Расчет отпускных в 2025 году: все, что нужно знать
%20(1)%20(1)%20(1).png){kind=logo}
Автор: Марченко Елена, эксперт по кадровым и налоговым вопросам.
Оплата отпусков — задача, требующая внимания к деталям. Поэтому в преддверии отпускного сезона предлагаем ряд статей, где приведем не только формулы и алгоритм расчета отпускных, но и многочисленные примеры с пояснениями. Начнем разговор с общего алгоритма расчета.
Какие бы оплачиваемые отпуска ни предоставлялись работникам, для расчета отпускных руководствуемся Порядком исчисления средней заработной платы, утвержденным постановлением КМУ от 08.02.95 № 10 (далее — Порядок № 100). Исключением является только отпуск в связи с беременностью и родами.
Кроме того, принимаем во внимание еще и разъяснения Минэкономики по вопросам исчисления отпускной средней заработной платы. Полномочия предоставлять их закреплены за этим ведомством положениями п. 2 постановления КМУ от 08.02.95 № 100.
Оплачиваем календарные дни отпуска.
Чтобы определить сумму отпускных, необходимо количество календарных дней отпуска умножить на среднедневную зарплату. Как ее рассчитать? Ответ на этот вопрос содержится в п. 7 Порядка № 100. В виде формулы среднедневную зарплату (ЗПср) можно представить так:
ЗПср = ЗП : (К - Пр - В),
где ЗП — сумма зарплаты и других выплат за расчетный период, участвующих в расчете среднедневной зарплаты;
К — общее количество календарных дней в расчетном периоде;
Пр — количество праздничных и нерабочих дней, предусмотренных ст. 73 КЗоТ, пришедшихся на расчетный период (при наличии);
В — время в расчетном периоде, в течение которого работник в соответствии с действующим законодательством не работал и за ним не сохранялся заработок или сохранялся частично, а также время, за которое отсутствуют данные о начисленной заработной плате работника в результате проведения боевых действий во время действия военного положения.
Как видите, все показатели формулы для расчета отпускной среднедневной зарплаты определяются в привязке к расчетному периоду. Поэтому в первую очередь нас интересует именно он.
Определяем расчетный период
В трудовых отношениях более года. Если работник находится с работодателем в трудовых отношениях более года, то (см. абзац первый п. 2 Порядка № 100)
расчетный период, за который исчисляют среднедневную отпускную зарплату, — это последние 12 календарных месяцев работы, предшествующих месяцу, на который приходится начало отпуска
Пример 1. Работник был принят на работу в 2023 году. Он уходит в ежегодный отпуск с 26 мая 2025 года.
Расчетный период: май 2024 года — апрель 2025 года.
В трудовых отношениях менее года. В этой ситуации обращаемся к абзацу третьему п. 2 Порядка № 100. Так,
если работник проработал на предприятии менее года, расчетный период будет составлять фактическое количество календарных месяцев в трудовых отношениях (с 1-го до 1-го числа), предшествующих месяцу, на который приходится начало отпуска
Пример 2. Работник, который был принят на работу с 13 января 2025 года, уходит в ежегодный отпуск с 19 мая 2025 года.
Расчетный период: февраль — апрель 2025 года.
Нет календарного месяца в трудовых отношениях. В таком случае имеем дело с условным расчетным периодом. То есть
если у работника-новичка перед началом отпуска нет полного календарного месяца в трудовых отношениях, определяем условный расчетный период. Его составят 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу, на который приходится начало отпуска
Пример 3. Работник был принят на работу с 14 апреля 2025 года. С 30 мая 2025 года он уходит в одноразовый оплачиваемый отпуск при рождении ребенка.
Расчетный период условный: май 2024 года — апрель 2025 года.
Внимание! Если работник принят на работу не с 1-го числа месяца, однако дата приема его на работу является первым рабочим днем месяца, то этот месяц учитывается в расчетный период как полный месяц.
Пример 4. Работник, который был принят на работу с 3 марта 2025 года (1 и 2 марта — выходные дни), уходит в социальный отпуск на детей с 2 июня 2025 года.
Расчетный период: март — май 2025 года.
Расчетный период & виды отпусков. В случае, когда предоставляете работнику подряд разные виды (подвиды) отпусков, определяйте расчетный период отдельно для каждого из них. Поступайте так в том числе и в случае, когда такие отпуска оформлены одним приказом (см. письма Минсоцполитики от 26.10.2016 № 1475/13/84-16 и от 01.12.2016 № 1623/13/84-16).
Пример 5. Согласно приказу о предоставлении отпуска работнику предоставляют подряд ежегодный основной отпуск с 19 мая по 1 июня 2025 года и ежегодный дополнительный отпуск за ненормированный рабочий день с 2 по 5 июня 2025 года.
Определяем отдельные расчетные периоды для разных подвидов ежегодного отпуска:
— для оплаты дней ежегодного основного отпуска: май 2024 года — апрель 2025 года;
— для оплаты дней ежегодного дополнительного отпуска: июнь 2024 года — май 2025 года.
А как поступить, если одним приказом предоставляются подряд ежегодные основные отпуска или ежегодные дополнительные отпуска за разные рабочие годы или дополнительные отпуска на детей за разные календарные годы? Смотрим пример.
Пример 6. В соответствии с приказом о предоставлении отпуска работнику с 20 мая 2025 года предоставляется ежегодный основной отпуск за 2 рабочих года общей продолжительностью 48 к. дн. (по 24 к. дн. за каждый рабочий год).
Имеем один расчетный период: май 2024 года — апрель 2025 года, поскольку работнику на основании одного приказа предоставляются подряд отпуска одного вида — ежегодные основные.
В то же время если отпуска одного вида (подвида) будут предоставляться подряд, но отдельными приказами, то подход к определению расчетного периода будет другим. Предположим, на основании одного приказа работник уходит в ежегодный основной отпуск на 24 календарных дня. Далее, уже находясь в таком отпуске, он решил «продлить удовольствие», и ему на основании другого приказа предоставляют еще 24 календарных дня отпуска. В таком случае расчетный период для первой «порции» (24 календарных дня) и для второй «порции» (24 календарных дня) придется определять отдельно.
Расчетный период определили. Двигаемся дальше.
Дни в расчете средней зарплаты
Подсчет количества дней в расчетном периоде, которые будут участвовать в исчислении среднедневной зарплаты, — важный этап. Впоследствии его результат повлияет на сумму отпускных. Поэтому действуем так. Из общего количества календарных дней в расчетном периоде (в формуле показатель К) вычитаем дни, на которые пришлись события, перечисленные в табл. 1 ниже.
Таблица 1. Дни/периоды, которые не учитывают при подсчете количества календарных дней в расчетном периоде
|
Исключаем из расчетного периода |
Пояснение |
|
Праздничные и нерабочие дни, определенные ст. 73 КЗоТ (показатель Пр в формуле) |
В период действия военного положения ст. 73 КЗоТ не применяется (см. ч. 6 ст. 6 Закона Украины «Об организации трудовых отношений в условиях военного положения» от 15.03.2022 № 2136-IX). Следовательно, на данный момент праздничных и нерабочих дней в любых расчетных периодах нет. Если же вы предоставляли работникам дополнительные дни отдыха вместо праздничных/нерабочих дней, то оставляйте их в расчете |
|
Время, за которое отсутствуют данные о начисленной зарплате работника в результате боевых действий во время действия военного положения (показатель В в формуле) |
Если предприятие начисляло зарплату работникам, но из-за боевых действий не имеет доступа к сведениям об этом или к их части, то при расчете средней зарплаты исключаем периоды, за которые такие сведения отсутствуют |
|
Время, в течение которого работник в соответствии с действующим законодательством не работал и за ним не сохранялся заработок или сохранялся частично (показатель В в формуле), в частности: |
|
|
— период простоя (вместе с выходными днями, которые приходятся на него), оплаченный частично |
Исключаем весь период простоя, оплаченный в размере, меньшем чем средний заработок работника, например, исходя из 2/3 оклада (ставки) (см. письма Минэкономики от 04.08.2020 № 3511-06/48200-07 и от 08.02.2021 № 4708-06/7891-09). Если простой продолжался часть рабочего дня, то весь такой день исключаем из расчета, если часы простоя были оплачены в размере, меньшем чем среднечасовая зарплата (см. письмо Минэкономики от 04.03.2023 № 4706-05/9373-07) |
|
— отпуск для ухода за ребенком до 3 (6) лет |
Если такое событие охватило весь расчетный период и все дни подлежат исключению, то определяем условный расчетный период, который составит 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу, на который приходится начало отпуска, и подсчитываем количество календарных дней в нем |
|
— любой отпуск без сохранения зарплаты |
|
|
— время приостановления действия трудового договора |
|
|
— период военной службы, за который не сохранялся заработок / сохранялся частично или же работнику выплачивалась добровольная матпомощь |
Оставляем в расчете только дни военной службы, которые оплачивались работодателем в размере средней зарплаты (см. письмо Минэкономики от 24.10.2023 № 4707-05/57286-09). Если же период, подлежащий исключению, охватил весь расчетный период, то определяем условный расчетный период (12 календарных месяцев, предшествующих месяцу начала отпуска) и подсчитываем количество календарных дней в нем |
|
— рабочие дни, не отработанные из-за установления работнику режима неполной рабочей недели по инициативе работодателя на основании ст. 32 КЗоТ |
Если неполная рабочая неделя установлена по соглашению сторон на основании заявления работника (ст. 56 КЗоТ), то свободные от работы дни оставляйте в расчете (см. п. 1 письма Минэкономики от 05.01.2021 № 4709-06/235-07). Если работник работает на условиях неполного рабочего дня, то все дни, отработанные в таком режиме, остаются в расчете |
|
— периоды неоплаченной временной нетрудоспособности и отпуска в связи с беременностью и родами |
Это могут быть, например, периоды временной нетрудоспособности работника-совместителя (до 04.04.2025) или же дни больничного с «алкогольной» отметкой, в течение которых работник не работал, однако ему отказано в назначении пособия (см. письмо Минэкономики от 17.02.2023 № 4707-05/6762-07) |
Далее поговорим о выплатах за расчетный период, которые нужно учитывать при расчете среднедневной зарплаты (показатель ЗП в формуле выше).
Какие выплаты в расчете?
При расчете среднедневной зарплаты учитываем выплаты, входящие в состав зарплаты, за исключением тех, которые перечислены в п. 4 Порядка № 100. Примеры таких выплат см. в табл. 2 ниже.
Кроме того, если в расчетном периоде есть время, в течение которого работник согласно законодательству не работал и за ним частично сохранялся заработок, то и такое время, и его оплату исключаем из расчета. Это, в частности, время простоя, оплаченное в размере 2/3 оклада.
Внимание! Если выплата не входит в фонд оплаты труда, то она не будет участвовать в расчете. Исключение — больничные и пособие по беременности и родам (см. письмо Минэкономики от 06.01.2021 № 4709-06/524-07). Их учитываем.
Таблица 2. Выплаты, определенные в п. 4 Порядка № 100 как не учитываемые при расчете отпускных
|
№ п/п |
Отдельные выплаты, не участвующие в расчете отпускной среднедневной зарплаты |
|
1 |
Выплаты за выполнение отдельных поручений (разового характера), не входящих в обязанности работника (за исключением доплат за совмещение профессий и должностей, расширение зон обслуживания или выполнение дополнительных объемов работ и выполнение обязанностей временно отсутствующих работников, а также разницы в должностных окладах, выплачиваемой работникам, которые выполняют обязанности временно отсутствующего руководителя предприятия или его структурного подразделения и не являются штатными заместителями) |
|
2 |
Единоразоые выплаты (компенсация за неиспользованный отпуск, любая материальная помощь, помощь работникам, выходящим на пенсию, выходное пособие и т. п.) |
|
3 |
Компенсационные выплаты на командировки и переводы (суточные, оплата за проезд, расходы на наем жилья, подъемные, надбавки, выплачиваемые вместо суточных) |
|
4 |
Премии по результатам ежегодного оценивания служебной деятельности, за изобретения и рацпредложения, за содействие внедрению изобретений и рацпредложений, за внедрение новой техники и технологии, за сбор и сдачу лома черных, цветных и драгоценных металлов, сбор и сдачу на восстановление отработанных деталей машин, автомобильных шин, ввод в действие производственных мощностей и объектов строительства (за исключением этих премий работникам строительных организаций, выплачиваемых в составе премий за результаты хоздеятельности) |
|
5 |
Денежные и вещевые вознаграждения за призовые места на соревнованиях, смотрах, конкурсах и т. п. |
|
6 |
Государственная помощь, социальные и компенсационные выплаты |
|
7 |
Литературный гонорар штатным работникам газет и журналов, выплачиваемый по авторскому договору |
|
8 |
Дотации на обеды, проезд, стоимость путевок в санатории и дома отдыха |
|
9 |
Выплаты, связанные с праздничными и юбилейными датами, днем рождения, за долголетнюю и безупречную трудовую деятельность, активную общественную работу и т. п. |
|
10 |
Стоимость бесплатно предоставленных некоторым категориям работников коммунальных услуг, жилья, топлива и сумма средств на их возмещение |
|
11 |
Зарплата на работе по совместительству (за исключением работников, для которых включение ее в средний заработок предусмотрено действующим законодательством) |
|
12 |
Суммы возмещения ущерба, причиненного работнику увечьем или другим повреждением здоровья |
|
13 |
Компенсация работникам потери части заработной платы в связи с нарушением сроков ее выплаты |
|
14 |
Заработная плата, начисленная за время работы в избирательных комиссиях, комиссиях всеукраинского референдума |
|
15 |
Денежное вознаграждение за добросовестный труд и образцовое выполнение служебных обязанностей |
Внимание! Суммы начисленной зарплаты, больничных и пособия по беременности и родам учитываем в том месяце, ЗА который они начислены. То есть не имеет значения, в каком месяце начислена (доначислена, отсторнирована) зарплата или нетрудоспособная выплата. В любом случае ее следует отнести к тому месяцу, за который она начислена.
Исключение из этого правила — премии (в том числе за месяц) и другие поощрительные выплаты по итогам работы за определенный период (далее — премии). Их учитывают в заработок периода, соответствующего количеству месяцев, за которые премии начислены, начиная с месяца, в котором они начислены. Если период, за который начислена премия, отработан частично, при исчисления средней зарплаты учитывают сумму в размере, не превышающем фактически начисленную сумму премии. Подробно об учете премий расскажем в статье «Премии и годовое вознаграждение в расчете отпускных» // «Налоги & бухучет», 2025, № 41. В этой статье рассмотрим расчет среднедневной зарплаты для работников, которым в расчетном периоде премии не начислялись.
Примеры расчета отпускных
Пример 7. Работник уходит в «боевой» отпуск с 3 июня 2025 года на 14 к. дн. В расчетном периоде (июнь 2024 года — май 2025 года, 365 к. дн.) он находился с 1 июня 2024 года по 6 декабря 2024 года (189 к. дн.) на военной службе, за время которой ему предоставлялась ежемесячная материальная помощь в размере 8000 грн. Остальное время отработано полностью. Зарплата за фактически отработанное время в расчетном периоде — 127000 грн.
Из общего количества календарных дней в расчетном периоде исключаем период военной службы (189 к. дн.), за который не сохранялся средний заработок, а начислялась материальная помощь. Также за бортом матпомощь (см. строку 2 табл. 2, письмо Минэкономики от 11.10.2023 № 4707-05/54847-09).
Среднедневная зарплатасоставит: 127000 : (365 - 189) = 721,59 (грн/к. дн.).
Сумма отпускных равна: 721,59 х 14 = 10102,26 (грн).
Пример 8. Работник уходит в ежегодный отпуск продолжительностью 24 к. дн. с 5 июня 2025 года. В расчетном периоде (июнь 2024 года — май 2025 года, 365 к. дн.) он с 1 по 24 июня 2024 года находился в ежегодном отпуске. Отпускные за его время (19700 грн) были начислены в мае 2024 года (то есть за пределами расчетного периода).
Сумма зарплаты за фактически отработанное время в расчетном периоде — 280900 грн. Кроме того, в июне 2024 года работнику была предоставлена материальная помощь на оздоровление в сумме 8000 грн, а в феврале 2025 года — премия к юбилею в размере 10000 грн.
При исчислении отпускной среднедневной зарплаты не принимаем в расчет:
— материальную помощь независимо от того, облагается она налогом или нет (см. п. 2 табл. 2 выше);
— премию к юбилею (см. п. 9 табл. 2 выше).
Что касается отпускных за июнь 2024 года, которые были начислены в мае 2024 года, то их относим к месяцу, за который они начислены (к июню).
Среднедневная зарплата составит: (280900 + 19700) : 365 = 823,56 (грн/к. дн.).
Сумма отпускных будет равна: 823,56 х 24 = 19765,44 (грн).
Пример 9. Работница уходит в социальный отпуск на детей с 2 июня 2025 года на 10 к. дн. В расчетном периоде (июнь 2024 года — май 2025 года, 365 к. дн.) ей была начислена зарплата за фактически отработанное время в сумме 255000 грн.
Кроме того, в расчетном периоде с 22 по 31 мая 2025 года (10 к. дн.) работница болела. Больничные будут назначены и начислены в июне (за пределами расчетного периода).
Дни временной нетрудоспособности, как и суммы больничных, участвуют в расчете отпускных. При этом нетрудоспособные выплаты относят к месяцам, за которые они начислены (см. раздел «Какие выплаты в расчете?» выше).
Именно поэтому, независимо от того, когда будет начислена сумма больничных за период майской нетрудоспособности, их сумма примет участие в исчислении среднедневной зарплаты. В таком случае возможны два варианта начисления отпускных.
Вариант 1. В мае 2025 года рассчитываем сумму отпускных исходя из имеющихся данных, то есть без учета суммы оплаты за период временной нетрудоспособности.
Среднедневная зарплата составит: 255000 : 365 = 698,63 (грн/к. дн.).
Сумма отпускных будет равна: 698,63 х 10 = 6986,30 (грн).
В июне, после начисления суммы больничных за май, нужно будет пересчитать среднедневную зарплату и доначислить и доплатить работнице отпускные за июнь.
Вариант 2. На момент расчета отпускных у работодателя есть больничный, хотя и пока со статусом «Закритий». Поэтому можно рассчитать сумму нетрудоспособных выплат по нему, однако не начислять их в учете, а использовать для определения суммы отпускных.
Когда в июне е-больничный работницы получит статус «Готовий до сплати», сумма больничных будет начислена в бухучете. При этом пересчитывать отпускные уже не придется (конечно, если в больничном не будет изменений).
А как рассчитать сумму отпускных, если в расчетном периоде отсутствует заработок? Ответ на этот вопрос — в одном из ближайших номеров «Налоги & бухучет».
Выводы
- Сумму отпускных находим, умножая количество календарных дней отпуска на среднедневную зарплату.
- Среднедневную зарплату рассчитываем путем деления суммы выплат за расчетный период на общее количество дней в расчетном периоде, уменьшенное на количество дней, которые не участвуют в расчете.
- В общем случае расчетный период составляет 12 календарных месяцев работы, предшествующих месяцу, на который приходится начало отпуска.
- В настоящее время при исчислении количества дней, участвующих в расчете средней, не учитывают время, в течение которого работник согласно законодательству не работал и за ним не сохранялся заработок или сохранялся частично, а также время, за которое отсутствуют данные о начисленной заработной плате в результате боевых действий.
- При расчете отпускной среднедневной учитываем суммы начисленной зарплаты, больничных и пособия по беременности и родам в тех месяцах, за которые они начислены.
Другие материалы из "Налоги & бухучет", 2025, 41:
- Премии и годовое вознаграждение в расчете отпускных
- Расчет отпускных в 2025 году: все, что нужно знать
- Сельхозпродукция от населения: как оформить закупку
- Закупка сельхозпродукции у населения: налогообложение
- Мобилизованный работник пропал без вести: как действовать работодателю
- Харьковские льготы по плате за землю и налогу на недвижимость — 2025
- Подарочные сертификаты: что говорят налоговики
- Обязательно ли вести счет 23 при оказании услуг?
- Компенсация отпуска на детей для совместителя
- Налоговую накладную составили не на того покупателя (ошибка в ИНН): как исправить?
- Как считать дни просрочки при несвоевременной регистрации налоговых накладных?
- Заявление о приеме на работу
- Компенсация зарплаты: доходы за 2014 — 2025 гг. выплачены в мае 2025 года
Подписаться на "Налоги & бухучет"
Блоги 
