Отражаем отпускные в отчетности по ЕСВ

Начинаем нашу пробежку по таблицам Отчета по форме № Д4.

В таблице 1 Отчета по ЕСВ отпускные (компенсацию за неиспользованный отпуск) показываем в общей сумме заработной платы. Отдельно их выделять не нужно.

Еще один важный момент — в таблице 5 информацию о начале/окончании оплачиваемого отпуска не указываем. Ей там нет места!

А вот порядок отражения отпускных (компенсации за неиспользованный отпуск) в таблице 6 имеет свои особенности. Для наглядности рассмотрим их на конкретных числовых примерах.

Отпускные

Важно! Отпускные отражаем в Отчете по форме № Д4, сформированном за тот месяц, в котором они были фактически начислены (в бухгалтерском учете)!

Внимание! При начислении отпускных у хозрасчетных предприятий есть два варианта:

1) всю сумму отпускных (в том числе и «переходящих») вы можете начислить в том месяце, в котором ее выплачиваете;

2) отпускные можете начислить частями — отдельно по каждому месяцу, на который приходятся календарные дни отпуска.

Оба варианта являются правильными и активно используются работодателями!

Отталкиваясь от этого, мы и будем рассматривать порядок отражения сумм отпускных в ЕСВ-отчетности. Приступаем.

Используя условие примера 1, предположим, что…

… вариант 1: предприятие начисляет отпускные (в том числе и «переходящие») в месяце их выплаты. Тогда всю сумму отпускных за август и сентябрь оно начислит в августе — месяце выплаты отпускных и отразит в таблице 6 Отчета по ЕСВ так, как показано на рис. 1.

Рис. 1. Отпускные начислены в месяце их выплаты (пример 1, вариант 1)

… вариант 2: предприятие начисляет отпускные отдельно по каждому месяцу, на который приходятся календарные дни отпуска. В этом случае отпускные будут выплачены работнику вовремя (за три дня до начала отпуска), но вот в учете отпускные августа будут начислены в августе, а отпускные сентября — в сентябре.

Соответственно, и в Отчет по ЕСВ за август попадут только августовские отпускные. Отпускные за дни отпуска в сентябре «засветятся» в сентябрьском Отчете по ЕСВ (см. рис. 2).

Рис. 2. Отпускные начислены месяц в месяц (пример 1, вариант 2)

Фрагменты таблиц 6 Отчета по форме № Д4 на рис. 1 и 2 просмотрели? Теперь наши пояснения по отражению отпускных.

В таблице 6 отпускные отражаем в отдельной строке.

При этом:

— в графе 9 указываем тот же код КЗО, с которым отражаем зарплату (в общем случае по обычным работникам — «1», по работникам-инвалидам, которые работают у юрлиц, — «2»);

— в графе 10 — КТН «10»;

— в графе 11 — месяц, за дни которого начислены отпускные.

Графу 15 по строке с отпускными заполняем только в том случае, если работнику в отчетном месяце не начислялась зарплата.

И не забываем о требовании об уплате ЕСВ с минзарплаты. Если фактическая база начисления ЕСВ, определенная по основному месту работы работника без инвалидности, за месяц, на который приходится ежегодный отпуск, оказалась ниже минзарплаты, рассчитываем разницу между этими двумя величинами (ЕСВ-разницу) и доначисляем на нее ЕСВ.

Важно! В таблице 6 Отчета по ЕСВ такую разницу отражаем отдельной строкой с кодом типа начислений «13» в графе 10.

С отпускными разобрались. Переходим к компенсации за дни неиспользованного отпуска.

Компенсация

Приведем фрагмент заполненной таблицы 6 Отчета по форме № Д4 за август 2018 года с данными по этой работнице (см. рис. 3).

Рис. 3. Компенсация за неиспользованный отпуск (пример 2)

Поясним особенности заполнения. В отличие от отпускных, компенсацию за дни неиспользованного отпуска в таблице 6 отражаем в общей сумме заработной платы текущего месяца. Отдельно ее выделять с КТН «10» не нужно.

Еще один важный момент. Работница увольняется последним рабочим днем месяца. Ее доход за этот месяц (2839,00 грн.) меньше МЗП (3723,00 грн.). Поэтому с целью выполнения требования об уплате ЕСВ с МЗП:

1) рассчитываем ЕСВ-разницу:

3723,00 - 2839,00 = 884,00 (грн.)

и

2) доначисляем на нее ЕСВ в сумме:

884,00 грн. х 22 % : 100 % = 194,48 грн.

Отчисление при увольнении

Приведем фрагмент заполненной таблицы 6 Отчета по форме № Д4 за август 2018 года с данными по работнику (см. рис. 4).

Рис. 4. Отчисление при увольнении (пример 3)

Ниже приведем пояснения.

Сумму «перегулянных» отпускных в таблице 6 Отчета по форме № Д4 указываем отдельно от заработной платы. При этом проставляем:

— в графе 10 — код типа начислений «10»;

— в графе 11 — месяц, за который начислены «перегулянные» отпускные;

— в графах 17 и 18 — сумму отпускных со знаком «минус»;

— в графе 21 — также со знаком «минус» сумму ЕСВ, который был начислен на сумму сторнированных отпускных.

Важно! Поскольку «перегулянные» отпускные «привязаны» к месяцу, за который они были начислены, то их сумма уменьшит базу начисления ЕСВ такого месяца. А значит, может возникнуть необходимость рассчитать ЕСВ-разницу и доначислить на нее ЕСВ.

Поясним на нашем примере. Из условия примера следует, что согласно поданным Отчетам по ЕСВ за ноябрь и декабрь 2017 года база начисления ЕСВ по работнику была выше МЗП, действовавшей в этих месяцах (база начисления ЕСВ в ноябре — 3243,17 грн., в декабре 2017 года — 3460,41 грн., МЗП — 3200 грн.). Но после того, как в августе 2018 года были отсторнированы «перегулянные» отпускные, база начисления ЕСВ:

— за ноябрь 2017 года составила: 3243,17 - 542,35 = 2700,82 (грн.);

— за декабрь 2017 года: 3460,41 - 325,41 = 3135,00 (грн.).

Сравнивая с МЗП, действовавшей в ноябре и декабре 2017 года (3200 грн.), мы видим, что фактическая база начисления каждого из месяцев оказалась ниже МЗП (заметьте, сравниваем не с МЗП, действующей в месяце сторнировки, а с МЗП того месяца, за который были начислены отпускные).

Следовательно, определяем и отражаем в таблице 6 Отчета по форме № Д4 за август 2018 года ЕСВ-разницы за ноябрь (499,18 грн. (3200,00 - 2700,82)) и за декабрь 2017 года (65,00 грн. (3200,00 - 3135,00)) и доначисляем на них ЕСВ.

А чтобы такие ЕСВ-разницы можно было без проблем отнести к прошлым периодам, и был предусмотрен новый КТН «14».