«Микс» бухгалтеров: возможно ли?

Возможен ли «микс» бухгалтеров?

Данная ситуация интересна тем, что у юрлица уже есть работник-бухгалтер. Но, очевидно, у него очень скромный участок работы. Основной «бухгалтерский груз» предприятие доверило нести бухгалтеру-предпринимателю. Можно ли так делать?

Если «в лоб», то — нет . Дело в том, что в п. 4 ст. 8 Закона о бухучете¹ предусмотрены только 4 формы организации бухучета:

¹ Закон Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» от 16.07.99 г. № 996-XIV.

1) введение в штат должности бухгалтера или создание бухгалтерской службы во главе с главным бухгалтером;

2) пользование услугами предпринимателя — специалиста по бухгалтерскому учету;

3) ведение на договорных началах бухгалтерского учета централизованной бухгалтерией или предприятием, предпринимателем, самозанятым лицом, осуществляющим деятельность в сфере бухгалтерского учета и/или аудита;

4) самостоятельное ведение бухгалтерского учета и составление отчетности непосредственно собственником или руководителем предприятия.

При этом комбинировать какие-либо из предложенных форм организации бухучета, увы, нельзя . Нужно выбрать только одну и строго придерживаться ее.

Это подчеркивал и Минфин в своем письме от 28.03.2013 г. № 31-08410-07/23-1343/1310.

Хотя, на наш взгляд, к такому подходу есть вопросы. Например, есть в Классификаторе профессий:

— главный бухгалтер. Это руководящий состав;

— бухгалтер (с дипломом магистра). Это профессионал;

— бухгалтер. Это специалист².

² Детали найдете в статье «Пляски» вокруг должности «бухгалтер (с дипломом магистра)» (журнал «Бухгалтер 911», 2018, № 41).

Между этими должностями есть существенная разница. «Обычный» бухгалтер (специалист), в принципе, не тянет на «организацию бухучета» на предприятии. Это становится очевидным, если мы сравним:

— обязанности главбуха/лица, которое обеспечивает ведение бухучета предприятия, из п. 7 ст. 8 Закона о бухучете;

— задания/обязанности бухгалтера (специалиста) из Справочника квалификационных характеристик профессий работников³.

³ Выпуск 1 «Профессии работников, которые являются общими для всех видов экономической деятельности», утвержденный приказом Минтруда от 29.12.2004 г. № 336.

Как представляется, применительно к нашей ситуации, если в приказе об организации бухгалтерского учета будет прописано, что избранная форма организации бухучета — пользование услугами специалиста по бухгалтерскому учету, то наличие в штате предприятия должности бухгалтера (специалиста), не является проблемой.

В должностной инструкции такого бухгалтера будет указан его фронт работ — составлением налоговых накладных и первички по ТМЦ. А организация бухгалтерского учета, в том числе подписание документации/отчетов, будет на бухгалтере-предпринимателе.

В то же время, ввиду той же позиции Минфина (см. выше), нельзя исключать «неожиданных ходов» от тех же налоговиков.

И овцы целы, и волки сыты…

Если хотим, чтобы все было идеально, тогда нужно:

— либо избавиться от должности штатного бухгалтера;

— либо такая должность будет. Причем очевидно, что это должен быть минимум «бухгалтер (с дипломом магистра)». А предприниматель будет предоставлять юрлицу лишь консультационные услуги.

При втором варианте ни о каких его подписях (печатях) на отчетности или первичке юрлица даже речь не идет — разумеется, их быть не должно. Ведь если у юрлица в штате есть бухгалтер, значит, он избрал первую форму организации бухучета (бухгалтер или бухслужба).

Если только «чужой» бухгалтер

Когда у юрлица есть собственная бухгалтерия, все более-менее понятно: кто подписывает и отвечает за первичку, отчеты и т. п.⁴

⁴ Вас может заинтересовать статья «Подпись на первичных документах: чья именно?» (журнал «Бухгалтер 911», 2017, № 24).

А вот если бухучет ведет только «сторонний» бухгалтер-предприниматель, часто возникают вопросы: может ли он подписывать первичку, налоговые отчеты и т. п.

Первичные документы. Минфин, ссылаясь на п. 2.13 Положения № 88⁵, был не против подписания первичных документов, в реквизиты которых включена подпись главбуха, сторонними лицами, осуществляющими ведение бухгалтерского учета на условиях гражданско-правового договора (см. письма от 26.09.2006 г. № 31-34000-20-23/20039 и от 04.04.2001 г. № 053-2948).

⁵ Положение о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденное приказом Минфина от 24.05.95 г. № 88.

Как это оформить? На практике соответствующие полномочия указывают в договоре о предоставлении услуг. При этом выдают доверенность на представление предприятия при осуществлении хозяйственных операций с правом подписи подтверждающих их первичных документов.

Подпись на финотчетности. Поскольку стороннего бухгалтера-предпринимателя нанимают, в первую очередь, для ведения бухучета и составления отчетности, то разумеется, как правило именно он и подписывает отчетность (письмо Минфина от 28.02.2003 г. № 041-407-98/23-406/11-1962). Эта его обязанность оговаривается в договоре на бухгалтерское обслуживание. При этом доверенность на подпись отчетности можно не выдавать.

Наличие печати на отчете вообще необязательно, но если она есть, то ставим печать юрлица-заказчика (а не предпринимателя-бухгалтера).

Налоговая отчетность. Налоговая декларация должна быть подписана руководителем налогоплательщика или уполномоченным лицом, а также лицом, ответственным за ведение бухгалтерского учета и предоставление налоговой декларации в контролирующий орган (п.п. 48.5.1 НКУ). При этом согласно п. 48.3 НКУ к обязательным реквизитам налоговой декларации относятся подписи должностных лиц плательщика.

Получается, без подписи должностного лица предприятия на налоговой отчетности не обойтись?

К сожалению, контролеры не дают прямого ответа на этот вопрос. Однако в консультации, размещенной в подкатегории 101.02 ЗІР, при подаче регистрационного заявления плательщика НДС по форме № 1-ПДВ налоговики рекомендуют в случае ведения бухучета на договорных принципах другим юридическим или физическим лицом в поле «Головний бухгалтер або особа, на яку покладено ведення бухгалтерського обліку» ставить прочерк.

Из этого можно сделать вывод, что и в декларации по НДС подписи неработника предприятия-налогоплательщика они видеть не хотят. А вот в письме ГФСУ от 21.03.2018 г. № 1159/6/99-99-08-02-01-15/ІПК налоговики косвенно подтверждают возможность предоставления в электронной форме налоговой отчетности, подписанной уполномоченным лицом («внешним» бухгалтером) при ведении бухгалтерского учета на условиях гражданско-правового договора. Однако в связи с тем, что четкий механизм законодательно не прописан, рекомендуем этот момент согласовать со своей ГНИ.

И — несколько интересных нюансов:

— сторонний предприниматель может подписывать приходные и расходные кассовые ордера, если он уполномочен на это руководителем предприятия (пп. 25 и 26 Положения № 148⁶);

⁶ Положение о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденное постановлением Правления НБУ от 29.12.2017 г. № 148.

— если у юрлица в штатном расписании нет ни кассира, ни бухгалтера, то он может привлечь к выполнению обязанностей кассира стороннего бухгалтера-предпринимателя, но только после заключения с ним договора о полной матответственности (п. 45 Положения № 148, письма НБУ от 14.02.2012 г. № 11-117/708-1645, от 14.02.2002 г. № 11-115/323);

— если вы намерены подавать отчетность в электронном виде, то учите: не стоит передавать свою ЭЦП кому бы то ни было (в том числе стороннему бухгалтеру). Предприниматель-бухгалтер может оформить собственную ЭЦП и подписывать ею отчеты юрлица. Главное, не забудьте уведомить налоговиков об этом в форме приложения 2 к Порядку № 557⁷.

⁷ Порядок обмена электронными документами с контролирующими органами, утвержденный приказом Минфина от 06.06.2017 г. № 557.