«Налево» на служебном авто

Первое, что приходит на ум многим бухгалтерам в подобной ситуации, — вообще никак не оформлять и не отражать в учете «личную» поездку сотрудника на служебном авто. Но в этом случае предприятие рискует. Если во время такой поездки водитель попадет в ДТП, нести гражданско-правовую ответственность за это ДТП (т. е. возмещать ущерб, причиненный другим лицам) будет предприятие. Доказать тот факт, что работник в это время не исполнял свои трудовые обязанности, будет сложно.

Не лишен недостатков и вариант с «камуфлированием» поездки в личных целях под хоздеятельность, когда оформляют командировку, хозяйственность которой нужно подтвердить соответствующими документами (хотя бы протоколом о намерениях). Не все любят «лукавить», а кто-то, может, просто опасается бдительного ока проверяющих.

Поэтому рассмотрим способы узаконивания поездки в личных целях на служебном транспорте. Здесь мы видим три возможных варианта оформления отношений: соцпакет, аренда и ссуда.

Соцпакет

Безопасный вариант — оформить все как оплатно-трудовую соцпакетную «выплату»*. Возможность использовать служебное авто в нерабочее время в личных целях работника фиксируется в трудовом (коллективном) договоре в разделе «Оплата труда». При этом, чтобы дополнительно не усложнять ситуацию, в договоре лучше прописать следующее: «во время использования автомобиля для личных поездок заправка его ГСМ, проведение необходимого техобслуживания производятся работником за счет собственных средств. При этом к началу рабочего дня автомобиль должен быть в исправном состоянии и иметь количество ГСМ не меньшее, чем на конец предыдущего рабочего дня».

* Подробности найдете в статье «Соцпакет: где ему место?» (журнал «Бухгалтер 911», 2017, № 43).

Налог на прибыль. В этом случае мы, по сути, имеем дело с натуральной оплатой труда. Это снимает вопрос об использовании автомобиля не в хоздеятельности предприятия. То есть амортизация такого авто, как производственного объекта основных средств (ОС), в налоговом учете начисляется в обычном порядке.

НДС. Минимальная «подпорка» (минбаза) по НДС-обязательствам в таком случае — обычная цена (п. 188.1 НКУ). Соответственно у предприятия возникнут НДС-обязательства исходя из обычной цены аренды аналогичного авто.

НДФЛ, военсбор и ЕСВ. Обложение такого дохода НДФЛ должно производиться с применением нормы п. 164.5 НКУ, который предусматривает не только «натуральный» коэффициент (при ставке 18 % он равен 1,219512), но и обычные цены (опять-таки, исходя из стоимости аренды аналогичного авто).

Сумму натуральной зарплаты отражают в разделе I формы № 1ДФ с признаком дохода «101».

Военсбор (ВС), по мнению налоговиков, нужно удерживать из суммы неденежного дохода без применения «натурального» коэффициента (см. письма ГФСУ от 20.11.2015 г. № 24759/6/99-99-17-02-01-15, от 08.06.2016 г. № 12626/6/99-99-13-02-03-15, категорию 103.25 ЗІР).

Ну и, естественно, данная неденежная выплата, как входящая в состав фонда оплаты труда, подлежит обложению ЕСВ.

Отразим эти операции в бухучете.

Аренда

Отношения оформляют в рамках гражданско-правового поля (ст. 798 — 805 ГКУ). При этом размер арендной платы можно установить на максимально низком уровне (но подтвердив его калькуляцией — отталкиваясь в ней, например, от суммы амортизации и накинув на нее минимальную прибыль).

Обратите внимание! Договор аренды авто при участии физлица подлежит нотариальному удостоверению (ст. 799 ГКУ).

В договоре аренды можно оговорить, что при передаче транспортного средства арендодатель предоставляет арендатору необходимые для эксплуатации документы: свидетельство о регистрации, страховой полис и др.

По традиции передачу/возврат объекта аренды оформляют актом приема-передачи. А для отражения в учете арендных услуг составляют акт предоставленных услуг.

В части налогов здесь все стандартно. На сумму арендной платы, но не ниже обычных цен (п. 188.1 НКУ) начисляются НДС-обязательства.

Определенная в договоре сумма арендной платы (за вычетом НДС) попадет в доход предприятия и повлияет на финрезультат до налогообложения.

Что касается дохода работника, то НДФЛ и ВС тут возникать не должны. Единственной зацепкой может быть п.п. «е» п.п. 164.2.17 НКУ, согласно которому в доход включается, в частности, сумма скидки обычной цены (стоимости) товаров (работ, услуг), индивидуально предназначенной для физлица. Однако, на наш взгляд, применить его в данном случае крайне сложно.

Ссуда

Договор ссуды предполагает бесплатное пользование имуществом в течение определенного срока. Обратите внимание! В отличие от договора аренды, договор ссуды автомобиля с участием физлица нотариально удостоверять не обязательно (ч. 4 ст. 828 ГКУ).

** Автомобиль суды склонны относить к наземным самоходным транспортным средствам, для которых сделано исключение. См., например, http://reyestr.court.gov.ua/Review/43566643.

Принимая в расчет то, что к договору ссуды применяются положения «арендной» гл. 58 ГКУ, передачу автомобиля в ссуду оформляют актом приема-передачи. Форма этого акта не утверждена (составляется в произвольной форме с учетом всех обязательных реквизитов первичного документа). Можно использовать типовую форму № ОЗ-1.

При возврате авто из ссуды также составляют акт.

Теперь о налогах.

Налог на прибыль. Поскольку автомобиль будет передан в бесплатное пользование только в нерабочее время, то, на наш взгляд, нет оснований говорить о его переводе в непроизводственные основные средства. Из эксплуатации авто также не выводится. А других оснований для неотражения в налоговом учете амортизации НКУ не предусматривает. Следовательно, амортизацию автомобиля начисляют в общем порядке.

Доход у предприятия от передачи авто работнику в бесплатное пользование не возникает. Каких-то особых налоговых разниц, связанных с передачей автомобиля в ссуду физлицу, НКУ не содержит.

НДС. Предоставление автомобиля работнику в бесплатное пользование попадает под определение поставки услуг (п.п. «в» п.п. 14.1.185 НКУ). При этом минимальная база обложения НДС установлена на уровне обычных цен (п. 188.1 НКУ). Поэтому предприятию придется выписать две налоговые накладные: первую — на фактическую стоимость предоставленной услуги — 0 грн., вторую — исходя из минбазы обложения НДС согласно п. 188.1 НКУ (тут вполне подойдет размер платы за аренду аналогичного авто).

Что касается налогового кредита, то поскольку автомобиль не переводится в непроизводственные основные средства / используется в облагаемых операциях, оснований для начисления «компенсирующих» налоговых обязательств (п. 198.5 НКУ) исходя из остаточной стоимости (п. 189.1 НКУ) нет. Но даже если налоговики такие основания увидят, то часть вторая п. 198.5 НКУ позволяет откорректировать увеличенные НДС-обязательства с помощью расчета корректировки.

НДФЛ, ВС и ЕСВ. Не облагать НДФЛ стоимость бесплатного пользования автомобилем рискованно. Налоговики, очевидно, будут смотреть в сторону «допблагового» п.п. «е» п.п. 164.2.17 НКУ (ср. ). Он предписывает включать в налогооблагаемый доход физлица, в частности, стоимость бесплатно полученных товаров (работ, услуг), которую рассчитывают исходя из обычных цен (например, исходя из стоимости аренды аналогичного авто). «За компанию» будет и обложение военсбором.

Что касается ЕСВ, то поскольку отношения выходят за рамки трудовых, его начислять не нужно.

Бухучет. Автомобиль, переданный в ссуду, остается на балансе предприятия-ссудодателя. Поэтому передача авто в ссуду работнику в бухучете предприятия не отражается (разве что будет движение по субсчетам: Дт 105/ссуда — Кт 105/1).

Амортизацию на «ссуженный» автомобиль начисляют в обычном порядке с отражением по дебету субсчета 949 «Прочие расходы операционной деятельности» или субсчета 977 «Прочие расходы деятельности» (Дт 949, 977 — Кт 131). Все потому, что использование автомобиля, переданного в бесплатное пользование работнику, напрямую не связано с производством или реализацией основной продукции (товаров, услуг). Это по правилам. Но в случае единоразовой краткосрочной ссуды (например, на 2 выходных дня), на наш взгляд, эту двухдневную амортизацию можно отдельно и не выделять, поскольку ее сумма будет несущественной.

Доходы по бесплатной услуге в бухучете не отражаются.

НДС-обязательства, начисленные исходя из обычных цен, отражаем проводкой Дт 949 — Кт 641/НДС, а сумму удержанных с работника НДФЛ и ВС — проводкой Дт 661 — Кт 641/НДФЛ, 642/ВС.

В общем, если вы решите узаконить пользование автомобилем, определяйтесь сами, каким путем пойти. Идеальных вариантов нет — каждый имеет свои плюсы и минусы.