Электронные трудовые книжки: «низкий старт»

Вы, наверное, уже догадались, о чем речь. С 10.06.2021 г. вступает в силу Закон № 1217¹, который предусматривает переход на электронный учет трудовой деятельности. Предварительное знакомство у нас с ним уже произошло². Теперь, что называется, «ближе к делу» с привязкой к датам. Поскольку очень важно не опередить события. Ведь «трудовые» штрафы кусаются.

¹ Закон Украины «О внесении изменений в некоторые законодательные акты Украины относительно учета трудовой деятельности работника в электронной форме» от 05.02.2021 г. № 1217-IX.

² Статьи: «Закон «по трудовым книжкам»: подписан и опубликован» (журнал «Бухгалтер 911», 2021, № 11), «Диджитализацией по трудовым книжкам: Закон принят» (журнал «Бухгалтер 911», 2021, № 9).

До 09.06.2021 г. включительно

До даты вступления в силу Закона № 1217 действуют «старые» правила учета трудовой деятельности, в частности:

— при приеме на основное место работы работник обязан предоставить трудовую книжку (кроме тех, кто трудоустраивается впервые и еще не имеет трудовой книжки);

— работодатель должен внести в трудовую книжку записи о приеме на работу, о переводе на другую постоянную работу, о поощрениях и вознаграждениях;

— при увольнении работнику выдают трудовую книжку с записью об увольнении.

То есть по всем таким фактам (прием, увольнение и т. д.), которые произошли до 09.06.2021 г. включительно, оформление должно быть именно таким.

Например, вы приняли на работу работника 09.06.2021 г. Он предоставил вам свою трудовую книжку. А согласно Инструкции № 58³ запись о приеме в трудовую книжку вы должны внести не позднее недельного срока. Но с 10.06.2021 г. уже заработает норма КЗоТ, согласно которой учет трудовой деятельности работника осуществляется в электронной форме, а заводить и вносить записи в трудовую книжку нужно лишь по требованию работника. Вопрос: так вносить запись или уже не нужно, если работник этого не требует? Ответ: да, вносить обязательно. Вы должны все «доделать» (по части заполнения трудовой книжки) еще по старым правилам.

³ Инструкция о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденная приказом Минтруда от 29.07.93 г. № 58.

Также до 09.06.2021 г. включительно работодатели не обязаны передавать в ПФУ скан-копии трудовых книжек (или оцифрованные сведения). Это можно сделать добровольно в соответствии с Порядком № 1084⁴ и пояснениями на портале ПФУ (portal.pfu.gov.ua/).

⁴ Порядок учета трудовой деятельности работника, физического лица — предпринимателя, физического лица, обеспечивающего себя работой самостоятельно, в электронной форме, утвержденный постановлением КМУ от 27.11.2019 г. № 1084.

Важно! Работодатели, которые уже передали в ПФУ скан-копии трудовых книжек работников, продолжают хранить такие трудовые книжки у себя и на руки работникам их не выдают (по вопросу выдачи таких книжек работникам после 09.06.2021 г. ждем официальных разъяснений).

В случае перевода работника на другую постоянную работу или увольнения работника после того, как данные его трудовой книжки были переданы в ПФУ в соответствии с Порядком № 1084, но до 10.06.2021 г., все записи о переводе/увольнении обязательно вносятся в бумажную трудовую книжку.

В последний день увольнения работодатель обязан внести соответствующую запись об увольнении в трудовую книжку и выдать ее на руки работнику. Не забудьте также провести в день увольнения окончательный расчет с работником. Копию приказа об увольнении работодатель выдает работнику, если увольнение происходит по инициативе работодателя. В других случаях копия приказа выдается по требованию работника.

С 10.06.2021 г.

С даты вступления в силу Закона № 1217 осуществляется переход на так называемые электронные трудовые книжки. Но спешить с переходом не стоит.

Как же будет вестись учет трудовой деятельности после даты «Х» — с 10.06.2021 г.?

Работники, которые по состоянию на 10.06.2021 г. работают у работодателя. Трудовые книжки таких работников работодатель сканирует и передает в ПФУ (передавать ли повторно, если скан-копии уже передавались ранее, пока неизвестно).

Очевидно, этим будет заниматься именно работодатель, поскольку трудовые книжки хранятся у него. Но не во всех случаях. Работодатель-ФЛП не хранит у себя трудовые книжки работников⁵. Поэтому сканированием и передачей в ПФУ трудовых книжек работников ФЛП, как представляется, будут заниматься сами работники ФЛП.

⁵ См. статью «У кого хранятся трудовые книжки работников ФЛП?» (журнал «Бухгалтер 911», 2019, № 15).

Порядок/сроки/очередность подачи сведений для создания электронных трудовых книжек должен определить ПФУ по согласованию с Минсоцполитики (п. 5 ч. 4 ст. 20 Закона о ЕСВ в редакции с 10.06.2021 г.).

На сайте СПО объединения профсоюзов можно найти проект постановления правления ПФУ об утверждении Порядка подачи сведений о трудовой деятельности в электронной форме.

Этот проект разработан еще во исполнение «старого» постановления КМУ от 27.11.2019 г. № 1084, а не обновленного п. 5 ч. 4 ст. 20 Закона о ЕСВ. И формально для нашего случая не подходит.

Но будет ли ПФУ «изобретать велосипед»? Как представляется, этот проект просто «перепрошьют» под последние законодательные изменения. И на выходе мы получим примерно то же самое.

В этой связи отметим, что ничего нового этот проект не несет. Он лишь формализует существующие разъяснения ПФУ. В частности, в нем предусмотрено два способа подачи сведений о трудовой деятельности через веб-портал электронных услуг (portal.pfu.gov.ua/): (1) в виде копий сканированных документов; (2) в оцифрованном виде — путем создания соответствующей электронной записи в электронном кабинете страхователя или застрахованного лица, к которой приложены скан-копии документов, на основании которых создана эта запись.

Согласно указанному проекту сканированные копии трудовой книжки и документов о стаже должны:

— быть изготовлены в цветном формате с оригиналов документов;

— содержать все страницы трудовой книжки в хронологическом порядке и поля соответствующих документов;

— быть пригодными для восприятия их содержания, в частности иметь читабельные данные о серии и номере бланков документов.

Разделительная способность при сканировании — 300 dpi. Формат изображения — jpg или pdf. Размер каждого файла — не более 1 Мб.

Передать скан-копии (оцифрованные сведения) документов о трудовом стаже может как работодатель, так и работник (обязательно наличие электронной подписи).

Указанные рекомендации актуальны на этапе первоначальной передачи сведений о трудовой деятельности работника в ПФУ и позволяют сформировать начальную «трудовую» базу данных.

После завершения работ по «электронизации» сведений о трудовой деятельности работодатель выдает имеющиеся трудовые книжки работникам под подпись. Дальше все сведения о трудовой деятельности работников будут «стекаться» в так называемую электронную трудовую книжку.

А как быть с работниками, которые приняты до и увольняются после вступления в силу Закона № 1217, однако сведения из трудовой книжки еще не переданы в ПФУ?

Увольняем, как того требует закон, и выдаем им в день увольнения должным образом оформленную трудовую книжку и копию приказа об увольнении. Дело в том, что после вступления в силу Закона № 1217 предоставление копии такого приказа работникам, которые увольняются, станет обязанностью работодателя.

Если работник увольняется после завершения указанной процедуры (трудовую книжку отсканировали и передали в ПФУ, а оригинал вернули работнику), то работодатель вносит соответствующую запись об увольнении в бумажную трудовую книжку, хранящуюся у работника, по требованию самого работника (ч. 1 ст. 47 КЗоТ в редакции с 10.06.2021 г.). То есть если сам работник заявит соответствующее требование.

Работники, которые будут приняты на работу с 10.06.2021 г. При приеме на работу работник должен будет предоставить трудовую книжку (при ее наличии) или сведения о трудовой деятельности из Реестра застрахованных лиц. Каким образом можно будет получить эти сведения и кто их будет получать — работник или работодатель, пока непонятно. Эти моменты должны определить нормативно-правовые акты, принятые во исполнение Закона № 1217.

Если лицо предоставляет трудовую книжку, работодатель ознакомляется с ней, а потом возвращает трудовую книжку работнику. Это следует из логики изменений, предусмотренных Законом № 1217.

Записи о приеме на работу, переводе, поощрениях и награждениях за успехи в работе в бумажную трудовую книжку работодатель вносит только по требованию работника (ст. 48 КЗоТ в редакции с 10.06.2021 г.).

Гражданин, который принимается на работу впервые, будет иметь право потребовать оформить ему бумажную трудовую книжку. И работодатель обязан будет это сделать не позднее 5 дней после приема на работу.

В день увольнения работодатель обязан выдать работнику копию приказа (распоряжения) об увольнении и провести с ним окончательный расчет. В бумажную трудовую книжку запись об увольнении работодатель обязан вносить снова-таки только по требованию работника (ст. 47 КЗоТ в редакции с 10.06.2021 г.).

То есть с 10.06.2021 г. начнется отход от использования бумажных трудовых книжек. При этом актуальные сведения о трудовой деятельности (о приеме на работу, присвоении, изменении, лишении разряда, ранга, класса, звания, категории, прохождении стажировки, переводе на другую работу, основаниях увольнения) будут попадать непосредственно в Реестр застрахованных лиц (в ту часть персональной электронной учетной карточки, которая отражает трудовую деятельность лица, — в электронную трудовую книжку). Каким именно образом — пока до конца не понятно.

Основное место

С 10.06.2021 г. основным местом работы будет считаться место, где работник работает на основании трудового договора и которое определено им как основное согласно поданному заявлению (до отзыва) и сведениям, учитываемым в реестре застрахованных лиц (п. 12 ч. 1 ст. 1 Закона о ЕСВ). Считаем, что речь идет о заявлении о приеме на работу (хотя, возможно, придумают специальное заявление). Соответственно с 10 июня в заявлении о приеме на работу работник должен прямо указывать, на какое место работы (основное или по совместительству) он просит его принять. А от действующего сейчас подхода «если в заявлении не сказано, что по совместительству, значит — по основному» лучше воздержаться.

ФЛП

ФЛП не является наемным работником, поэтому запись в трудовую книжку о своей предпринимательской деятельности он не вносит.

Как разъясняют специалисты ПФУ, для оцифровки предпринимательской деятельности ФЛП нужно подать через веб-портал ПФ скан-копии извлечения из ЕГР о госрегистрации в качестве ФЛП или справки из ГНС об учете в качестве субъекта предпринимательской деятельности.