Microsoft Dynamics NAV — финансовая и управленческая отчетность

Результаты ведения бухгалтерского и налогового учета предприятие отражает в финансовой отчетности. Но, помимо регламентированных форм, которые подаются в органы статистики и ГФС, предприятию может быть необходимо составлять внутренние отчеты для принятия управленческих решений. Какие возможности для составления финансовой и управленческой отчетности предоставляет Microsoft Dynamics NAV, — рассмотрим в статье.

Составление регламентированных финотчетов

Напомним, что на данный момент положениями (стандартами) бухгалтерского учета установлены два типа финотчетности:

— финансовый отчет малого предприятия (его формы утверждены П(С)БУ 25);

— финансовый отчет, который подают те предприятия, которые не соответствуют критериям малых предприятий (его формы утверждены НП(С)БУ 1).

Такие формы отчетности обязательно подаются в органы управления статистики (ежегодно или ежеквартально, в зависимости от типа предприятия). Также такая финотчетность подается в органы ГФС вместе с декларацией по налогу на прибыль (по правилам, установленным п. 46.2 НКУ). Ну и, разумеется, в случае необходимости такую финотчетность предприятие предоставляет всем другим лицам, имеющим право ее потребовать: банкам для получения кредита, учредителям и акционерам, правоохранительным органам и так далее.

Регламентированные, то есть установленные государством, формы финансовой отчетности являются «лицом» предприятия. Поэтому не удивительно, что в первую очередь программный продукт, предназначенный для ведения бухгалтерского учета, должен позволять быстро, легко и правильно составлять именно такой тип отчетности.

Как это происходит в Microsoft Dynamics NAV:

— по адресу Подразделения/Финансовый менеджмент/Периодические операции/Финансовый год задаем команду «Закрыть счета Приб./Убыт. (Укр.)». При этом закрываются на счет 79 «Финансовые результаты» счета доходов (7 класс счетов) и расходов (8 и/или 9 класс счетов), а сам счет 79 закрывается в корреспонденции со счетом 44 «Нераспределенные прибыли (непокрытые убытки);

— по адресу Подразделения/Финансовый менеджмент/Главная книга/Отчеты и анализ/Финансовая отчетность/Регламентированные отчеты выполняем задание «Сформировать данные отчета» для соответствующих форм отчетности.

То, за какой период и с какими параметрами будет сформирована финотчетность в результате выполнения этой команды, указываем в настройках запущенного задания.

Для заполнения каждой из форм финансовой отчетности производится соответствующая настройка того, как и в каком виде представить данные в отчете. Настройка предполагает создание формул, суммы из каких счетов должны попадать в конкретную статью отчета. Настройка делается единожды и не требует специальных технических знаний. Другими словами, если в регламентированные формы на законодательном уровне будут внесены изменения, бухгалтеру не нужно будет ждать помощи — он сможет сам изменить формулу, и отчет будет выгружен в необходимом формате.

Из Microsoft Dynamics NAV созданная финотчетность может быть распечатана, а также экспортирована в программу, позволяющую отправить ее адресату (органы статистики и ГФС). В разделе «Регламентированные отчеты»:

— для просмотра отчетов выбираем команду «Обзор»;

— для распечатывания отчетов выбираем команду «Экспорт в Excel» (в этом случае программа создаст файл, который можно будет сохранить, пересылать, просматривать и отчетность в котором можно будет распечатать);

— для экспорта отчета выбираем команду «Экспорт электронного файла» (при этом создается файл в формате XML, который можно будет импортировать в программу, позволяющую подавать отчетность).

Вот так быстро и просто формируется такая финансовая отчетность.

Для проверки правильности ее составления можно по адресу Подразделения/Финансовый менеджмент/Главная книга/Операционная бухотчетность сформировать как оборотно-сальдовую ведомость, так и анализ движения по каждому счету.

Существует еще один способ проверки — возможно, он покажется вам удобнее. В Microsoft Dynamics NAV, разумеется, представлен План счетов бухгалтерского учета. Он, как в большинстве бухгалтерских программ, может меняться самим пользователем (например, с целью добавления аналитического субсчета). Но в Microsoft Dynamics NAV План счетов — это не просто справочник. Помимо номера и названия счета, пользователь может увидеть в нем движения и остатки по каждому счету (при необходимости — и по субсчетам каждого счета). Период, за который нужна такая информация, можно задать тут же. А из каждой цифры по дебетовому и кредитовому обороту по таким счетам можно выйти (одним нажатием кнопки) в перечень документов, которые такой оборот сформировали, и далее зайти в каждый такой документ, чтобы увидеть суть проведенных операций.

Составление управленческих (аналитических) отчетов

Создание регламентированной отчетности — это просто, поскольку формы такой отчетности и принципы ее составления утверждены уже существующими бухгалтерскими стандартами.

А вот когда руководителю понадобится проанализировать конкретную ситуацию, влияние на деятельность предприятия многих, в том числе неочевидных, факторов, — и форму отчета, и его параметры нужно будет разрабатывать самостоятельно. И в Microsoft Dynamics NAV все необходимое для этого есть! Причем в большинстве случаев разработка как таковая не требуется — пользователь может выполнить необходимые настройки в системе самостоятельно.

Для наглядности результаты такого отчета могут быть преобразованы в графики или диаграммы, но, как правило, пользователи аналитических отчетов предпочитают работать с таблицами.

Для составления управленческой (а иногда и финансовой) отчетности часто приходится, помимо синтетических счетов бухгалтерского учета, использовать дополнительные аналитические признаки, в разрезе которых можно в дальнейшем собирать и обрабатывать необходимую информацию о хозяйственной деятельности предприятия.

В Microsoft Dynamics NAV роль таких аналитических признаков играют измерения (название возникло от перевода английского термина dimension). Все виды таких измерений, используемых в программе, находятся по адресу Подразделения/Финансовый менеджмент/Администрирование/Измерения.

Измерения могут вводится пользователем, которому предоставлено такое право, самостоятельно, без участия консультантов по системе.

Операционный директор «Инновер» Таисия Бондарь рассказала подробнее о том, как на практике компании-пользователи Microsoft Dynamics NAV работают с измерениями: «Измерение в Microsoft Dynamics NAV — это аналитический признак, который можно привязать к любой хозяйственной операции, проведенной в системе. Например, если управленческая политика предприятия предполагает анализ затрат по отделам (HR, финансовый департамент, канцелярия, бухгалтерия и т. д.), в системе пользователю нужно создать измерение, дать ему название (например, «Подразделение») и внести те значения, которые у этого измерения могут быть (HR, финансовый департамент, канцелярия, бухгалтерия и т. д.). Теперь у пользователя есть возможность привязать к операциям одно из значений измерения «Подразделение» и получать цифры в отчетах в разрезе отделов. Но это не все. Как помочь пользователю не забывать указывать измерения при проведении операций в системе? Для этого в Microsoft Dynamics NAV предусмотрен механизм установления точек контроля. В частности, для тех финансовых счетов, для которых в соответствии с управленческой политикой компании аналитика необходима, указывается, что измерение для этого счета/счетов является обязательным, и тогда ни одна операция на этом счете не будет проведена без указания значения измерения. Система не даст этого сделать и напомнит пользователю. В моем примере с измерением «Подразделение» имеет смысл на соответствующих счетах затрат, по которым эта аналитика должна проходить, сделать настройку, что измерение «Подразделение» для этого счета обязательно. Тогда любой из пользователей, который будет проводить операцию с использованием счетов затрат, точно не забудет указать отдел, с которым операция ассоциирована, — система выдаст напоминание».

Количество измерений в системе не ограничено. К любой хозяйственной операции может быть привязано столько измерений, сколько необходимо.

Аналитические данные, сохраненные в системе по каждой операции, позволяют получить пользователю нужную управленческую информацию с помощью ряда специальных механизмов. В первую очередь, речь идет о функциональности Microsoft Dynamics NAV «Финансовые отчеты» и функциональности «Анализ по измерениям».

«Финансовые отчеты» — это механизм в Microsoft Dynamics NAV, позволяющий настраивать в системе неограниченное количество шаблонов отчетов. При этом удобство механизма заключается в максимальной гибкости — пользователь может создать статьи отчета и источник данных для каждой статьи. Именно пользователь устанавливает, данные по каким измерениям, за какой период и с какой детализацией он хотел бы увидеть в отчете. В отдельных столбцах и строках шаблона отчета могут выводится не только данные исходя из заданных измерений/периодов, но и данные, рассчитанные на основании введенной пользователем формулы, или так называемое бюджетное значение — величина показателя, запланированная в начале отчетного периода, с которой будет сравниваться его фактическое значение.

Однажды составленный и сохраненный в программе шаблон отчета используется для составления аналогичных отчетов за любой период.

Еще более простым и быстрым способом получения необходимых данных в разрезе финансовых счетов, аналитик и периодов является «Анализ по измерениям». Данная функциональность позволяет единожды указать в отдельном отчете его параметры (фильтры по плану счетов, периоду и измерениям, в разрезе которых необходимо получить данные) и выполнить выборку (вручную или автоматически при учете каждой операции). Удобство заключается в том, что пользователю не нужно создавать статьи и привязывать к ним источники формирования в отличие от функциональности «Финансовые отчеты». «Анализ по измерениям» позволяет очень быстро найти информацию для принятия управленческих решений.

Для получения результатов запускаем отчет по измерениям, выбираем, что мы хотим видеть в строках отчета, а что — в столбцах, с учетом каких фильтров, и, нажав кнопку Показать, получаем матрицу.

«Анализ по измерениям» используется для оперативного управления. Приведу такой пример. Компании необходимо собирать затраты по проектам, которые она выполняет. Для этой цели в системе настроено измерение «Проекты», и при проведении в системе операций пользователь обязательно указывает, с каким проектом операция ассоциирована. Такой подход обеспечивает привязку необходимой аналитики к операциям в момент внесения данных в систему. Предположим, финансового директора компании интересует следующее: фактические затраты по проектам на данный момент и детализация затрат по конкретному проекту за последние полгода по месяцам. Оба ответа можно получить несколькими нажатиями мышки, а именно: фактические затраты по проектам на данный момент — открываем «Анализ по измерениям», указываем, что отчет должен показать в строках, а что в столбцах (статьи затрат и проекты, соответственно), и проставляем фильтр по дате (текущая дата). В матрице появятся суммы на пересечении статей затрат и проектов. Для получения детализации затрат по конкретному проекту за последние полгода по месяцам указываем, что в строках должны быть показаны статьи затрат, а в столбцах — периоды, указываем фильтр по периодам — последние полгода и группировку периодов — месяц, проставляем фильтр по конкретному проекту. Данные получены. Другими словами, «Анализ по измерениям» дает возможность пользователю делать ту выборку, которая ему необходима в конкретный момент времени и представляет данные в отчете в наиболее удобной форме», — комментирует Таисия Бондарь.

Выводы

Составление финансовой отчетности с Microsoft Dynamics NAV — это одно удовольствие! Ее легко получить при условии, что в течение всего отчетного периода пользователи вовремя и правильно вводили в программу данные о хозяйственных операциях предприятия.

Вы хотите вести консолидированный бухгалтерский и налоговый учет группы подразделений? Тоже нет ничего проще! ERP система Microsoft Dynamics NAV позволяет собирать данные, предоставленные такими подразделениями, в любые формы регламентированных отчетов. Подробнее о консолидации данных мы напишем в следующей статье.   

Но высший пилотаж — это анализ хозяйственной деятельности, который ограничивается только желаниями пользователя. И вот тут Microsoft Dynamics NAV позволит вам увидеть гораздо больше, чем можно почерпнуть из финансовой или налоговой отчетности. Таблицы, графики, формулы, влияние друг на друга любых показателей, сравнение затрат и доходов не только по периодам, но и по местам их возникновения — все это доступно, быстро и просто увязывает в аналитических учетах данная программа.

Поэтому если вам нужно нечто большее, чем простой бухгалтерский или налоговый учет, рекомендуем Microsoft Dynamics NAV.