформити Звіт про використання коштів (авансовий звіт). Це дозволить офіційно зафіксувати суму надміру витрачених коштів, яка підлягає оподаткуванню.
• Ризики: Основним фінансовим наслідком несвоєчасного повернення коштів є обов'язок підприємства нарахувати та сплатити ПДФО та військовий збір. Якщо працівник повертає кошти в тому ж місяці, коли вони були видані, але з порушенням 3-денного строку, податки мають бути утримані з найближчої виплати доходу (зазвичай — заробітної плати).

Додаткові матеріали:

Строк відшкодування витрат на відрядження
Працівник захворів напередодні відрядження
Скасували відрядження? Поверни аванс у 3-денний строк, інакше — ПДФО + ВЗ!
Відрядження скасували: що далі?