Услуги частного нотариуса оплачены наличными через подотчетное лицо: какие документы нужны?

Акценты этой статьи: какие документы подотчетное лицо должно получить от частного нотариуса, чтобы можно было:

· подтвердить проведение расчетов с ним в наличной форме;
· обосновать, почему предприятие не удержало из выплаты нотариусу НДФЛ и военный сбор (далее – ВС), а также не начислило ЕСВ.

Какой налоговый и правовой статус у частного нотариуса?

Частный нотариус – это лицо, осуществляющее независимую профессиональную деятельность (п.п. 14.1.226 Налогового кодекса, далее – НК). Как и предприниматели, такие лица относятся к категории самозанятых лиц. Однако нотариус – не предприниматель, сведения о частных нотариусах не вносятся в Единый государственный реестр юридических лиц, физических лиц – предпринимателей и общественных формирований (далее – ЕГР), на них не распространяется действие Закона от 15.05.2003 г. № 755-IV (далее – Закон № 755).

За свои услуги частный нотариус берет с клиента плату, размер которой определяется по договоренности сторон (ст. 31 Закона от 02.09.93 г. № 3425-XII, далее – Закон № 3425). При этом за совершение нотариальных действий такая плата не может быть ниже госпошлины, взимаемой за аналогичные нотариальные действия государственными нотариусами (ч. 3 гл. 16 разд. I Порядка, утвержденного приказом Минюста от 22.02.2012 г. № 296/5).

То есть при сотрудничестве с частным нотариусом госпошлина входит в состав платы за услуги нотариуса и не уплачивается отдельно. Плата за дополнительные услуги, не связанные с нотариальными действиями, может быть любой.

Какой расчетный (платежный) документ должен выдать подотчетному лицу нотариус в подтверждение оплаты своих услуг?

Подотчетное лицо обязано приложить к авансовому отчету платежный документ, подтверждающий расходование наличных (абз. 6 ч. 1 ст. 1 Указа Президента от 12.06.95 г. № 436/95).

Иначе предприятию грозит штраф в размере суммы, израсходованной без подтверждающих документов. Расчетный документ нужен и для подтверждения того, что подотчетное лицо израсходовало наличные на нужды предприятия, а не на свои, то есть удерживать НДФЛ не надо (п.п. 170.9.1 НК).

Какой документ должен дать частный нотариус? РРО нотариусы не применяют, расчетные квитанции они также не выдают. Ведь Закон от 06.07.95 г. № 265/95-ВР (далее – Закон № 265) распространяется только на субъектов хозяйствования (далее – СХ) (преамбула Закона № 265). Согласно ч. 2 ст. 55 Хозяйственного кодекса (далее – ХК), это юрлица и физлица, зарегистрированные предпринимателями.

Частные нотариусы не относятся ни к юрлицам, ни к предпринимателям. Поэтому Закон № 265 на них не распространяется, а значит, они не должны выдавать своим клиентам ни чеки РРО, ни расчетные квитанции. Более того, НК также не обязывает нотариусов применять РРО (в ст. 178 НК, посвященной налогообложению лиц, осуществляющих независимую профессиональную деятельность, никаких требований о применении РРО нет). Профильный для нотариусов Закон № 3425 также не обязывает нотариусов применять РРО и не содержит никаких других требований к выдаваемым расчетным документам.

Поэтому нотариус по требованию клиента может выдать расчетный документ в произвольной форме, подтверждающий факт предоставления нотариальных услуг и их оплату. С этим согласна и ГФС (ОИР, категория 109.03). На практике нотариусы выдают в качестве таких документов справки об оплате нотариальных действий, квитанции о приеме наличных и т. п. Однако имейте в виду: несмотря на произвольную форму, расчетный документ нотариуса должен содержать все реквизиты первичного документа, приведенные в ч. 2 ст. 9 Закона от 16.07.99 г. № 996-XIV (далее – Закон № 996).

Нужно ли требовать от нотариуса акт оказанных услуг? Акт можно не требовать, если расчетный документ, выданный нотариусом, содержит информацию о том, какие услуги оказал нотариус и какова сумма оплаты, а также все остальные реквизиты первичного документа, приведенные в ч. 2 ст. 9 Закона № 996.

Заметим, что в ст. 8 Закона № 3425 предусмотрена выдача нотариусами справок о совершенных нотариальных действиях физическим и юридическим лицам, по поручению которых или в отношении которых такие действия совершались. Такие справки также могут служить расчетным документом, подтверждающим факт предоставления нотариальных услуг и их оплату (опять-таки если содержат все необходимые реквизиты, включая сумму оплаты).

Внимание! Предельная сумма наличных расчетов с нотариусом в течение одного дня составляет 50 000 тыс. грн. (п. 1 Постановления правления НБУ от 06.06.2013 г. № 210).

Какой документ нужен, чтобы не удерживать из выплаты нотариусу НДФЛ и ВС?

Нотариус самостоятельно отчитывается по НДФЛ и ВС и уплачивает их в бюджет (п. 178.4, 178.7 НК). Поэтому налоговые агенты, выплачивающие вознаграждение нотариусам, НДФЛ и ВС не удерживают. Однако для этого нотариус обязан представить налоговому агенту копию справки о взятии его на налоговый учет в качестве физлица, которое осуществляет независимую профдеятельность (об этом прямо говорится в п. 178.5 НК). Такая справка выдается согласно п. 3.10, 6.7 Порядка, утвержденного приказом Минфина от 09.12.2011 г. № 1588 (далее – Порядок № 1588). Она может быть:

· либо по форме № 4-ОПП – если нотариус регистрировался до 20.03.17 г. (сейчас эта форма отменена). Заметим, что справка по форме № 4-ОПП, хотя сейчас и не выдается, является действительной до внесения изменений в данные нотариуса и получения им новой справки по форме № 34-ОПП (п. 4 приказа Минфина от 21.12.2016 г. № 1125);
· либо по форме № 34-ОПП (приложение 2 к Порядку № 1588) – если регистрация нотариуса произошла начиная с 20.03.2017 г.

Обратите внимание! В справке перед фамилией нотариуса должно быть словосочетание «Приватний нотаріус» (это следует из памятки по заполнению справки, содержащейся на обратной стороне формы № 4-ОПП или № 34-ОПП).

В форме № 1ДФ предприятие отражает выплату нотариусу с кодом «157».

Какой документ нужен, чтобы не облагать доход нотариуса ЕСВ?

Частные нотариусы как лица, ведущие независимую профдеятельность, являются плательщиками ЕСВ (п. 5 ч. 1 ст. 4 Закона от 08.07.2010 г. № 2464-VI, далее – Закон № 2464). Они самостоятельно отчитываются и уплачивают ЕСВ за себя. При этом СХ не должны начислять ЕСВ на выплаты нотариусу (п. 1 ч. 1 ст. 7 Закона № 2464). Однако для этого рекомендуем взять у нотариуса копию документа о его регистрации в качестве плательщика ЕСВ. Это справка по форме № 2-ЄСВ (такие справки выдаются начиная с 01.10.2013 г., а до этого выдавались уведомления о постановке на учет согласно Порядку, утвержденному постановлением правления ПФУ от 27.09.2010 г. № 21-6).

В Отчете по ЕСВ предприятия вознаграждение нотариусу не указывается (конечно, лишь в том случае, если ЕСВ не начислялся).

Нужно ли требовать справку № 2-ЄСВ отдельно, если есть справка по форме № 4-ОПП (№ 34-ОПП)? Да, мы рекомендуем требовать. Дело в том, что регистрация нотариуса в качестве плательщика ЕСВ не производится автоматически, как это делается для субъектов, которые включаются в ЕГР. Нотариусы, хотя и получают такую справку в органе ГФС, должны пройти для ее получения отдельную процедуру, сейчас предусмотренную разд. III Порядка, утвержденного приказом Минфина от 24.11.2014 г. № 1162. И справка № 2-ЄСВ будет подтверждением, что нотариус эту процедуру прошел.

Заметим, что в ОИР (категория 301.10) есть разъяснение, из которого можно сделать вывод, что справки № 4-ОПП (№ 34-ОПП), выданной согласно п. 178.5 НК, для неначисления ЕСВ будет достаточно. Однако есть и другое разъяснение (из категории 301.02), согласно которому подтверждением регистрации нотариуса плательщиком ЕСВ является именно справка по форме № 2-ЄСВ. Более того, ранее были письма Пенсионного фонда (см., например, письмо ПФУ от 19.03.2012 г. № 6183/03-20), требующие для неуплаты ЕСВ отдельного подтверждения.

Нужно ли требовать от нотариуса Свидетельство о праве на занятие нотариальной деятельностью и/или Регистрационное удостоверение о регистрации частной нотариальной деятельности, выдаваемые Минюстом?

Если нотариус представит вам копии таких документов, то это, безусловно, только плюс. Возможно, в будущем они понадобятся для подтверждения действительности сделки, зарегистрированной этим нотариусом. Однако для целей налогообложения эти документы не нужны (прямого требования об этом нет ни в ст. 178 НК, ни в Законе № 2464). По сути, ГФС сама проверяет наличие регистрационного удостоверения (а оно, в свою очередь, выдается при наличии свидетельства), когда выдает справку о постановке нотариуса на учет в качестве налогоплательщика (п. 6.7 Порядка № 1588). Без регистрационного удостоверения нотариус такую справку не получит.

Как отражается оплата услуг нотариуса в бухучете?

Оплата услуг нотариуса отражается в учете в зависимости от того, какие нотариальные услуги оказывались. В большинстве случаев вознаграждение частному нотариусу, как и любое другое вознаграждение за профессиональные услуги, следует считать админрасходами и отражать по дебету счета 92 (п. 18 П(С)БУ 16).

Однако если услуги нотариуса были связаны непосредственно с приобретением какого-либо объекта основных средств (например, недвижимости, автомобиля и т. п.) или нематериальных активов, тогда стоимость нотариальных услуг включается в первоначальную стоимость этого объекта (Дт 15) (п. 8 П(С)БУ 7, п. 11 П(С)БУ 8).

Выводы

При оплате услуг частного нотариуса от него нужно получить: расчетный документ произвольной формы, подтверждающий факт оказания услуг и их оплату; справку по форме № 4-ОПП или № 34-ОПП для неудержания НДФЛ и ВС. Для неначисления ЕСВ рекомендуем дополнительно получить от нотариуса справку по форме № 2-ЄСВ (или уведомление о постановке на учет, выданное ПФУ). В бухучете оплата услуг нотариуса отражается в зависимости от того, какие конкретно нотариальные услуги оказывались. В большинстве случаев это административные расходы.