Командировка на служебном автомобиле: особенности учета

Предприятие, которое отправляет работников в разныеуголки Украины с целью выполнения ими служебных заданий, имеет выбор. Оно может оплатить им проезд транспортом общественного назначения, например, поездом или автобусом, а может предоставить на время командировки служебный автомобиль. Какой порядок учета затрат на использование машины в командировке?

Общие правила

Cогласно общих правил, компенсацию расходов работников в связи со служебными командировками, в том числе на проезд, гарантирует ст. 121 Кодекса законов о труде Украины (далее − КЗоТ). При этом порядок их возмещения, установленный Инструкцией о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденной приказом Минфина Украины от 13.03.1998 г. № 59, обязателен для выполнения только предприятиями, финансируемыми из бюджета. Остальные предприятия могут использовать его по собственному желанию.

Следовательно, работник, выезжающий в командировку на служебном автомобиле, вместе с обычными затратами может гарантированно рассчитывать на возмещение так называемых авторасходов − расходов, связанных с приобретением горюче-смазочных материалов (далее − ГСМ), стоимости парковки (автостоянки), ремонта авто в командировке и т. д.

Расходы на ГСМ

Для учета списания ГСМ, фактически израсходованных в командировке на служебной машине, стоит использовать путевые листы, хотя уже длительное время они не являются обязательными. Напомним, что Типовая форма путевого листа служебного легкового автомобиля и порядок его применения утратили силу 16.04.2013 г. в соответствии с приказом Госкомстата Украины от 19.03.2013 г. № 95. Впрочем, на практике предприятия, эксплуатирующие автотранспортные средства, и в дальнейшем используют этот документ в хозяйственной деятельности (для учета рабочего времени водителя, списания ГСМ и пр.).

Добавим, что предприятие может пользоваться как отмененной формой путевого листа, так и самостоятельно разработанной на ее основе. Главное, чтобы в этом документе были все обязательные реквизиты первичных документов, предусмотренные в части второй ст. 9 Закона Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» от 16.07.1999 г. № 996-XIV и п. 2.7 Положения о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденного приказом Минфина от 24.05.1995 г. № 88.

В связи с командировкой рекомендуем в путевом листе подробно описывать маршрут легкового автомобиля. Он будет подтверждением расходов ГСМ в зависимости от километража (показателей спидометра) и установленных норм расхода ГСМ (в зависимости от вида авто). Понятно, что в «старой» типовой форме путевого листа места для полного описания маршрута нет. Поэтому предприятию следует разработать собственный образец путевого листа, который позволит указать маршрут.

Нормы списания ГСМ

ГСМ списывают, учитывая Нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте, утвержденные приказом Минтранса Украины от 10.02.1998 г. № 43 (далее — Нормы № 43). Нормы расхода ГСМ для легковых автомобилей рассчитывают по формуле, приведенной в п. 4.1 Норм № 43. Нормативы расхода ГСМ на предприятии целесообразно закрепить соответствующим приказом по предприятию и использовать для контроля.

Полагаем, нужно обратить внимание на письмо Мининфраструктуры Украины от 21.02.2017 г. № 1441/18/10-17. В нем изложено объяснение норм расхода ГСМ дорожными средствами предприятий. Мининфраструктуры напомнило, что Нормы № 43 предназначены, в частности, для планирования потребностей предприятий, организаций и учреждений в ГСМ и контроля их расходов. При этом субъекты хозяйствования самостоятельно устанавливают нормативные расходы топлива в соответствии с конкретными условиями эксплуатации, учитывая внутреннюю политику предприятия и  определенную ими фактическую потребность в рамках единой прозрачной системы нормирования.

Однако, по мнению профильного министерства, определение нормативных расходов горючего не может непосредственно основываться на фактических объемах расхода топлива, используемого автомобилем. Далее Мининфраструктуры делает в упомянутом выше письме довольно интересные выводы, а именно: списание ГСМ дорожным транспортом субъектов хозяйствования независимо от ведомственной подчиненности, формы собственности или формы налогообложения целесообразно осуществлять в соответствии с Нормами № 43.

Применение предприятием нормативных расходов топлива, превышающих предельно допустимые значения, установленные Нормами № 43, или бесконтрольное списание горючего и смазочных материалов по «фактическим расходам» неприемлемы в Украине, поскольку это создает условия для злоупотреблений.

Таким образом, Мининфраструктуры поддерживает требования ГФСУ относительно обязательности списания расходов ГСМ дорожным транспортом, а также осуществления контроля за правильностью и обоснованностью этих расчетов субъектами хозяйствования независимо от ведомственной подчиненности, формы собственности или формы налогообложения согласно Нормам № 43.

Налоговики, как только речь идет о списании ГСМ, всегда обращаются к Нормам № 43 (письма от 12.08.2016 г. № 17575/5/99-99-13-02-03-15, от 22.11.2016 г. № 12487/З/99-99-13-01-02-14, от 20.01.2017 г. № 1186/6/99-99-15-02-02-15). И если расход ГСМ превышает линейную норму, предусмотренную Нормами № 43, то, по мнению контролеров, списывать горючее следует согласно правилам бухучета на основании соответствующего документа, утвержденного приказом предприятия. Наличие таких утвержденных норм ГСМ позволяет предприятию сохранить налоговый кредит, сформированный на суммы превышения расхода топлива, ведь предприятие может документально доказать использование горючего в хозяйственной деятельности.

При отсутствии утвержденных норм горючего предприятию придется начислять обязательства по НДС в соответствии с п. 198.5 НКУ.

В то же время ГФСУ в упомянутых письмах резюмирует: корректировать финрезультат до налогообложения на сумму превышения расхода топлива над линейной нормой не нужно.

Поэтому командировка на автомобиле связана с соблюдением определенных правил расходования ГСМ, что влияет на учет таких расходов.