Данная ситуация интересна тем, что у юрлица уже есть работник-бухгалтер. Но, очевидно, у него очень скромный участок работы. Основной «бухгалтерский груз» предприятие доверило нести бухгалтеру-предпринимателю. Можно ли так делать?
Если «в лоб», то — нет . Дело в том, что в п. 4 ст. 8 Закона о бухучете1 предусмотрены только 4 формы организации бухучета:
1 Закон Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» от 16.07.99 г. № 996-XIV.
1) введение в штат должности бухгалтера или создание бухгалтерской службы во главе с главным бухгалтером;
2) пользование услугами предпринимателя — специалиста по бухгалтерскому учету;
3) ведение на договорных началах бухгалтерского учета централизованной бухгалтерией или предприятием, предпринимателем, самозанятым лицом, осуществляющим деятельность в сфере бухгалтерского учета и/или аудита;
4) самостоятельное ведение бухгалтерского учета и составление отчетности непосредственно собственником или руководителем предприятия.
При этом комбинировать какие-либо из предложенных форм организации бухучета, увы, нельзя . Нужно выбрать только одну и строго придерживаться ее.
Это подчеркивал и Минфин в своем письме от 28.03.2013 г. № 31-08410-07/23-1343/1310.
«Вариант организации бухгалтерского учета, по которому его ведение и составление финансовой отчетности осуществляются непосредственно собственником или руководителем предприятия при введении в штат предприятия должности бухгалтера, Законом не предусмотрен».
Хотя, на наш взгляд, к такому подходу есть вопросы. Например, есть в Классификаторе профессий:
— главный бухгалтер. Это руководящий состав;
— бухгалтер (с дипломом магистра). Это профессионал;
— бухгалтер. Это специалист2.
2 Детали найдете в статье «Пляски» вокруг должности «бухгалтер (с дипломом магистра)» (журнал «Бухгалтер 911», 2018, № 41).
Между этими должностями есть существенная разница. «Обычный» бухгалтер (специалист), в принципе, не тянет на «организацию бухучета» на предприятии. Это становится очевидным, если мы сравним:
— обязанности главбуха/лица, которое обеспечивает ведение бухучета предприятия, из п. 7 ст. 8 Закона о бухучете;
— задания/обязанности бухгалтера (специалиста) из Справочника квалификационных характеристик профессий работников3.
Как представляется, применительно к нашей ситуации, если в приказе об организации бухгалтерского учета будет прописано, что избранная форма организации бухучета — пользование услугами специалиста по бухгалтерскому учету, то наличие в штате предприятия должности бухгалтера (специалиста), не является проблемой.
В должностной инструкции такого бухгалтера будет указан его фронт работ — составлением налоговых накладных и первички по ТМЦ. А организация бухгалтерского учета, в том числе подписание документации/отчетов, будет на бухгалтере-предпринимателе.
В то же время, ввиду той же позиции Минфина (см. выше), нельзя исключать «неожиданных ходов» от тех же налоговиков.
Если хотим, чтобы все было идеально, тогда нужно:
— либо избавиться от должности штатного бухгалтера;
— либо такая должность будет. Причем очевидно, что это должен быть минимум «бухгалтер (с дипломом магистра)». А предприниматель будет предоставлять юрлицу лишь консультационные услуги.
При втором варианте ни о каких его подписях (печатях) на отчетности или первичке юрлица даже речь не идет — разумеется, их быть не должно. Ведь если у юрлица в штате есть бухгалтер, значит, он избрал первую форму организации бухучета (бухгалтер или бухслужба).
Стало быть, вся ответственность за первичку и отчеты будет полностью лежать на руководителе и штатном бухгалтере.
Когда у юрлица есть собственная бухгалтерия, все более-менее понятно: кто подписывает и отвечает за первичку, отчеты и т. п.4
4 Вас может заинтересовать статья «Подпись на первичных документах: чья именно?» (журнал «Бухгалтер 911», 2017, № 24).
А вот если бухучет ведет только «сторонний» бухгалтер-предприниматель, часто возникают вопросы: может ли он подписывать первичку, налоговые отчеты и т. п.
Первичные документы. Минфин, ссылаясь на п. 2.13 Положения № 885, был не против подписания первичных документов, в реквизиты которых включена подпись главбуха, сторонними лицами, осуществляющими ведение бухгалтерского учета на условиях гражданско-правового договора (см. письма от 26.09.2006 г. № 31-34000-20-23/20039 и от 04.04.2001 г. № 053-2948).
Как это оформить? На практике соответствующие полномочия указывают в договоре о предоставлении услуг. При этом выдают доверенность на представление предприятия при осуществлении хозяйственных операций с правом подписи подтверждающих их первичных документов.
Подпись на финотчетности. Поскольку стороннего бухгалтера-предпринимателя нанимают, в первую очередь, для ведения бухучета и составления отчетности, то разумеется, как правило именно он и подписывает отчетность (письмо Минфина от 28.02.2003 г. № 041-407-98/23-406/11-1962). Эта его обязанность оговаривается в договоре на бухгалтерское обслуживание. При этом доверенность на подпись отчетности можно не выдавать.
Наличие печати на отчете вообще необязательно, но если она есть, то ставим печать юрлица-заказчика (а не предпринимателя-бухгалтера).
С этим согласен и Минфин (письма от 22.02.2010 г. № 31-34000-10-16/3801, от 04.04.2001 г. № 053-2948), и Фонд соцстраха от несчастных случаев (письмо от 18.02.2010 г. № 157-06-2).
Налоговая отчетность. Налоговая декларация должна быть подписана руководителем налогоплательщика или уполномоченным лицом, а также лицом, ответственным за ведение бухгалтерского учета и предоставление налоговой декларации в контролирующий орган (п.п. 48.5.1 НКУ). При этом согласно п. 48.3 НКУ к обязательным реквизитам налоговой декларации относятся подписи должностных лиц плательщика.
Получается, без подписи должностного лица предприятия на налоговой отчетности не обойтись?
К сожалению, контролеры не дают прямого ответа на этот вопрос. Однако в консультации, размещенной в подкатегории 101.02 ЗІР, при подаче регистрационного заявления плательщика НДС по форме № 1-ПДВ налоговики рекомендуют в случае ведения бухучета на договорных принципах другим юридическим или физическим лицом в поле «Головний бухгалтер або особа, на яку покладено ведення бухгалтерського обліку» ставить прочерк.
Из этого можно сделать вывод, что и в декларации по НДС подписи неработника предприятия-налогоплательщика они видеть не хотят. А вот в письме ГФСУ от 21.03.2018 г. № 1159/6/99-99-08-02-01-15/ІПК налоговики косвенно подтверждают возможность предоставления в электронной форме налоговой отчетности, подписанной уполномоченным лицом («внешним» бухгалтером) при ведении бухгалтерского учета на условиях гражданско-правового договора. Однако в связи с тем, что четкий механизм законодательно не прописан, рекомендуем этот момент согласовать со своей ГНИ.
Заметим, что на практике обычно налоговые отчеты, составленные бухгалтером-предпринимателем или аудиторской/бухгалтерской фирмой, подписывает исключительно руководитель предприятия-заказчика.
И — несколько интересных нюансов:
— сторонний предприниматель может подписывать приходные и расходные кассовые ордера, если он уполномочен на это руководителем предприятия (пп. 25 и 26 Положения № 1486);
6 Положение о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденное постановлением Правления НБУ от 29.12.2017 г. № 148.
— если у юрлица в штатном расписании нет ни кассира, ни бухгалтера, то он может привлечь к выполнению обязанностей кассира стороннего бухгалтера-предпринимателя, но только после заключения с ним договора о полной матответственности (п. 45 Положения № 148, письма НБУ от 14.02.2012 г. № 11-117/708-1645, от 14.02.2002 г. № 11-115/323);
— если вы намерены подавать отчетность в электронном виде, то учите: не стоит передавать свою ЭЦП кому бы то ни было (в том числе стороннему бухгалтеру). Предприниматель-бухгалтер может оформить собственную ЭЦП и подписывать ею отчеты юрлица. Главное, не забудьте уведомить налоговиков об этом в форме приложения 2 к Порядку № 5577.
7 Порядок обмена электронными документами с контролирующими органами, утвержденный приказом Минфина от 06.06.2017 г. № 557.