Организационные моменты годовой инвентаризации: подводные камни

Обязательный характер. На обязательности проведения инвентаризации для предприятий (физлиц-предпринимателей такая участь минует) перед составлением годовой финотчетности настаивают ч. 1 ст. 10 Закона о бухучете и п. 7 разд. І Положения № 879*. Благородная цель инвентаризации — удостовериться в правильности данных бухучета и достоверности составленной на их основании финотчетности.

* Положение об инвентаризации активов и обязательств, утвержденное приказом Минфина от 02.09.2014 г. № 879.

Что проверять? Перечень активов и обязательств, которые подлежат сплошной инвентаризации, приведен в п. 6 разд. І Положения № 879.

Такой инвентаризацией охватывают:

— все виды обязательств и все активы предприятия независимо от их местонахождения, в том числе предметы, переданные в аренду, лизинг или находящиеся на реконструкции, модернизации, консервации, в ремонте, запасе или резерве независимо от технического состояния;

— активы и обязательства, которые учитываются на забалансовых счетах, в частности ценности, не принадлежащие предприятию, но временно находящиеся в его пользовании, распоряжении или на хранении (объекты оперативной (операционной) аренды основных средств, матценности на ответственном хранении, переработке, комиссии, монтаже) и т. п.

Конкретные указания по проведению инвентаризации тех или иных активов и обязательств приведены в разд. ІІІ Положения № 879.

Сроки. Следующий важный вопрос: когда нужно инвентаризировать те или иные активы или обязательства? Допустимые сроки приведены в п. 10 разд. І Положения № 879. Но конкретные сроки на каждом предприятии устанавливает его руководитель. При этом инвентаризировать активы или обязательства начинают после даты, на которую она назначена. Исключение — инвентаризация матценностей, которые на дату инвентаризации будут находиться за пределами предприятия. Их инвентаризируют до момента временного выбытия с предприятия.

К таким ценностям относятся автомобили, морские и речные суда, которые отбудут в длительные рейсы, другие матценности (абз. 4 п. 10 Положения № 879).

Кто? Непосредственными исполнителями инвентаризации являются инвентаризационные комиссии. Их создание оформляют приказом руководителя предприятия. Ориентировочный состав такой комиссии приведен в п. 1 разд. ІІ Положения № 879. В частности, в нее входят: (а) представители аппарата управления предприятия; (б) представители бухгалтерской службы (представители аудиторской фирмы, централизованной бухгалтерии, предприниматель-физлицо, осуществляющий ведение бухучета на предприятии на договорных началах) и (в) опытные работники предприятия, знающие объект инвентаризации, цены и первичный учет (инженеры, технологи, механики, исполнители работ, товароведы, экономисты, бухгалтеры); (г) члены ревизионной комиссии хозяйственного общества (по решению руководителя).

Как видите, на правах представителя бухгалтерии в состав инвентаризационной комиссии может входить и предприниматель, ведущий бухучет на предприятии в соответствии с заключенным гражданско-правовым договором. Это соответствует положениям ч. 4 ст. 8 Закона о бухучете, позволяющей возлагать ведение бухучета на плечи такого предпринимателя.

Возглавляет инвентаризационную комиссию руководитель предприятия (его заместитель) или уполномоченный им руководитель структурного подразделения**.

** Если бухучет на предприятии ведет непосредственно руководитель, то инвентаризационную комиссию должен возглавить именно он.

Налоговики: допускать или нет? Могут ли на проведение инвентаризации «напроситься» налоговики? Если говорить о праве налоговиков присутствовать при проведении инвентаризации как таковом, то да, могут. Предпоследний абзац п. 1 разд. ІІ Положения № 879 гласит, что в случае проведения инвентаризации на основании надлежащим образом оформленного документа органа, который в соответствии с законом имеет право требовать проведения такой инвентаризации, должностные лица соответствующего органа могут присутствовать при проведении инвентаризации.

Но, как видим, речь идет об инвентаризации, проводимой по требованию контролеров. В п.п. 20.1.9 НКУ прописано право налоговиков во время проверки требовать от плательщика проведения инвентаризации основных средств, товарно-материальных ценностей, денежных средств, снятия остатков товарно-материальных ценностей, налички.

То есть если во время проверки налоговики потребуют проведения инвентаризации, то при ее проведении они и могут присутствовать. Но только это не наш случай.

Временная нетрудоспособность. Она может «сразить» как одного из членов инвентаризационной комиссии, так и проверяемое материально ответственное лицо.

Здесь следует обратить внимание на последний абзац п. 1 разд. ІІ Положения № 879. Он устанавливает, что инвентаризация проводится полным составом инвентаризационной комиссии и в присутствии материально ответственного лица. То есть болеть не надо ни членам комиссии, ни материально ответственному лицу.

Как же уйти от неприятностей? Считаем, что ситуация небезвыходная. Так, если заболел член комиссии, его можно заменить другим лицом. Разумеется, оформив это должным образом и с учетом требований, выдвигаемых к членам комиссии. В таком случае выход из больничного работника, ранее привлеченного к работе инвентаризационной комиссии, на ход дел не повлияет, ведь включение в комиссию нового лица предполагает одновременное «изъятие» из нее заболевшего.

Если очевидно, что проболеет член комиссии недолго, можно просто изменить график проведения инвентаризации (после даты выхода на работу выздоровевшего).

А если заболело материально ответственное лицо, на котором «висят» ценности, подлежащие инвентаризации? В таком случае логичнее всего изменить график ее проведения, проверив сначала материальные ценности, пребывающие в ведении других материально ответственных лиц.

Понятное дело, что такой вариант не подойдет в случае, если на небольшом предприятии материально ответственное лицо всего одно. Но тогда можно перейти к инвентаризации нематериальных активов, дебиторской и кредиторской задолженности и т. п., не предусматривающей проверки материальных ценностей.

При этом если материально ответственное лицо заболело уже после того, как начали проверять закрепленные за ним ценности, важно учесть рекомендации п. 8 разд. ІІ Положения № 879 (ср. ). Они гласят, что если инвентаризация активов в помещении, где они хранятся, не закончена в течение одного дня, она должна быть закончена в течение следующих дней. После того как инвентаризационная комиссия*** покинула это помещение, председатель инвентаризационной комиссии опечатывает его пломбиратором.

*** Или рабочая инвентаризационная комиссия, подробнее о которой поговорим чуть позже.

Во время перерыва в работе инвентаризационной комиссии инвентаризационные описи должны храниться в закрытом помещении, где проводится инвентаризация.

Но как быть, если болеет материально ответственное лицо долго, а матценности, закрепленные за ним (а значит, опечатанные), нужны для обеспечения нормального «жизненного цикла» предприятия? Их все-таки удастся получить, но для этого на расходных документах об активах, которые отпущены со склада во время инвентаризации с разрешения руководителя предприятия в присутствии членов инвентаризационной комиссии, нужно сделать отметку «после инвентаризации». При этом делают ссылку на дату инвентаризационной описи, где записаны эти активы.

Если матценности еще не внесли в инвентаризационную опись, их должны внести в отдельную инвентаризационную опись (согласно п. 9 разд. ІІ Положения № 879).

Но может ли быть вполне законной выдача материальных ценностей, закрепленных за материально ответственным лицом в его отсутствие? Вряд ли, поэтому по этому вопросу безопаснее подстраховаться заранее, предусмотрев во внутренних документах предприятия право выдачи закрепленных за ним матценностей другим ответственным лицом. Ведь в противном случае любая временная нетрудоспособность рискует превратиться в серьезную «головную боль» для производственного процесса предприятия.

В принципе, многое из вышесказанного справедливо также для случаев командировки членов инвентаризационной комиссии / материально ответственных лиц или, еще хуже, их увольнения. Но в последнем случае могут быть свои «изюминки» .

Рабочие инвентаризационные комиссии. Работающим на крупных предприятиях не понаслышке знакомо, что это такое. Такие комиссии занимаются проведением инвентаризации имущества непосредственно в местах хранения и производства. Состав таких комиссий формируют в соответствии с п. 2 разд. ІІ Положения № 879. Показателен тот момент, что в состав такой комиссии можно включить членов инвентаризационной комиссии предприятия (согласно п.п. 2.2 разд. ІІ Положения № 879).

Обращают на себя внимание два важных ограничения по формированию рабочей инвентаризационной комиссии:

— нельзя назначать ее председателем для проверки активов, находящихся на ответственном хранении у тех же материально ответственных лиц, одного и того же работника два года подряд;

— материально ответственное лицо не может входить в ее состав для проверки активов, находящихся на ответственном хранении, поскольку само является проверяемым лицом.

Рабочие инвентаризационные комиссии могут быть созданы в филиалах и других обособленных подразделениях предприятия с целью проведения там инвентаризации.

Документальное оформление. Главным распорядительным документом в части назначения инвентаризации является, как правило, приказ о проведении инвентаризации. В нем нужно указать дату, на которую проводят инвентаризацию, сроки ее проведения, виды инвентаризируемых активов и обязательств.

Пункт 1 разд. ІІ Положения № 879 недвузначно намекает, что роль приказа на себя вполне может взять другой распорядительный документ руководителя предприятия.

Кроме того, этим же приказом часто утверждают состав рабочих инвентаризационных комиссий. Но это не единственный вариант. Сроки и порядок проведения инвентаризации можно установить в приказе об организации бухгалтерского учета или в приказе об учетной политике. В таком случае издавать приказ о проведении годовой инвентаризации не нужно. Отдельным приказом руководителя придется утвердить только состав рабочих инвентаризационных комиссий.

А если… не провести? Чем чревато непроведение годовой инвентаризации? «Кандидатов» на то, чтобы подпортить ваше настроение два, причем в обоих случаях речь идет об админответственности:

— ст. 164² КУоАП. Она предусматривает ответственность в том числе за внесение неправдивых данных в финотчетность, несвоевременное или некачественное проведение инвентаризации денежных средств и материальных ценностей. Размер штрафа составляет от 8 до 15 нмдг (136 — 255 грн.). Те же действия, совершенные лицом, на которое в течение года было наложено админвзыскание за аналогичное правонарушение, влекут за собой штраф от 10 до 20 нмдг (170 грн. — 340 грн.).

Админпротоколы согласно ст. 255 КоАП имеют право составлять уполномоченные лица ОВД (национальной полиции). Также в деле уполномоченные лица органов государственного финконтроля (Госфининспекции). Рассматривают же дела на основании протоколов согласно ст. 234¹ КоАП органы государственного финконтроля (Госфининспекция). При этом от их имени действуют руководитель, его заместители и другие уполномоченные руководителем должностные лица этого органа. Но «в зоне доступа» Госфининспекции лишь госорганы, госпредприятия или предприятия, имеющие дело с бюджетными средствами и/или имуществом;

— ст. 186³ КУоАП. Она предусматривает наказание, в частности, за подачу органам Госстатистики недостоверных данных для проведения госстатнаблюдений. Такие нарушения «весят» для должностных лиц и граждан-предпринимателей от 10 до 15 нмдг (170 — 255 грн.). Эти же действия, совершенные повторно в течение года после наложения админвзыскания, приведут к штрафу от 15 до 20 нмдг (255 грн. — 340 грн.).

Рассматривают такие дела и налагают админсанкции органы Госстата. От их имени выступают руководитель Государственной службы статистики Украины, его заместители и другие уполномоченные руководителем должностные лица этого органа.

Админпротоколы согласно ст. 255 КоАП имеют право составлять уполномоченные лица ОВД (национальной полиции) и Госстатистики.

Потому вероятность нарваться на неприятности мала.