Оплачиваем отпуска: тонкости

Расчетный период в «нестандартных» ситуациях

В общем случае среднюю зарплату для оплаты отпуска исчисляют исходя из выплат за последние 12 календарных месяцев работы, предшествующих месяцу предоставления отпуска (п. 2 Порядка № 100*). Но не всегда бухгалтеру приходится иметь дело с общими случаями. Поэтому далее выясним, как определить расчетный период в ситуациях «с изюминкой».

* Порядок исчисления средней заработной платы, утвержденный постановлением КМУ от 08.02.95 г. № 100.

Работник проработал на предприятии менее года. В расчетный период включаем фактическое время работы (с 1-го числа месяца после оформления на работу до 1-го числа месяца, в котором предоставляется отпуск). То есть в расчет принимаются только полностью отработанные месяцы (абзац второй п. 2 Порядка № 100).

Пример. Работник принят на работу 25.09.2018 г. С 01.07.2019 г. ему предоставлен ежегодный отпуск.

Работник проработал на предприятии менее 12 календарных месяцев, поэтому расчетным периодом будет октябрь 2018 года — июнь 2019 года.

Работник принят на работу с первого рабочего дня месяца, который не является первым календарным днем. Такой месяц учитывают при определении количества дней в расчетном периоде.

Пример. Работник принят на работу 03.09.2018 г. и уходит в ежегодный отпуск с 15.04.2019 г. На предприятии 5-дневная рабочая неделя с двумя выходными днями — суббота и воскресенье.

Расчетным периодом, за который определяется средняя зарплата, в этом случае будет сентябрь 2018 года — март 2019 года, поскольку 3-е число — первый рабочий день сентября 2018 года (1 и 2 сентября — выходные дни).

Работник не по своей вине не имел заработка в расчетном периоде. В этих случаях применяют особый алгоритм расчета: определяют «условный» расчетный период — 12 календарных месяцев. При этом среднюю зарплату исчисляют исходя из установленной в трудовом договоре тарифной ставки или должностного (месячного) оклада.

Пример. Работница предприятия 04.07.2019 г. вышла из отпуска для ухода за ребенком до достижения им трехлетнего возраста. С 16.07.2019 г. она идет в ежегодный отпуск. В данном случае расчетным периодом является июль 2018 года — июнь 2019 года. Вместе с тем у работницы нет заработка по законодательным причинам (отпуск для ухода за ребенком до 3 лет). В связи с этим среднедневная зарплата для расчета отпускных рассчитывается исходя из оклада, установленного работнице.

Работнику предоставляются неиспользованные дни ежегодного отпуска за несколько лет / Работнику последовательно предоставляются ежегодные основной и дополнительный отпуска. В данном случае расчетный период — те же 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу предоставления отпуска.

При этом важно, в каком именно календарном месяце согласно приказу работнику предоставляется отпуск.

Пример. Работник уходит в отпуск с 22.04.2019 г. Продолжительность отпуска составляет 30 календарных дней (24 календарных дня за текущий рабочий год и 6 — за прошлый).

Расчетным периодом для исчисления суммы отпускных является апрель 2018 года — март 2019 года. Если же отпуска предоставляют отдельно, то расчетный период придется определять каждый раз заново.

Пример. Согласно приказу работнику был предоставлен ежегодный основной отпуск продолжительностью 24 календарных дня с 18.03.2019 г. и дополнительный ежегодный отпуск за ненормированный рабочий день продолжительностью 7 календарных дней с 11.04.2019 г.

При исчислении средней заработной платы для оплаты ежегодного основного отпуска расчетным периодом будет март 2018 года — февраль 2019 года, а для оплаты времени дополнительного отпуска — апрель 2018 года — март 2019 года.

Учет отдельных выплат при расчете отпускных

Премии и разовые вознаграждения. При расчете отпускных премии включают в заработок того месяца, на который они приходятся согласно расчетной ведомости на заработную плату (п. 3 Порядка № 100). Единоразовое вознаграждение по итогам работы за год и за выслугу лет включают в средний заработок путем прибавления к заработку за каждый месяц расчетного периода 1/12 вознаграждения, начисленного в текущем году за предыдущий год.

Пример. Работник уходит в ежегодный отпуск продолжительностью 10 календарных дней с 22.04.2019 г. Расчетным периодом является апрель 2018 года — март 2019 года. Оклад работника составляет 6800,00 грн. Ежемесячная премия — 300,00 грн. Кроме того, работнику в расчетном периоде были начислены квартальные премии в сумме 1800,00 грн., в том числе:

— за І квартал 2018 года (начислена в апреле 2018 года) — 400,00 грн.;

— за ІІ квартал 2018 года (начислена в июле 2018 года) — 400,00 грн.;

— за ІІІ квартал 2018 года (начислена в октябре 2018 года) — 500,00 грн.;

— за IV квартал 2018 года (начислена в январе 2019 года) — 500,00 грн.

Также в апреле 2019 года работнику начислена премия в размере 600,00 грн. за І квартал 2019 года. Единоразовое вознаграждение по итогам работы за 2018 год начислено в январе 2019 года и составляет 2800,00 грн.

Нам нужно определить, какие из указанных в примере премии и вознаграждения попадут в расчет «средней» для исчисления отпускных, выплаченных в апреле 2019 года. Квартальная премия, начисленная в апреле 2018 года за I квартал 2018 года, в полном объеме войдет в расчет «средней», несмотря на то, что она начислена за месяцы, не вошедшие в расчетный период. Премию, начисленную в апреле 2019 года, наоборот, не учитываем в расчете отпускных, хотя она и начислена за месяцы, вошедшие в расчетный период. Таким образом, в расчет включаем квартальные премии, начисленные за І — IV кварталы 2018 года. Само собой попадут в расчет и ежемесячные премии, начисленные в месяцах отчетного периода. Вознаграждение по итогам работы за 2018 год, начисленное в 2019 году, также включаем в расчет средней зарплаты путем добавления 1/12 от суммы вознаграждения к заработку каждого месяца расчетного периода.

Таким образом, определим сумму выплат за расчетный период: (6800,00 + 300,00) х 12 + 1800,00 + 2800,00 = 89800,00 (грн.).

Среднедневная заработная плата составила: 89800,00 : (365 - 11) = 253,67 (грн./к. дн.), где 365 — общее количество календарных дней расчетного периода; 11 — количество праздничных и нерабочих дней, приходящихся на расчетный период.

Сумма отпускных за 10 календарных дней составит: 253,67 х 10 = 2536,70 (грн.).

Больничные и декретные. При определении суммы отпускных в расчет включают также пособие по временной нетрудоспособности (абзац четвертый п. 3 Порядка № 100). Напомним: в общем случае первые 5 дней временной нетрудоспособности оплачивает работодатель, а начиная с 6-го дня работнику выплачивается пособие по временной нетрудоспособности за счет средств Фонда социального страхования. При этом в расчет среднего заработка для определения суммы отпускных включают общую сумму оплаты периода временной нетрудоспособности. Соответственно, и календарные дни, на которые приходится временная нетрудоспособность работника, включают в общее количество календарных дней за расчетный период.

Пример. Работнику предоставляется ежегодный основной отпуск с 01.04.2019 г. продолжительностью 7 календарных дней. Расчетный период для определения суммы отпускных: апрель 2018 года — март 2019 года. Сумма заработной платы за расчетный период составила 86250,00 грн. Сумма оплаты больничного листа за период временной нетрудоспособности с 11.12.2018 г. по 20.12.2018 г. — 2393,40 грн. Определим количество календарных дней в расчетном периоде: 365 - 11 = 354 (к. дн.), где 365 — общее количество календарных дней в расчетном периоде; 11 — количество праздничных и нерабочих дней, приходящихся на расчетный период. Определим среднедневную заработную плату:

(86250,00 + 2393,40) : 354 = 250,41 (грн./к. дн.).

Сумма отпускных составляет: 250,41 х 7 = 1752,87 (грн.).

А вот о пособии по беременности и родам в Порядке № 100 прямо не говорится. Однако это не означает, что ему не место в расчете средней заработной платы для определения суммы отпускных. Декретные компенсируют потерю зарплаты за период отпуска в связи с беременностью и родами.

Из этого следует, что пособие по беременности и родам нужно включать в расчет средней зарплаты для определения суммы отпускных.

Пример. Работнице по ее просьбе предоставлен ежегодный отпуск продолжительностью 24 календарных дня сразу после окончания отпуска в связи с беременностью и родами. Отпуск в связи с беременностью и родами приходился на период с 03.12.2018 г. по 07.04.2019 г. включительно. В ежегодный отпуск работница уходит с 08.04.2019 г. Расчетный период для определения суммы отпускных: апрель 2018 года — март 2019 года. Заработная плата за расчетный период составила 46740,00 грн. Общая сумма пособия по беременности и родам — 23897,16 грн., в том числе за апрель 2019 года — 1327,62 грн. Определим количество календарных дней, принимаемых в расчет: 365 - 11 = 354 (к. дн.).

Внимание: в расчете среднедневной заработной платы будет участвовать только часть пособия по беременности и родам, приходящаяся на месяцы расчетного периода, в размере 22569,54 грн. (23897,16 - 1327,62). Рассчитаем среднедневную заработную плату: (46740,00 + 22569,54) : 354 = 195,79 (грн./к. дн.).

Сумма отпускных составляет: 195,79 x 24 = 4698,96 (грн.).

Учет отпускных и матпомощи при расчете отпускных. Отпускные, начисленные работнику за время нахождения в предыдущем отпуске, допускает к участию в расчете средней заработной платы для определения суммы отпускных абзац четвертый п. 3 Порядка № 100.

А вот матпомощи в такой расчет путь закрыт. «Преградой» в этом случае выступает п.п. «б» п. 4 упомянутого Порядка.

Помните: на основании п.п. «б» п. 4 Порядка № 100 при расчете среднего заработка для оплаты отпусков не учитывают и другие единоразовые выплаты (компенсацию за неиспользованный отпуск, помощь работникам, выходящим на пенсию, выходное пособие и др.).

Пример. Работнику предприятия предоставляется ежегодный отпуск с 17.04.2019 г. продолжительностью 10 календарных дней. В расчетном периоде (апрель 2018 года — март 2019 года) ему были начислены:

— заработная плата — 62900,00 грн.;

— отпускные за период с 6 по 19 августа 2018 года — 2578,10 грн.;

— материальная помощь на оздоровление к отпуску — 1200,00 грн.

Из полученных в расчетном периоде выплат в расчет средней заработной платы работника для исчисления суммы отпускных попадут только зарплата и отпускные. Матпомощь в расчет не включаем. Рассчитаем среднедневную заработную плату: (62900,00 + 2578,10) : (365 - 11) = 184,97 (грн./к. дн.), где 365 — общее количество календарных дней в расчетном периоде; 11 — количество праздничных и нерабочих дней, приходящихся на расчетный период.

Определим сумму отпускных: 184,97 x 10 = 1849,70 (грн.).