Командировка на служебном автомобиле: особенности налогообложения

Если с особенностями учета расходов на использование автомобиля в командировке по Украине ситуация более-менее понятна, то их налогообложение вызывает у работников бухгалтерских служб немало вопросов, ведь законодательство имеет тенденцию быстро меняться.Попробуем прояснить все нюансы, касающиеся особенностей налогообложения расходов, понесенных работником в командировке на служебном автомобиле.

Налог на прибыль

С 1 января 2015 года объект обложения налогом на прибыль определяют путем корректировки (увеличения или уменьшения) финансового результата до налогообложения (прибыль или убыток), рассчитанного по данным бухучета согласно П(С)БУ или МСФО (пп. 134.1.1 Налогового кодекса Украины, далее − НКУ). При этом предприятия, обязательно или добровольно корректирующие финрезультат, в случае превышения расхода топлива над линейной нормой никаких корректировок не осуществляют. Ведь НКУ этого не предусматривает (см. письмо ГФСУ от 09.06.2015 г. № 11999/6/99-99-19-01-01-15).

НДС

Предприятие включает в налоговый кредит суммы налога на добавленную стоимость (далее − НДС), уплаченные при приобретении ГСМ при наличии надлежащим образом оформленной налоговой накладной, зарегистрированной в Едином реестре налоговых накладных (п. 198.1 НКУ).

Налоговики считают, что сверхурочные расходы на ГСМ — это нехозяйственные расходы.

Относить суммы НДС к налоговому кредиту можно на основании кассовых чеков, содержащих сумму полученных ГСМ, общую сумму начисленного НДС с определением фискального номера и налогового номера поставщика. Общая сумма приобретенных ГСМ не может превышать 200 грн в день без НДС (пп. «б» п. 201.11 НКУ). В случае превышения этого ограничения продавец по требованию покупателя должен выписать налоговую накладную.

НДФЛ

Сумма возмещенных работнику расходов в пределах фактических расходов не является его доходом (пп. 170.9.1 НКУ). В частности, к таким расходам относятся расходы на проезд. Учитывая этот тезис, работнику могут быть возмещены расходы на приобретение в командировке ГСМ, расходы на парковку (автостоянку) автомобиля, в том числе арендованного.

Суммы возмещения не облагаются налогом на доходы физических лиц (далее − НДФЛ) только при наличии подтверждающих документов, удостоверяющих суммы «транспортных» расходов.

Кроме того, следует помнить, что необложение НДФЛ расходов происходит при наличии документов, подтверждающих связь такой командировки с хозяйственной деятельностью работодателя/стороны, которая отправляет в командировку.

Для возмещения расходов работник, который уехал в командировку на служебном автомобиле, должен предоставить авансовый отчет, а также первичные документы, подтверждающие расходы. Еще раз обращаем внимание, что расходы на ГСМ предприятие может компенсировать на основании данных из путевого листа. Именно в нем будет указан общий пробег автомобиля в командировке. Поэтому предприятие легко рассчитает сумму расходов на ГСМ, учитывая пробег и Нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте, утвержденные приказом Минтранса Украины от 10.02.1998 г. № 43.