Если первичные документы задержались в дороге: что с расходами
Высказалось Министерство в письме от 22.04.2016 г. № 31-11410-06-5/11705. Суть высказываний сводится к тому, что если подтверждающих документов вовремя не поступило, расходы все равно нужно отразить, при этом на выручку может прийти первичный документ, самостоятельно составленный на предприятии.
К слову, для тех же коммунальных расходов, расходов на связь (которые прямо упоминает Минфин в этом письме), счета по которым приходят в следующем месяце, подобная практика является обычной.
Так вот, в качестве примера самостоятельно составленного документа Минфин приводит бухгалтерскую справку*. Внимание: самостоятельно составленный документ должен соответствовать критериям первичного документа, т. е. содержать все необходимые реквизиты, приведенные в ст. 9 Закона о бухучете. При соблюдении этих условий бухсправка (другой самостоятельно составленный документ) будет являться достаточным основанием для отражения расходов в бухучете до получения первичных документов от контрагентов.
* О самых распространенных случаях, в которых составляют бухгалтерскую справку, вы могли прочесть в статье «Бухгалтерская справка: когда и как составляем?» (журнал «Бухгалтер 911», 2015, № 36).
Опять же, составление handmade-документа является вынужденным шагом и объясняется тем, что согласно бухгалтерским канонам расходы следует отражать одновременно с признанием дохода или в момент их возникновения (если их невозможно прямо привязать к определенному виду доходов). Опираясь на это Минфин и делает справедливый вывод, что признание расходов не должно зависеть от периода получения первичных документов от контрагентов.
А вот не признавать расходы в связи с тем, что на них еще не были получены подтверждающие документы от поставщиков, с точки зрения бухучета не верно. Следуя совету профильного Министерства, нужно на такие расходы составить свой документ. Важно: следует четко разграничивать описанную ситуацию от случая, когда первичные документы не будут получены вовсе. В таком случае пытаться «узаконить» их самостоятельно может быть себе дороже. Вряд ли проверяющие будут воспринимать такие документы серьезно**.
** Вам будет интересна статья «Налог на прибыль: под прицелом налоговиков первичные документы» (журнал «Бухгалтер 911», 2016, № 6).
В бухсправке (или другом первичном документе) необходимо указывать расчетную сумму расходов. Минфин обращает внимание на необходимость достоверной оценки такой суммы. Для этого расчетная сумма расходов должна основываться на актуальной, доступной и надежной информации.
Источниками такой информации могут быть условия договоров; статистическая информация по расходам предприятия за предыдущие периоды; информация об изменениях тарифных ставок и другие источники, определенные предприятием.
Подходы к определению расчетной суммы расходов, по которым на момент составления финотчетности не были получены первичные документы от контрагентов, не урегулированы нормативно-правовыми актами по бухучету. Поэтому предприятия сами вправе определять методику такой оценки. Минфин считает, что ее целесообразно включать в приказ (другой распорядительный документ) об учетной политике вместе с перечнем ответственных лиц и сроков представления ими соответствующей информации.
По правде говоря, более логичным отражение такой информации будет выглядеть в приказе об организации бухгалтерского учета, ведь именно в нем закрепляют и перечень ответственных лиц, и сроки предоставления ими нужных данных.
Важно: если суммы, отраженные в бухгалтерских справках (и успевшие попасть в показатели финотчетности), в итоге не совпадают с теми, что фигурируют в первичных документах, полученных от контрагента, то это еще не повод для исправления первых — считает Минфин. Ни в первичных документах, ни в финотчетности такие данные исправлять не нужно. Исключение — если в них изначально были допущены ошибки, существенно влияющие на финотчетность, в состав показателей которой они закрались***.
*** Теме исправления ошибок в финотчетности посвящена статья «Исправления в финотчетности и «прибыльной» декларации» текущего номера журнала.
Если же ошибок допущено не было, то разницы в суммах, отраженных в полученной первичке и составленной самостоятельно, должны быть признаны в том периоде, когда возникли основания для уточнения суммы. То есть в нашем случае — при фактическом получении первичных документов от контрагента.
Такие выводы Минфина хоть и выгодны для нас с вами, все же не лишены некоторых изъянов. Можно говорить, что в таком случае снова-таки нарушается принцип осмотрительности, да и начисления и соответствия доходов и расходов, на котором мы уже акцентировали ваше внимание.
Принцип осмотрительности предусматривает применение в бухучете методов оценки, которые должны предотвращать занижение оценки обязательств и расходов и завышение оценки активов и доходов предприятия.
Таким образом, некоторые могут счесть для себя целесообразным все-таки пойти по аналогии с исправлением ошибок. Если первичка пришла, скажем, после подачи годовой отчетности — уточнение расходов провести как исправление ошибки за прошлый год.
Внимание: напоследок в письме Минфин говорит о возможности введения новых субсчетов плана счетов предприятия для учета расходов, в отношении которых на момент составления финотчетности не были получены первичные документы от контрагентов.
Объясняет это Министерство тем, что согласно Плану счетов**** субсчета к синтетическим счетам вводятся предприятиями самостоятельно, исходя из потребностей управления, контроля, анализа и отчетности.
Насколько целесообразен такой шаг, решать, конечно же, вам самим. Но, считаем, использование дополнительных субсчетов могло бы стать подспорьем для доказательства нефиктивности расходов, отраженных на них.
Подводя общий итог комментируемого письма, отмечаем его важность для многих субъектов (ведь с задержкой первичных документов сталкиваются все без исключения) и либеральность. Остается надеяться, что налоговики не воспримут его «в штыки», ведь они-то как раз и не заинтересованы в возможности налогоплательщиков отражать свои расходы, не подтвержденные документально со стороны.
Блоги 
