Оплачиваем отпуска: тонкости
Расчетный период в «нестандартных» ситуациях
В общем случае среднюю зарплату для оплаты отпуска исчисляют исходя из выплат за последние 12 календарных месяцев работы, предшествующих месяцу предоставления отпуска (п. 2 Порядка № 100*). Но не всегда бухгалтеру приходится иметь дело с общими случаями. Поэтому далее выясним, как определить расчетный период в ситуациях «с изюминкой».
* Порядок исчисления средней заработной платы, утвержденный постановлением КМУ от 08.02.95 г. № 100.
Работник проработал на предприятии менее года. В расчетный период включаем фактическое время работы (с 1-го числа месяца после оформления на работу до 1-го числа месяца, в котором предоставляется отпуск). То есть в расчет принимаются только полностью отработанные месяцы (абзац второй п. 2 Порядка № 100).
Пример. Работник принят на работу 25.09.2018 г. С 01.07.2019 г. ему предоставлен ежегодный отпуск.
Работник проработал на предприятии менее 12 календарных месяцев, поэтому расчетным периодом будет октябрь 2018 года — июнь 2019 года.
Работник принят на работу с первого рабочего дня месяца, который не является первым календарным днем. Такой месяц учитывают при определении количества дней в расчетном периоде.
Пример. Работник принят на работу 03.09.2018 г. и уходит в ежегодный отпуск с 15.04.2019 г. На предприятии 5-дневная рабочая неделя с двумя выходными днями — суббота и воскресенье.
Расчетным периодом, за который определяется средняя зарплата, в этом случае будет сентябрь 2018 года — март 2019 года, поскольку 3-е число — первый рабочий день сентября 2018 года (1 и 2 сентября — выходные дни).
См. письмо Минсоцполитики от 06.10.2014 г. № 493/18/ 99-14.
Работник не по своей вине не имел заработка в расчетном периоде. В этих случаях применяют особый алгоритм расчета: определяют «условный» расчетный период — 12 календарных месяцев. При этом среднюю зарплату исчисляют исходя из установленной в трудовом договоре тарифной ставки или должностного (месячного) оклада.
Пример. Работница предприятия 04.07.2019 г. вышла из отпуска для ухода за ребенком до достижения им трехлетнего возраста. С 16.07.2019 г. она идет в ежегодный отпуск. В данном случае расчетным периодом является июль 2018 года — июнь 2019 года. Вместе с тем у работницы нет заработка по законодательным причинам (отпуск для ухода за ребенком до 3 лет). В связи с этим среднедневная зарплата для расчета отпускных рассчитывается исходя из оклада, установленного работнице.
Работнику предоставляются неиспользованные дни ежегодного отпуска за несколько лет / Работнику последовательно предоставляются ежегодные основной и дополнительный отпуска. В данном случае расчетный период — те же 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу предоставления отпуска.
При этом важно, в каком именно календарном месяце согласно приказу работнику предоставляется отпуск.
О том, что расчетный период в таком случае не зависит от месяца издания приказа и количества таких приказов, разъяснялось в письмах Минсоцполитики от 26.10.2016 г. № 1475/13/ 84-16 и от 01.12.2016 г. № 1623/13/84-16.
Пример. Работник уходит в отпуск с 22.04.2019 г. Продолжительность отпуска составляет 30 календарных дней (24 календарных дня за текущий рабочий год и 6 — за прошлый).
Расчетным периодом для исчисления суммы отпускных является апрель 2018 года — март 2019 года. Если же отпуска предоставляют отдельно, то расчетный период придется определять каждый раз заново.
Пример. Согласно приказу работнику был предоставлен ежегодный основной отпуск продолжительностью 24 календарных дня с 18.03.2019 г. и дополнительный ежегодный отпуск за ненормированный рабочий день продолжительностью 7 календарных дней с 11.04.2019 г.
При исчислении средней заработной платы для оплаты ежегодного основного отпуска расчетным периодом будет март 2018 года — февраль 2019 года, а для оплаты времени дополнительного отпуска — апрель 2018 года — март 2019 года.
Учет отдельных выплат при расчете отпускных
Премии и разовые вознаграждения. При расчете отпускных премии включают в заработок того месяца, на который они приходятся согласно расчетной ведомости на заработную плату (п. 3 Порядка № 100). Единоразовое вознаграждение по итогам работы за год и за выслугу лет включают в средний заработок путем прибавления к заработку за каждый месяц расчетного периода 1/12 вознаграждения, начисленного в текущем году за предыдущий год.
Пример. Работник уходит в ежегодный отпуск продолжительностью 10 календарных дней с 22.04.2019 г. Расчетным периодом является апрель 2018 года — март 2019 года. Оклад работника составляет 6800,00 грн. Ежемесячная премия — 300,00 грн. Кроме того, работнику в расчетном периоде были начислены квартальные премии в сумме 1800,00 грн., в том числе:
— за І квартал 2018 года (начислена в апреле 2018 года) — 400,00 грн.;
— за ІІ квартал 2018 года (начислена в июле 2018 года) — 400,00 грн.;
— за ІІІ квартал 2018 года (начислена в октябре 2018 года) — 500,00 грн.;
— за IV квартал 2018 года (начислена в январе 2019 года) — 500,00 грн.
Также в апреле 2019 года работнику начислена премия в размере 600,00 грн. за І квартал 2019 года. Единоразовое вознаграждение по итогам работы за 2018 год начислено в январе 2019 года и составляет 2800,00 грн.
Нам нужно определить, какие из указанных в примере премии и вознаграждения попадут в расчет «средней» для исчисления отпускных, выплаченных в апреле 2019 года. Квартальная премия, начисленная в апреле 2018 года за I квартал 2018 года, в полном объеме войдет в расчет «средней», несмотря на то, что она начислена за месяцы, не вошедшие в расчетный период. Премию, начисленную в апреле 2019 года, наоборот, не учитываем в расчете отпускных, хотя она и начислена за месяцы, вошедшие в расчетный период. Таким образом, в расчет включаем квартальные премии, начисленные за І — IV кварталы 2018 года. Само собой попадут в расчет и ежемесячные премии, начисленные в месяцах отчетного периода. Вознаграждение по итогам работы за 2018 год, начисленное в 2019 году, также включаем в расчет средней зарплаты путем добавления 1/12 от суммы вознаграждения к заработку каждого месяца расчетного периода.
В связи с тем, что в рассматриваемом случае расчетный период равен 12 месяцам, в расчете средней зарплаты участвует вся сумма вознаграждения.
Таким образом, определим сумму выплат за расчетный период: (6800,00 + 300,00) х 12 + 1800,00 + 2800,00 = 89800,00 (грн.).
Среднедневная заработная плата составила: 89800,00 : (365 - 11) = 253,67 (грн./к. дн.), где 365 — общее количество календарных дней расчетного периода; 11 — количество праздничных и нерабочих дней, приходящихся на расчетный период.
Сумма отпускных за 10 календарных дней составит: 253,67 х 10 = 2536,70 (грн.).
Больничные и декретные. При определении суммы отпускных в расчет включают также пособие по временной нетрудоспособности (абзац четвертый п. 3 Порядка № 100). Напомним: в общем случае первые 5 дней временной нетрудоспособности оплачивает работодатель, а начиная с 6-го дня работнику выплачивается пособие по временной нетрудоспособности за счет средств Фонда социального страхования. При этом в расчет среднего заработка для определения суммы отпускных включают общую сумму оплаты периода временной нетрудоспособности. Соответственно, и календарные дни, на которые приходится временная нетрудоспособность работника, включают в общее количество календарных дней за расчетный период.
Аналогичные разъяснения были предоставлены в совместном письме Минтруда и Минфина от 04.04.2006 г. № 2300/0/14-06/13-15, № 31-18040-02-5/6826.
Пример. Работнику предоставляется ежегодный основной отпуск с 01.04.2019 г. продолжительностью 7 календарных дней. Расчетный период для определения суммы отпускных: апрель 2018 года — март 2019 года. Сумма заработной платы за расчетный период составила 86250,00 грн. Сумма оплаты больничного листа за период временной нетрудоспособности с 11.12.2018 г. по 20.12.2018 г. — 2393,40 грн. Определим количество календарных дней в расчетном периоде: 365 - 11 = 354 (к. дн.), где 365 — общее количество календарных дней в расчетном периоде; 11 — количество праздничных и нерабочих дней, приходящихся на расчетный период. Определим среднедневную заработную плату:
(86250,00 + 2393,40) : 354 = 250,41 (грн./к. дн.).
Сумма отпускных составляет: 250,41 х 7 = 1752,87 (грн.).
А вот о пособии по беременности и родам в Порядке № 100 прямо не говорится. Однако это не означает, что ему не место в расчете средней заработной платы для определения суммы отпускных. Декретные компенсируют потерю зарплаты за период отпуска в связи с беременностью и родами.
То есть они подпадают под понятие выплат за время, в течение которого за работником сохраняется средний заработок (абзац четвертый п. 3 Порядка № 100).
Из этого следует, что пособие по беременности и родам нужно включать в расчет средней зарплаты для определения суммы отпускных.
Пример. Работнице по ее просьбе предоставлен ежегодный отпуск продолжительностью 24 календарных дня сразу после окончания отпуска в связи с беременностью и родами. Отпуск в связи с беременностью и родами приходился на период с 03.12.2018 г. по 07.04.2019 г. включительно. В ежегодный отпуск работница уходит с 08.04.2019 г. Расчетный период для определения суммы отпускных: апрель 2018 года — март 2019 года. Заработная плата за расчетный период составила 46740,00 грн. Общая сумма пособия по беременности и родам — 23897,16 грн., в том числе за апрель 2019 года — 1327,62 грн. Определим количество календарных дней, принимаемых в расчет: 365 - 11 = 354 (к. дн.).
Внимание: в расчете среднедневной заработной платы будет участвовать только часть пособия по беременности и родам, приходящаяся на месяцы расчетного периода, в размере 22569,54 грн. (23897,16 - 1327,62). Рассчитаем среднедневную заработную плату: (46740,00 + 22569,54) : 354 = 195,79 (грн./к. дн.).
Сумма отпускных составляет: 195,79 x 24 = 4698,96 (грн.).
Учет отпускных и матпомощи при расчете отпускных. Отпускные, начисленные работнику за время нахождения в предыдущем отпуске, допускает к участию в расчете средней заработной платы для определения суммы отпускных абзац четвертый п. 3 Порядка № 100.
А вот матпомощи в такой расчет путь закрыт. «Преградой» в этом случае выступает п.п. «б» п. 4 упомянутого Порядка.
Причем заметьте: материальную помощь не учитывают при исчислении средней заработной платы для оплаты отпусков независимо от того, является она разовой или нет, предоставлена она одному или всем (большинству) сотрудников (см. письмо Минтруда от 13.12.2005 г. № 694/13/84-05).
Помните: на основании п.п. «б» п. 4 Порядка № 100 при расчете среднего заработка для оплаты отпусков не учитывают и другие единоразовые выплаты (компенсацию за неиспользованный отпуск, помощь работникам, выходящим на пенсию, выходное пособие и др.).
Пример. Работнику предприятия предоставляется ежегодный отпуск с 17.04.2019 г. продолжительностью 10 календарных дней. В расчетном периоде (апрель 2018 года — март 2019 года) ему были начислены:
— заработная плата — 62900,00 грн.;
— отпускные за период с 6 по 19 августа 2018 года — 2578,10 грн.;
— материальная помощь на оздоровление к отпуску — 1200,00 грн.
Из полученных в расчетном периоде выплат в расчет средней заработной платы работника для исчисления суммы отпускных попадут только зарплата и отпускные. Матпомощь в расчет не включаем. Рассчитаем среднедневную заработную плату: (62900,00 + 2578,10) : (365 - 11) = 184,97 (грн./к. дн.), где 365 — общее количество календарных дней в расчетном периоде; 11 — количество праздничных и нерабочих дней, приходящихся на расчетный период.
Определим сумму отпускных: 184,97 x 10 = 1849,70 (грн.).
