Готовимся к инвентаризации

Прежде чем рассматривать порядок инвентаризации конкретных активов и обязательств, нужно вникнуть в суть инвентаризации и изучить общие вопросы, связанные с ней. В данном разделе спецвыпуска мы этим и займемся. В частности, вы узнаете, какие существуют виды инвентаризации, когда она является обязательной и в какие сроки проводится. Также поговорим об инвентаризационной комиссии, рассмотрим, какие документы составляются до и во время инвентаризации и разберем этапы проведения этого мероприятия.

1.1. Основные моменты

Виды и задачи инвентаризации

Проведение инвентаризации — это не желание, а обязанность каждого предприятия, установленная ч. 1 ст. 10 Закона № 996. Избежать такой повинности нельзя.

В общем случае «дирижирует» процессом инвентаризации Положение № 879. Именно оно содержит порядок и сроки проведения инвентаризации большинства активов и обязательств.

Но не Положением единым. Для некоторых специфических активов законодательство устанавливает особые правила проведения инвентаризации. Например, особенности проведения инвентаризации нефти и нефтепродуктов регламентирует разд. 13 Инструкции № 281. О нюансах инвентаризации спирта говорится в подразд. 2 разд. ІІІ Инструкции № 264.

Помочь сельхозпредприятиям в проведении инвентаризаций могут Методические рекомендации по инвентаризации основных средств, нематериальных активов, товарно-материальных ценностей, денежных средств, расчетов и незавершенного производства сельскохозяйственных предприятий (см. приложение к письму Минагрополитики от 04.12.2003 г. № 37-27-12/14023). Однако использовать их следует с оглядкой на «базовое» Положение № 879.

Но в узкопрофильные ниши мы сегодня заглядывать не будем. Наше внимание в этом спецвыпуске будет сосредоточено исключительно на порядке проведения инвентаризации, предусмотренномПоложением № 879.

Существуют разные виды инвентаризации. Рассмотрим их в табл. 1.1.

Таблица 1.1. Виды инвентаризации

Что дает инвентаризация

Основные ее задачи приведены в п. 5 разд. І Положения № 879. Так, инвентаризацию проводят с целью обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и финансовой отчетности предприятия.

Во время инвентаризации активов и обязательств проверяют и документально подтверждают их наличие, состояние, соответствие критериям признания и оценку.

При этом обеспечиваются:

— выявление фактического наличия активов и проверка полноты отражения обязательств, средств целевого финансирования, расходов будущих периодов;

— установление излишка или недостачи активов путем сопоставления их фактического наличия с данными бухгалтерского учета;

— выявление активов, которые частично утратили свои первоначальные качества и потребительские свойства, устаревших, а также неиспользуемых материальных и нематериальных активов, неиспользованных сумм обеспечения;

— выявление активов и обязательств, не соответствующих критериям признания.

Проведение инвентаризации обеспечивает собственник (собственники) или уполномоченный орган (должностное лицо), осуществляющий руководство предприятием в соответствии с законодательством и учредительными документами (далее — руководитель предприятия). Он обязан создать необходимые условия, определить объекты инвентаризации, периодичность и сроки, кроме случаев, когда проведение инвентаризации является обязательным (п. 4 разд. І Положения № 879). При этом определенные на предприятии сроки инвентаризации не могут превышать законодательно установленных (см. табл. 1.3 на с. 7).

А в каких же случаях инвентаризация является обязательной? Об этом — далее.

Когда инвентаризация обязательна

Важно знать, в каких случаях инвентаризация обязательна и когда законодательство обязывает ее проводить. Все это вы можете увидеть в табл. 1.2.

Таблица 1.2. Случаи обязательного проведения инвентаризации

Заметим, что приведенный в табл. 1.2 перечень не является исчерпывающим. Законодательство может предусматривать другие случаи обязательного проведения инвентаризации (абзац десятый п. 7 разд. I Положения № 879).

Предприятия, находящиеся на временно оккупированной территории и/или территории проведения АТО (ООС), проводят инвентаризацию в случаях, обязательных для ее проведения, тогда, когда станет возможным обеспечить безопасный и беспрепятственный доступ уполномоченных лиц к активам, первичным документам и регистрам бухгалтерского учета, в которых отражены обязательства и собственный капитал этих предприятий (п. 8 разд. І Положения № 879). Они обязаны провести инвентаризацию по состоянию на 1-е число месяца, следующего за месяцем, в котором исчезли препятствия для доступа к активам, первичным документам и регистрам бухгалтерского учета, и отразить результаты инвентаризации в бухучете соответствующего отчетного периода. На это Минфин указывает и в письме от 12.01.2015 г. № 31-11420-08-10/558.

Сроки годовой инвентаризации

Как мы уже говорили, ежегодно перед составлением годовой финансовой отчетности предприятияв обязательном порядке должны проводить сплошную инвентаризацию всех видов активов и обязательств независимо от их местонахождения. Сделать это им нужно до даты баланса в сроки, регламентированные п. 10 разд. І Положения № 879. О них см. в табл. 1.3.

Таблица 1.3. Сроки проведения годовой инвентаризации активов и обязательств

Конкретные сроки проведения инвентаризации определяет руководитель предприятия. Но помните: установленные на предприятии сроки не могут превышать определенных Положением № 879.

1.2. Инвентаризационные комиссии

Для проведения инвентаризации на предприятии создают инвентаризационную комиссию (п. 1 разд. ІІ Положения № 879). Ее состав утверждается распорядительным документом руководителя предприятия. В нее включают:

— представителей аппарата управления предприятия;

— представителей бухгалтерской службы (аудиторской фирмы, централизованной бухгалтерии, предпринимателя, осуществляющего ведение бухучета на предприятии на договорных началах);

— опытных работников предприятия, которые знают объект инвентаризации, цены и первичный учет (инженеров, технологов, механиков, исполнителей работ, товароведов, экономистов, бухгалтеров).

Возглавляет комиссию руководитель предприятия (его заместитель) или руководитель структурного подразделения, уполномоченный руководителем предприятия. В случаях когда бухгалтерский учет ведет непосредственно руководитель субъекта хозяйствования, он возглавляет инвентаризационную комиссию самостоятельно (абзац второй п. 1 разд. ІІ Положения № 879).

По решению руководителя предприятия в состав инвентаризационной комиссии могут также входить члены ревизионной комиссии хозобщества.

Инвентаризационная комиссия работает круглогодично, но самостоятельно инвентаризацию обычно не проводит, а выполняет преимущественно организационные, регулирующие и контрольные функции (о них см. в табл. 1.4 на с. 10).

Как может выглядеть приказ руководителя предприятия о назначении инвентаризационной комиссии, мы покажем ниже.

Может быть так, что на предприятии работает всего одно лицо — его директор. Что делать тогда? В таком случае директор может утвердить состав инвентаризационной комиссии из одного лица или включить в нее специалистов, нанятых по гражданско-правовому договору (см. письмо Минфина от 27.05.2014 г. № 31-08410-07-29/12918).

На малых предприятиях члены инвентаризационной комиссии могут самостоятельно проводить инвентаризацию. Однако, как правило, справиться с достаточно большим объемом «инвентаризационных» работ одна комиссия не в состоянии.

В связи с этим создают рабочие инвентаризационные комиссии. Они-то и занимаются инвентаризацией имущества непосредственно в местах хранения и производства (п. 2 разд. ІІ Положения № 879). Как и в случае с инвентаризационной комиссией, в состав рабочих инвентаризационных комиссий должны входить представители аппарата управления, бухгалтерской службы и опытные работники предприятия, знающие объект инвентаризации, цены и первичный учет. Кроме того, в состав таких комиссий могут входить члены инвентаризационной комиссии (п.п. 2.2 разд. ІІ Положения № 879). Председателя и состав рабочих инвентаризационных комиссий распорядительным документом утверждает руководитель предприятия.

Важно! Нельзя назначать председателем рабочей инвентаризационной комиссии для проверки активов, находящихся на ответственном хранении у тех же материально ответственных лиц, одного и того же работника два года подряд (п.п. 2.4 разд. ІІ Положения № 879).

Помните также, что материально ответственные лица не могут входить в состав рабочей инвентаризационной комиссии для проверки активов, находящихся у них на ответственном хранении, поскольку они являются лицами, которых проверяют.

Инвентаризацию проводит полный состав инвентаризационной комиссии (рабочей инвентаризационной комиссии) в присутствии материально ответственного лица.

В случае если на предприятии создается и инвентаризационная комиссия, и рабочие инвентаризационные комиссии, важно знать, как разграничивают их функции. Об этом расскажет табл. 1.4 (см. с. 10).

Таблица 1.4. Функции инвентаризационной и рабочих инвентаризационных комиссий

1.3. Приказ о проведении инвентаризации

В общем случае для того, чтобы инвентаризация состоялась, руководитель предприятия издаетприказ (распоряжение) о ее проведении. В этом документе он устанавливает объекты, периодичность и сроки проведения инвентаризации. Как такой приказ может выглядеть, см. ниже.

Заметим, что такой приказ составляют не во всех случаях. Возможен вариант, когда сроки и порядок проведения инвентаризации устанавливаются в приказе об организации бухгалтерского учета. Тогда издавать отдельный приказ о проведении ежегодной инвентаризации не нужно.

Инвентаризация конкретных объектов начинается уже после даты, на которую она назначена, а не до того

Исключением являются объекты основных средств (например, автомобили), которые отправятся в длительные рейсы, а также другие материальные ценности, которые на дату инвентаризации будут находиться за пределами предприятия. Как мы уже говорили, их инвентаризируют до момента временного выбытия с предприятия.

Продолжительность инвентаризации оговаривается в приказе о ее проведении. Так, в соответствии с нашим примером инвентаризация осуществляется по состоянию на 30 ноября, поэтому срок ее проведения, например, по основным средствам — с 3 по 18 декабря 2018 года, а по товарно-материальным ценностям — с 3 по 14 декабря 2018 года.

При этом инвентаризационные описи заполняют по состоянию именно на конец дня 30 ноября 2018 года. Ведь согласно п. 1 разд. II НП(С)БУ 1 баланс предприятия составляется на конец последнего дня отчетного периода. Соответственно и инвентаризационные описи составляем аналогичным образом.

Далее поговорим о том, какие именно описи заполняют при инвентаризации различных объектов учета.

1.4. Документальное оформление инвентаризации

Формы документов

Результаты инвентаризации должны быть надлежащим образом задокументированы. Для этого используют такие документы:

— инвентаризационные описи;

— акты инвентаризации;

— сличительные ведомости.

Инвентаризационные описи применяют для фиксирования наличия, состояния и оценки активов предприятия и активов, принадлежащих другим предприятиям и учитываемых за балансом.

В акте инвентаризации фиксируют наличие денежных документов, бланков документов строгой отчетности, финансовых инвестиций, наличности, а также полноту отражения денежных средств на счетах в банке (регистрационных счетах), дебиторской и кредиторской задолженностей, обязательств, средств целевого финансирования, расходов и доходов будущих периодов, обеспечений (резервов), создаваемых в соответствии с требованиями национальных положений (стандартов) бухгалтерского учета (далее — П(С)БУ), международных стандартов и других актов законодательства.

В сличительных ведомостях бухгалтерская служба указывает расхождения между данными бухгалтерского учета и данными инвентаризационных описей (актов инвентаризации).

Формы таких документов содержит, в частности, приказ № 572. Для бюджетных учреждений они являются обязательными. А вот прочие субъекты хозяйствования могут их использовать по собственному желанию. Добро на это дает п. 2 упомянутого приказа.

При этом

не запрещено включать в инвентаризационные формы другие реквизиты, если этого требует специфика деятельности предприятия

Но это еще не все. По сей день действующими являются еще «присоветские» формы инвентаризационных документов, утвержденные постановлением № 241. И хотя похвастаться новизной они не могут, их все же разрешено применять предприятиям при наличии такого желания (см. письма Госкомстата от 26.05.2004 г. № 03-04-05/41 и от 30.01.2003 г. № 03-04-05/18). Кроме того, формы документов, отражающих результаты инвентаризации отдельных активов, можно найти и в других нормативных актах. Более подробно об инвентаризационных формах — в табл. 1.5 на с. 13.

Таблица 1.5. Документы для отражения результатов инвентаризации

Для отражения расхождений между данными бухгалтерского учета и данными инвентаризационных описей (актов инвентаризации) можно использовать такие сличительные ведомости:

— Сличительная ведомость результатов инвентаризации основных средств (форма № инв-18, утвержденная постановлением № 241);

— Сличительная ведомость результатов инвентаризации необоротных активов (форма утвержденаприказом № 572);

— Сличительная ведомость результатов инвентаризации запасов (форма утверждена приказом № 572);

— Сличительная ведомость результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей (форма № инв-19, утвержденная постановлением № 241).

Но напомним: применять приведенные формы документов хозрасчетные предприятия не обязаны. Они вправе документировать процесс инвентаризации с помощью самостоятельно изготовленных бланков (см. письмо Госкомстата от 15.07.2010 г. № 14/2-18/72). При этом учтите: такие бланки обязательно должны быть оформлены в соответствии с требованиями, установленными Положением № 88 для первичных документов, в том числе в отношении обязательных реквизитов первичных документов* (п. 14 разд. ІІ Положения № 879).

* Об обязательных реквизитах первичных документов см. в «Налоги и бухгалтерский учет», 2017, № 62, с. 2.

Какую бы форму инвентаризационных описей, актов инвентаризации и сличительных ведомостей вы ни выбрали (одну из приведенных в табл. 1.5 или самостоятельно разработанную), вам нужно соблюсти правила составления таких документов, установленные Положением № 879. О них и пойдет речь далее.

Правила составления инвентаризационных документов

Материалы инвентаризации (описи, акты, сличительные ведомости) составляют не менее чем в двух экземплярах (п. 21 разд. ІІ Положения № 879). При этом они могут быть заполнены как рукописным способом, так и при помощи электронных средств обработки информации.

В инвентаризационных описях активы отражают по наименованиям в количественных единицах измерения, принятых в учете, с возможным выделением по субсчетам и номенклатуре, отдельно по (п. 16 разд. ІІ Положения № 879):

— местонахождению таких ценностей;

— лицам, ответственным за их хранение.

На каждой странице инвентаризационной описи необходимо указать словами число порядковых номеров активов и общее количество в натуральных измерителях всех активов, записанных на этой странице, независимо от того, в каких единицах измерения (штуках, метрах, килограммах и т. д.) они отражены.

Акты инвентаризации заполняют с учетом объектов инвентаризации. При этом должны быть обеспечены их идентификация и сопоставимость с данными бухучета.

Записи в инвентаризационных описях (актах инвентаризации) делают последовательно в каждой строке

На отдельном листе должны быть заполнены все строки. Это не касается последнего листа документа. На нем строки, оставшиеся незаполненными, прочеркивают.

Инвентаризационные описи (акты инвентаризации) подписывают все члены инвентаризационной комиссии (рабочей инвентаризационной комиссии) и материально ответственные лица (п. 18 разд. ІІ Положения № 879).

Учтите: в инвентаризационных описях (актах инвентаризации) помарки и подчистки не допускаются (п. 17 разд. ІІ Положения № 879). Если же в этих документах нужно исправить ошибку, следует зачеркнуть неправильную запись и написать над ней правильную. Причем такое исправление необходимо сделать во всех экземплярах документа.

Исправления должны быть подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии (рабочей инвентаризационной комиссии) и материально ответственными лицами.

А теперь более подробно расскажем о том, как проходит процесс инвентаризации.

1.5. Этапы проведения инвентаризации

Весь объем инвентаризационных мероприятий можно разделить на 4 этапа:

1) подготовительный;

2) проверочный;

3) сравнительно-аналитический

4) заключительный.

Подробнее о них — на рис. 1.1 — 1.4 (см. с. 16 — 19).

Рис. 1.1. Подготовительный этап инвентаризации

* В случае проведения внезапных инвентаризаций это делается в присутствии инвентаризационной комиссии (рабочей инвентаризационной комиссии).

* На активы, принадлежащие другим предприятиям, составляют отдельные сличительные ведомости, копии которых направляют собственникам таких активов.

Во время проведения проверочного этапа важно обратить внимание на следующее: если инвентаризация активов в помещении, в котором они хранятся, не закончена в течение одного дня, она должна быть закончена в течение следующих дней. Причем после того, как инвентаризационная комиссия (рабочая инвентаризационная комиссия) покинула это помещение, председатель комиссии опечатывает его пломбиратором (п. 8 разд. ІІ Положения № 879).

Во время перерыва в работе комиссии инвентаризационные описи должны храниться в закрытом помещении, где проводится инвентаризация

Если активы хранятся в разных изолированных помещениях у одного материально ответственного лица, инвентаризацию проводят последовательно по местам хранения. После проверки ценностей вход в помещение опечатывают пломбиратором.

Обратите внимание: в отдельных случаях могут быть проведены контрольные проверки инвентаризации (п. 13 разд. ІІ Положения № 879). Делают это после окончания инвентаризации, но обязательно до открытия склада, где проводилась инвентаризация.

Осуществляет контрольные проверки инвентаризационная комиссия при участии членов рабочих инвентаризационных комиссий и материально ответственных лиц. Она проверяет наиболее существенные по стоимости активы и те активы, которые пользуются повышенным спросом.

Если выявлены значительные расхождения между данными инвентаризационной описи и данными контрольной проверки, назначают новый состав рабочей инвентаризационной комиссии для проведения повторной инвентаризации. А как быть с предыдущим составом? В отношении него руководитель предприятия должен срочно рассмотреть вопрос об ответственности за допущенные нарушения при проведении инвентаризации.

Если же проблем с проведением инвентаризации не было, переходим к сравнительно-аналитическому этапу (см. рис. 1.3 на с. 18).

Теперь, когда с основными сведениями, касающимися инвентаризации, вы ознакомились, можно приступать к рассмотрению особенностей инвентаризации отдельных объектов учета.

выводы

• Каждое предприятие ежегодно до даты баланса обязано проводить сплошную инвентаризацию всех активов и обязательств.
• Для проведения инвентаризации на предприятии создают инвентаризационную комиссию, а если объем работ большой, то и рабочие инвентаризационные комиссии.
• В общем случае инвентаризацию осуществляют на основании приказа (распоряжения) руководителя предприятия о ее проведении.
• Для документирования результатов инвентаризации небюджетники могут использовать как утвержденные бланки инвентаризационных описей, актов инвентаризации и сличительных ведомостей, так и самостоятельно разработанные бланки.
• Протокол инвентаризационной комиссии руководитель предприятия утверждает в течение 5 рабочих дней после завершения инвентаризации.