Электронный документооборот. Что волнует украинских предпринимателей
Михаил Федоров, Вице-премьер-министр Украины, министр цифровой трансформации, НВ.
Преимущества, которые получает бизнес от перехода на цифру, действительно веские.
Период карантина для Минцифры оказался удивительно плодотворным — он запомнится рядом громких релизов. Среди них и сервис подписания документов на портале Дия, который мы презентовали в конце апреля. Он должен приблизить к гражданам и бизнесу сферу электронных доверительных услуг, развитие которой — наша зона ответственности.
Документооборот — фундамент любого бизнеса, главный инструмент подотчетности и непрерывный драйвер процессов. Соглашения, счета, акты выполненных работ — в начале бумажный документооборот может показаться неплохим вариантом, однако в ходе развития бизнеса ручные процессы становятся довольно обременительной практикой. Электронный документооборот, наоборот, позволяет оптимизировать бизнес-процессы. А еще открывает множество преимуществ — о них и поговорим.
Электронный документооборот — это просто
Первый шаг к его внедрению — электронная подпись. Поэтому переход с бумаги на цифру предприятию следует начать с обеспечения электронными подписями сотрудников, уполномоченных действовать как представители компании.
Для автоматизации и упорядочения всех процессов, связанных с документами, существуют сервисы электронного документооборота. Самыми популярными на украинском рынке являются: MEDoc., СОТА, ВЧАСНО, FlyDoc, StarDoc, DocumentOnline, Электронная отчетность Paperless, FREDO ДокМен, FREDO Отчет Арт-Офис Арт-Отчет Pro. Их функционал позволяет подписывать электронные документы, обмениваться ими с контрагентами и вести отчетность.
Подписать электронный документ можно и онлайн. Для этого можно воспользоваться сервисом подписания документов, который мы запустили на портале Дия. Процесс подписания здесь охватывает всего несколько кликов, а безопасность гарантирована. Подписанный документ остается лишь в вашем браузере и не передается на портал Дия. А технология шифрования закрывает доступ к информации для любого лица, не обладающего секретным ключом.
Электронная подпись несет такую же юридическую силу, как и собственноручная, имеет высокий уровень доверия и гарантирует подлинность данных. Зато после отмены печатей на документах и введения административной ответственности за их требование проверить происхождение подписи на бумаге довольно сложно.
Еще одна функция на портале — проверка подписи. Так можно получить информацию обо всех подписях в файле, а именно личности подписанта, времени подписи, номере сертификата и прочее.
О юридической силе электронных документов
Согласно украинскому законодательству в сфере электронного документооборота и электронных доверительных услуг, документы с наложенным КЭП являются оригиналами документов так же, как и аналогичные бумажные версии документов с собственноручной подписью. Поэтому ничего не препятствует использованию первичных электронных документов в бухгалтерском учете и представлении их государственным органам на проверку.
В ходе судебного разбирательства электронные документы, подписанные КЭП, могут быть доказательствами в суде. На них распространяются общие правила доказывания и оценки судом доказательств.
Преимущества электронного документооборота
Преимущества, которые получает бизнес от перехода на цифру, действительно весомые. По подсчетам, на тонах расходных материалов, сопровождающих бумажный документооборот, и логистических услугах компаниям удается сэкономить 1−2% от оборота.
Технологии позволяют значительно сэкономить время — не менее ценный ресурс. При налаженной коммуникации с контрагентом подписать документ онлайн можно за считанные минуты. В бумажном документообороте процесс подписания занимает от двух дней: одна сторона подписывает документ на бумаге и отправляет его через службу перевозок или путешествует к контрагенту для личного подписания документа.
Оптимизация работы сотрудников повышает их эффективность. Сокращение потребления бумаги добавляет плюсов в карму за экологическое сознание. И самое главное: электронный документооборот — это решительно новый уровень безопасности и прозрачности, поскольку все этапы обработки документов протоколируются и хранятся, а электронная подпись защищает важную информацию от посторонних.
- като
у нас крупная компания по украине разбросаны предприятия. подписываем ключами в программе, удобно. уменьшаются трудозатраты, стоимость бумаги и т.д. не почерю тем кто пишет что тяжело, если НН регистрируете, то это тоже самое, как по мне.
Я и по себе делаю декларацию на бесплатном сайте налоговой, получила ключ в приват и тоже все оформляю без проблем.
Ответить- Ігор
Прочитав коментарі. Спробую узагальнити:
1. Медок та Фрідо мають інтеграцію з 1С. Не все там ідеально, але видаткові, рахунки, акти вони експортують з 1С в себе. І надіслати можна всім користувачам тих програм + Сота, Соната, та ще. Але не всім, див.п.2;
2. Іншим можна надіслати через «Вчасно» та подібним (див.статтю) + «Дія». Для отримувачів безкоштовно, під час карантину вони всі пропонують безкоштовно. Так, іноді бувають накладки з отримувачем, тобто тільки на екаунт з вказаною 1-ю е-mail. Також завантажується не дуже зручний файл. Є і перевага, всі документи зберігаються. Для ще більш простого варіанта є Приватівська «Paperliss», дів.п.3;
3. Чим зручна Paperliss?: ви формуєте у pdf-форматі файл, завантажуєте та е-підписуєте файл. Тут головне: е-підпис вбудовується у pdf-файл. Тобто файл один, його можна переслати е-поштою будь-кому? З ним легко працювати. Так само отримувач підписує цей документ, і ми отримуємо pdf-файл з кількома вбудованими е-підписами. Потім, для перевірки, перетягуємо цей файл у відповідне «вікно» і бачимо е-підписантів.
Ну, а на останнє, вибачте, грубість: ви для своїх дітей від вчителів/вихователів вимагаєте індивідуальний підхід? То чому до контрагентів лінуєтесь? Як з фіскальнею, ви по стійкі «струнко». Як від мобільних операторів або ДТЕК діда, ви теж мовчите отримуючи в е-вигляді. Чому контрагентам мізки виносите? У роздрібних мережах, в середньому 1,3 бухгалтера на магазин + в магазині 2 бухгалтери, товарознавець, завідуючий, … . Як приклад, в АТБ (1600 магазинів) центральна будівля 12 поверхів. З них 7 бухгалтерія. В кожній області центральна база де 20 – 50 бухгалтерів. На кожне місто де більше 20 магазинів своє управління з 10 – 15 бухгалтерів. І в кожному магазині – писав вище. Всі бухгалтери кожної години по 5 хвилин перекур, 4 рази чай/кава по 15 хвилин, по 2 години на день обговорення моди, страв, в «кого-що», … І ви шукаєте привід не працювати?
Ответить- Ігор
Евріка!!!
Ось ще одне просте, безкоштовне рішення!
Сайт АЦСКА фіскальні: https://acskidd.gov.ua/verify
Зліва меню: "Підпис даних" - підписує pdf-файл будь-яким ключем та вбудовує в нього підпис.
Зліва меню: "Перевірка підписаних даних" - перевіряє.
Можна завантажувати та підписувати вже підписаний файл. Наприклад, договір, ТТН тощо.
При перевірці показує всі підписи навіть різних АЦСКА.
Ну от що ще треба?
Блоги 
