Сайт для бухгалтеров №1 в Украине

Получайте
новости почтой!


30.03.17
82638 17 Печатать

Топ-10: списываем ГСМ

ГСМ — «нормируемая» категория запасов и потому продолжает будоражить не одного бухгалтера. Ведь здесь важнее всего правильно оформить списание таких запасов. Так что прямо сейчас рассмотрим «горячую десятку» нормативно-ГСМных вопросов.
Прежде чем окунуться в вопросы, связанные с учетом списания ГСМ, отметим несколько важных моментов. ГСМ, купленные для технологических нужд производства, эксплуатации транспортных средств, а также для производства энергии и отопления зданий, как составляющую запасов предприятия учитывают на субсчете 203 «Топливо». К нему, в зависимости от ситуации, открывают субсчета второго и третьего порядка (под конкретную марку топлива, место хранения, для учета оплаченных талонов на топливо и т. п.).

А теперь непосредственно будем разбираться с расходованием/списанием ГСМ.

Расходуете ГСМ? Равняйтесь на нормы

Предприятие в хозяйственной деятельности использует два автомобиля: легковой — для обслуживания админперсонала, грузовой — для сбыта товара. Обязательно ли рассчитывать нормативный расход ГСМ по Нормам № 431?

1 Нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте, утвержденные приказом Минтранса от 10.02.98 г. № 43.

С одной стороны, НКУ не содержит никаких ограничений насчет отнесения в состав расходов исключительно нормативных затрат на ГСМ. С другой же стороны, хозяйственность расходов остается важной для НДС-учета. А сверхнормативный расход топлива, помимо прочего, может свидетельствовать еще и о его хищении.

Нормы № 43 как раз и предназначены не только для планирования потребности предприятий, организаций и учреждений в ГСМ, но и для контроля за их расходованием. Они позволяют избежать злоупотреблений и нехозяйственного перерасхода топлива.

На тот факт, что этот документ

должны применять все предприятия-автовладельцы независимо от формы собственности,

неоднократно указывали специалисты Мининфраструктуры (см. письма от 17.02.2014 г. № 1545/25/10-14 и от 03.02.2015 г. № 1186/25/10-15).

На применении Норм № 43 в учетных целях всегда настаивали и продолжают настаивать и налоговики (см., например, письмо ГФСУ от 09.06.2015 г. № 11999/6/99-99-19-01-01-15 // «Налоги и бухгалтерский учет», 2015, № 53, с. 5).

То есть все без исключения предприятия-автовладельцы должны нормировать собственный расход ГСМ. Причем независимо от того, сколько у них в распоряжении работающей автотехники (даже если на предприятии работает один автомобиль).

Для этого вы можете пользоваться непосредственно Нормами № 43 или же разработать собственное, основанное на них, положение о списании ГСМ, которое будет максимально учитывать специфику конкретно вашего предприятия. Это позволит вам разграничить нормативные и сверхнормативные топливные расходы.

Виды норм расхода ГСМ

Какие нормы расхода топлива установлены для автомобилей? Как ими пользоваться и как определить нормативный расход ГСМ?

Различные виды норм расхода топлива для автомобилей установлены пп. 1.2 — 1.8 Норм № 43. Основой является базовая норма на пробег автомобиля — на 100 км (приложения А и Б).

К тому же в зависимости от модели и проделываемой работы авто дополнительно следует учитывать:

 норму на выполнение транспортной работы (учитывает дополнительный расход топлива при движении автомобиля с грузом) — на 100 тонно-километров (т•км);

 норму на одну тонну снаряженной массы (учитывает дополнительный расход топлива при изменении снаряженной массы автомобиля, прицепа или полуприцепа);

 норму на ездку с грузом (учитывает увеличение расхода топлива, связанное с маневрированием и выполнением операций загрузки и разгрузки) — на одну ездку;

 норму на пробег при выполнении специальной работы — на 100 км (табл. Б.2 приложения Б);

 норму на работу специального оборудования, установленного на автомобилях, — на час или на выполненную операцию (табл. Б.1 приложения Б);

 базовую норму на работу автономного (независимого) обогревателя — на один час его работы.

Учтите! Для расчета общего нормативного расхода топлива перечисленные выше нормативы корректируют с помощью поправочных коэффициентов, которые помогают учесть дорожные, климатические и другие эксплуатационные факторы (см. разд. 3 Норм № 43). Величины поправочных коэффициентов устанавливает руководитель предприятия и утверждает приказом по предприятию ( п.п. 3.5.8 Норм № 43). Напомним, они бывают как повышающие, так и понижающие.

Сам же нормативный расход ГСМ для каждого конкретного автомобиля (оборудования) с применением соответствующих норм расхода топлива и коэффициентов их корректировки рассчитывают по формулам, приведенным в разд. 4 Норм № 43. Подробнее о расчете нормативного расхода топлива см. «Налоги и бухгалтерский учет», 2016, № 58, с. 30.

Первичка для списания ГСМ

Достаточно ли для списания ГСМ составлять путевые листы? Или вдобавок к ним нужны акты на списание, бухгалтерские справки и т. п.?

Заметим, что в своих разъяснениях в качестве документа, подтверждающего расходование ГСМ, налоговики хотят видеть первичный документ, по своей природе являющийся аналогом путевого листа (см. письмо ГФСУ от 09.06.2015 г. № 11999/6/99-99-19-01-01-15, письмо Мининфраструктуры от 23.04.2013 г. № 4492/25/10-13).

Несмотря на это,

предприятие для списания ГСМ может использовать удобную для учета форму первичного документа

Главное, чтобы его форма (путевого листа/иного первичного документа):

1) была утверждена приказом об учетной политике предприятия (т. е. в приказе было прописано, что списание ГСМ предприятие осуществляет именно на основании этой формы);

2) содержала все признаки (обязательные реквизиты) первичного документа, предусмотренныеп. 2 ст. 9 Закона о бухучете2;

2 Закон Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» от 16.07.99 г. № 996-XIV.

3) давала информацию о хозоперации, подтверждала ее осуществление.

Предприятие в качестве первичного документа может принять за основу старые, утратившие силу, но уже привычные формы путевых листов, к тому же убрать из них лишние, на его взгляд, реквизиты и добавить свои, новые.

Но не переусердствуйте! Хотя из определения первичного документа убрали слова о том, что он «подтверждает хозяйственную операцию», его роль осталась по-прежнему главенствующей3.

3 См. «Налоги и бухгалтерский учет», 2016, № 99, с. 4.

Правда, суды считают, что хозоперацию можно подтвердить не одним, а несколькими документами (договорами, допсоглашениями и т. п.). Лишь бы из них следовало, что расходы фактически понесены (см. определение ВАСУ от 01.03.2017 г. по делу № 823/5399/15). Это, конечно, несколько приуменьшает значение первички. Тем не менее для списания ГСМ важно, чтобы именно путевой лист (иной первичный документ) содержал все необходимые данные, характеризующие хозяйственную операцию — работу автомобиля.

Учтите сразу! Для расчета норм расхода горючего в ходе эксплуатации, например, самосвала понадобятся данные не только о пробеге, но и о количестве ездок с грузом. Напомним: дополнительная норма на маневрирование устанавливается на каждую ездку с грузом. Так что если количество ездок с грузом не будет указано в путевом листе, то соответственно не будет основания использовать эту норму. При работе автомобиля с прицепом нужны еще пробег и данные о грузоподъемности автомобиля. При работе авто со спецоборудованием — объем транспортной работы (масса груза и пробег с грузом), количество кузовов рассыпанного песка, время работы авто со спецоборудованием.

Если вы упустите нужные детали работы автомобиля в первичном документе (путевом листе), то посчитать составляющие нормативного расчета расхода топлива не получится

А вот если составите путевой лист (иной первичный документ), в котором будет достаточно информации о работе автомобиля и данных для расчета нормативного расхода ГСМ, то, в принципе, никакие дополнительные документы больше не понадобятся.

В то же время для контроля и упорядочения данных на основании путевых листов (первичных документов) вы вполне можете в конце месяца составлять сводные учетные документы, например, акты и справки для списания ГСМ ( п. 1 ст. 9 Закона о бухучете).

Как часто составлять путевые листы? Учитывая, что путевой лист выполняет роль первичного документа, его желательно выписывать по мере осуществления работы автомобиля. И если

водитель на автомобиле выполняет определенную работу ежедневно, то и путевой лист желательно оформлять ежедневно

И только в отдельных случаях (например, когда работа водителя носит разъездной характер или во время нахождения в командировке), когда у водителя нет возможности возвращаться на место работы в тот же рабочий день, путевой лист выписывайте на больший срок.

Если нормы нет

Какую норму списания ГСМ применять, если на конкретный автомобиль нормы расхода ГСМ законодательно не установлены? Можно ли на предприятии разработать и утвердить свои собственные нормы для списания ГСМ? ЧИТАТЬ ДАЛЕЕ...  

 

Другие материалы из "Налоги и бухгалтерский учет", 2017, № 25:
Потери сельхозпродукции: начислять ли НО по НДС?
Корректируем условные НО по п. 198.5 НКУ: когда (не) нужен РК
Физлицо выплачивает доход нерезиденту-юрлицу: удерживать ли налог на репатриацию?
Фискалы об отчетности по «левогорючему» акцизу
Внимание-внимание: говорит Минфин!
Плата за землю: уточняем годовую отчетность
В какую декларацию включать данные УР, если его подали «до» текущей декларации
Хотели как лучше, а... отменили нормы естественной убыли
Обзор инвалютных улучшений от НБУ
Календарь бухгалтера на апрель 2017 года
Работница служит по контракту
Как оплатить труд ответственного за воинский учет
Отчет по ЕСВ: если работник болел в отпуске
Услуги хостинга от нерезидента
Перегибы в воспитании

 

Подписаться на "Налоги и бухгалтерский учет"

Рубрика:
Комментарии
  • НН
30.03.17 09:09

что делать если директор потерял два чека на заправку?

Ответить
  • Ионный ускоритель
30.03.17 09:13

Тем не менее есть и такое мнение: З’явилась ухвала Київського апеляційного адміністративного суду від 18.08.2016 р. №826/13368/15 щододокументального підтвердження списання ПММ. Із цієї ухвали виходить, що відштовхуватися від Норм №43 при списанні ПММ наразі підприємства не зобов’язані, а тому мають право включати в свої витрати всю суму списаних ПММ при цьому на підставі будь-якого первинного документу, розробленого ними самостійно зурахуванням обов’язкових реквізитів.

Ответить
  • Машуня
30.03.17 09:39

Спасибо за статью. Оч.вовремя! У меня пара вопросов к знатокам: 1) Директор хочет сам у себя арендовать автомобиль и списывать хотя бы часть бензина на расходы. Но... Из того, что я нашла, этот договор должен быть заключен только в письменном виде и заверен нотариально. И еще одно "но": директор не может сам с собой заключить договор (ч.3 ст.238 ГКУ), а уполномоченного на подпись с его стороны нет (он один оформлен). Есть ли выход из этой ситуации? 2) Для списания ГСМ нужны путевые листы - понятно. А как покупается этот бензин? Я почему-то думала, что заключается договор с поставщиком, перечисляется сумма по безналу, потом получаешь талоны на эту сумму, а потом бензин по талонам. Или достаточно чеков? В чеке ведь не видно, что за автомобиль (покупатель).... Абсолютно новая для меня тема, даже не знаю как корректно задать вопросы :) Буду благодарна за информацию.

Ответить
  • Галина
30.03.17 16:06

Машуня, у нас второй учредитель подписывал такой договор. А насчет чеков, да, по чекам только приходую, они, конечно, должны иметь все обязательные реквизиты (ну чек+авансовый отчет). Вам же если сотрудник приносит чек, что он какой-то материал купил для предприятия, в чеке же тоже не написано, кому он выдан, правильно? Тут то же самое. Этого достаточно для приходования, а вот если хотите еще НК, это надо связываться с бухгалтерией заправки, тут уже у каждого по-своему, кто требует, чтобы водитель сразу чек нес в эту бухгалтерию и там на него нн сразу составят, кто отскаинрованные принимает, у каждого предприятия по-своему.

Ответить
  • Страница
30.03.17 14:08

Машуня, директор как простое физлицо может выдать доверенность на заключение договора аренды любому физлицу (жене, брату, свату, соседу и т.д.), т.е. от предприятия - директор, от физлица - кто-то по доверенности.

Ответить
  • Машуня
30.03.17 14:14

Страница, да, спасибо, как раз сижу кручу-верчу, кому какую "сторону" доверить. В случае, если работник один, он же директор - это единственный вариант.

Ответить
  • nata
30.03.17 10:02

Машуня, даже если не договоритесь с администрацией магазина, в интернете находите телефоны автозаправочных комплексов (ВОГ, Окко...) говорите, что вам нужна НН на чек, вам диктуют электронный адрес, на него вы сбрасываете копию чека и свои данные для НН (некоторые еще просят заполнить их бланк для выписки НН) и НН у вас "в кармане".

Ответить
  • Кузя
30.03.17 09:57

Машуня, право подписи документов от предприятия по доверенности можно предоставить кому угодно, даже не сотруднику. Этот кто-угодно и может выступить подписантом договора от предприятия.По видам операций с ГСМ в закупке - есть варианты: талоны, топливные карты. В учете они по разному отражаются. Но и просто чеков также будет достаточно. Единственное неудобство покупки топлива за нал - нужно заморачиваться с НДС, налогые добывать или "хоронить" НК из чеков на сумму более 240 грн.. А с безналом - все просто. Идите на форумы,где можно в личку писать, там вам и статьи пришлют, если нужно, и проконсультируют более конкретно.

Ответить
  • 111
30.03.17 09:45

Машуня, да, договор с фил.лицом обязательно нотариально. На счет того, что сам у себя...не знаю. Чеков действительно достаточно, оформляете авансовый отчет проводите приход и списываете путевыми. Если плательщик НДС, то надо еще договориться с администрацией заправки, чтобы они на ваши чеки делали НН

Ответить
  • Ольга
30.03.17 10:03

У меня такая же ситуация с Директором, будем с Машуней очень благодарны за ответ. А по поводу топлива- перечисляем поставщику ГСМ деньги, он нам на топливные карты кладет топливо или деньги , или выдает талоны. Дальше допустим Директор берет талон и заправляет машину и приносит вам чек, а вы тем днем когда были поездки авто заполняете путевай лист и прикрепляете туда ваш чек. Дополнительно я разработала табличку где по дням у меня отображены поездки ,с нормами расхода, считает расход.

Ответить
  • Машуня
30.03.17 13:41

Всем большое спасибо за ответы. Склоняюсь к договору ссуды, а не аренды (дир как узнает, что это будут его доходы со всеми вытекающими)))... Бензин, на мой взгляд, лучше по безналу. Но вот насчет того, что право подписи от имени предприятия (!) можно делегировать кому угодно, а не исключительно работнику предприятия - сомневаюсь... или это делегирование прав нужно тоже заверять нотариально ))). В общем уже только при словах "делегирование права подписи" мой дир пойдет в отказ - 90%.

Ответить
  • Наталія
05.01.18 15:49

Машуня, ми заключили договір оренди: зі сторони "Наймодавця" - директор, як фізична особа і власник автомобіля, а за "Наймача" - просто "стороння" фізична особа. Робиться наказ по основній діяльності про надання права підпису фізичній особі для підписання конкретно договору оренди. Договір робили у нотаріуса.

Ответить
  • Страница
30.03.17 14:11

Машуня, тоже хотела предложить договор позички, Топливо лучше по топливным карточкам, меньше мороки с ПН. По делегированию подписи написала выше.

Ответить
  • злой бух
30.03.17 18:20

Мы тоже долго не решались заключить договор аренды. В итоге заключили договор ссуды, от предприятия подписывал главный инженер по доверенности. АЗС у нас своя, заправляется по ведомости, списываем путевыми листами. Только вот вопрос, а можно не каждый день путевой лист , а раз в неделю??

Ответить
  • ррр
31.03.17 10:25

похожая ситуация 1,5г назад.дир он же владелец, бух и учредитель в одном лице его жена, больше никого.пришлось оформить на 2 дня (официально) сотрудника, он подписал договор.еще обяз.разрешение от супруги.иначе нотариус сказала нельзя.про дог ссуды аудит проконсульт, что налоговая их не любит ,особенно если ремонт маш. аренду поставили 200 в мес.

Ответить
  • Люсико
31.03.17 13:06

Админ, пожалуйста, выложите статью полностью, ее могут прочитать только подписчики i.factor.ua

Ответить
  • анна
16.08.18 19:27

помогите, пожалуйста! у нас есть автомобиль, все списания идут сейчас на администрацию, по сути...как правильно списывать бензин,  чтобы затраты ложились на объект куда ездил автомобиль?как вообще правильно это все сделать?это все очень новое и бухгалтер не может мне помочь(

Ответить
фото автора В фокусе
Ушакова Лилия СРЕДНЯЯ ЗАРПЛАТА — НОВЫЙ ПЕРЕРАСЧЕТ [Порядок 100]...
45502 133
Для того, чтоб распечатать текст необходимо авторизоваться или зарегистрироваться
copy-print__image
Данная функция доступна только
авторизованным пользователям
Нас уже image пользователей
Клуб 911 — присоединяйтесь, чтобы получить полный доступ ко всем материалам сайта. Это бесплатно!
Уже с нами? Войти