Як «списати» зайво виплачену зарплату звільненому працівнику?
У цій ситуації не йдеться про автоматичне "списання" в обліку суми зайво виплаченої зарплати. Розвиток ситуації залежить від причин виникнення переплати, наявності винної особи, а також від того, чи погоджується колишній працівник добровільно повернути отримані кошти.
1. Визначення причини переплати
Якщо працівник продовжував би працювати, тоді нам була б у нагоді ст. 127 КЗпП: відрахування для повернення сум, зайво виплачених внаслідок лічильних помилок, можливе лише за умови, що працівник продовжує працювати, а відповідний наказ видано не пізніше ніж через місяць після виплати.
- Лічильна помилка — це арифметичні помилки, подвійне нарахування або помилки в обчисленнях.
- Нелічильна помилка — неправильне застосування норм законодавства, положень колективного договору або інших нормативних актів.
У кожному разі має значення вина відповідальної особи.
Якщо переплата виникла з вини відповідальної особи (наприклад, бухгалтера), роботодавець має право розглянути питання про відшкодування збитків за рахунок такої особи в межах матеріальної відповідальності згідно зі ст. 132, 136 КЗпП.
2. Добровільне повернення
Найбільш прийнятним варіантом є звернення до колишнього працівника з пропозицією повернути кошти.
- Спосіб повернення: внесення готівки в касу підприємства або перерахування на розрахунковий рахунок.
- Документування: рекомендується отримати від особи заяву про визнання переплати та згоду на її добровільне повернення.
3. Стягнення через суд
У разі відмови працівника повернути кошти, питання вирішується в судовому порядку. Проте, відповідно до ст. 1215 ЦКУ, заробітна плата та прирівняні до неї платежі, виплачені роботодавцем добровільно, не підлягають поверненню, якщо:
1. Відсутня лічильна помилка.
2. Не встановлено недобросовісності з боку працівника.
Якщо переплата виникла через нелічильну помилку, суд може відмовити у задоволенні позову.
4. Бухгалтерський облік та списання
Якщо кошти неможливо повернути (через відмову працівника, рішення суду або недоцільність судового розгляду), суму необхідно списати.
- Визнання заборгованості: сума переплати відображається на субрахунку 374 «Розрахунки за претензіями» або 377 «Розрахунки з іншими дебіторами».
- Списання: безнадійна заборгованість (наприклад, після закінчення строку позовної давності) списується на витрати:
- Дт 944 «Сумнівні та безнадійні борги» — Кт 374 (377);
- Або Дт 949 «Інші витрати операційної діяльності» — Кт 374 (377).
5. Податкові наслідки та звітність
- ПДФО та Військовий збір: оскільки податки вже утримані, у разі повернення коштів проводиться перерахунок (п.п. 169.4.2 ПКУ). Це відображається у Додатку 4ДФ Податкового розрахунку з від’ємним значенням у періоді повернення.
- ЄСВ: коригування нарахованого внеску у звітності (Додаток 1) здійснюється на підставі бухгалтерської довідки.
Додаткові матеріали:
Довідка про зарплату колишньому працівнику
ПДФО-перерахунок: враховуємо результати
Складаємо наказ про відрахування зайво виплачених коштів із зарплати працівника
