Не забываем — подаем Уведомление о выплате соцстраховских средств

Всем известно — получив соцстраховские средства на счет и выплатив их работникам, работодатель обязан отчитаться перед Фондом соцстраха (далее — ФСС). Для этого нужно направить Уведомление о том, что средства выплачены в полном объеме и в положенный срок.

Форма и содержание Уведомления. Форму Уведомления о выплате средств застрахованным лицам можно найти в приложении 2 к Порядку № 12*. Заполнить ее проще простого . Всего лишь нужно указать по каждому застрахованному лицу, которому были произведены соцстраховские выплаты:

* Порядок финансирования страхователей для предоставления материального обеспечения застрахованным лицам в связи с временной потерей трудоспособности и отдельных выплат пострадавшим на производстве за счет средств Фонда социального страхования Украины, утвержденный постановлением правления ФСС от 19.07.2018 г. № 12.

— Ф. И. О.;

— данные листка нетрудоспособности (серию и номер);

— дату выплаты и сумму выплаченного пособия, которое было профинансировано ФСС.

Изменение местонахождения. Если случилось так, что после подачи заявления-расчета работодатель поменял свое местонахождение, Уведомление о выплате средств можно подать в орган ФСС по новому месту регистрации.

Способ подачи. У страхователей есть возможность направить Уведомление в ФСС одним из трех способов (п. 10 Порядка № 12):

— в электронном виде с использованием электронной подписи;

— письмом с уведомлением;

— принести непосредственно в рабочий орган исполнительной дирекции Фонда или его отделение.

Безусловно, отправка Уведомлений по электронке значительно упрощает жизнь бухгалтера. Как это сделать?

Прежде всего у вас должны быть оформлены квалифицированные электронные подписи (КЭП) ответственных лиц (руководитель, главный бухгалтер, ФЛП) и электронная печать (если печать у вас есть). Также понадобится специализированное программное обеспечение для создания и отправки электронных документов в ФСС. Вы можете выбрать его самостоятельно. Например, такие программы, как «M.E.doc» или «Соната», вполне соответствуют требованиям к программному обеспечению для электронного документооборота с ФСС.

Ну и, конечно, заключите договор о представлении электронных документов с отделением рабочего органа ФСС.

Приказом исполнительной дирекции Фонда от 26.08.2020 г. № 415-од утверждена новая форма примерного договора о предоставлении электронных документов в Фонд. Ее вы можете найти на сайте ФСС по ссылке: www.fssu.gov.ua/fse/control/main/uk/publish/article/970844 (ср. ). Также договор можно получить в исполнительной дирекции или отделении ФСС по своему местонахождению или месту жительства.

Договор заключается в бумажной форме в двух экземплярах и содержит требования относительно электронного документооборота.

Все документы должны быть заверены подписью руководителя/ФЛП и печатью (при наличии). Электронные документы от страхователей ФСС принимает через существующую автоматизированную систему принятия электронных документов, которая использовалась для приема отчета Ф4-ФСС з ТВП.

Для предоставления электронного Уведомления страхователь в специализированной программе выбирает нужный бланк (Уведомление имеет код С1100201), заполняет необходимые реквизиты, подписывает электронной подписью/печатью, выбирает адрес получателя ezvit@fssu.gov.ua и отправляет документ в ФСС.

По факту поступления Уведомления ФСС направляет страхователю оповещения, которые последний принимает в своей специализированной программе в виде квитанций. Каждая из трех квитанций фиксирует:

первая — факт и время получения электронного Уведомления Фондом. Собственно, эта дата и считается датой подачи Уведомления;

вторая — факт поступления электронного документа (Уведомления) в отдел ФСС, который по результатам проверки удостоверяет факт и время его отправки для дальнейшей проработки и дату регистрации в базе данных ФСС;

третья — факт и время приема/неприема электронного Уведомления по результатам его обработки и проверки отделением ФСС по месту регистрации страхователя. Также эта квитанция содержит информацию о регистрационном номере и дате регистрации документа (Уведомления) в базе данных Фонда.

Сроки подачи Уведомления и ответственность. Подать Уведомление нужно в течение месяца со дня проведения выплат.

Если вы пропустили этот срок, не спешите паниковать. У вас в запасе есть еще 2 месяца для подачи Уведомления (см. далее).

Но помните! Забывчивому работодателю, который так и не уведомит ФСС о проведенных выплатах в течение 3 месяцев со дня осуществления финансирования, может грозить проверка по вопросам использования средств Фонда.

И если в ходе проверки найдут нарушения, то работодателю «светят» финсанкции по ч. 6 ст. 15 Закона об общеобязательном государственном соцстраховании: возврат всей суммы неправомерно потраченных средств ФСС и штраф в размере 50 % такой суммы.

А виновным должностным лицам может грозить админштраф в размере от 136 до 255 грн по ст. 165⁵ КоАП.