Расчет отпускных в 2026 году: все, что нужно знать
%20(1)%20(1)%20(1).png){kind=logo}
Автор: Марченко Елена, эксперт по кадровым и налоговым вопросам.
Оплата отпусков — задача, требующая внимательности к деталям. Поэтому накануне отпускного сезона предлагаем серию статей, где приведем не только формулы и алгоритмы расчета отпускных, но и многочисленные примеры с пояснениями. Начнем разговор с общего алгоритма расчета.
Какие бы оплачиваемые отпуска ни предоставлялись работникам, для расчета отпускных руководствуемся Порядком исчисления средней заработной платы, утвержденным постановлением КМУ от 08.02.95 № 100 (далее — Порядок № 100). Исключением является только отпуск в связи с беременностью и родами.
Кроме того, принимаем во внимание также разъяснения Минэкономики по вопросам исчисления отпускной средней заработной платы. Полномочия предоставлять их закреплены за этим ведомством положениями п. 2 постановления КМУ от 08.02.95 № 100.
Оплачиваем календарные дни отпуска.
Чтобы определить сумму отпускных, необходимо количество календарных дней отпуска умножить на среднедневную зарплату. Как ее вычислить? Ответ на этот вопрос содержится в п. 7 Порядка № 100. В виде формулы среднедневную зарплату (ЗПсер) можно представить так:
ЗПсер = ЗП : (К - Св - Ч),
где ЗП — сумма зарплаты и других выплат за расчетный период, которые участвуют в расчете среднедневной зарплаты;
К — общее количество календарных дней в расчетном периоде;
Св — количество праздничных и нерабочих дней, предусмотренных ст. 73 КЗоТ, которые пришлись на расчетный период (при наличии);
Ч — время в расчетном периоде, в течение которого работник в соответствии с действующим законодательством не работал и за ним не сохранялся заработок или сохранялся частично, а также время, за которое отсутствуют данные о начисленной заработной плате работника вследствие проведения боевых действий во время действия военного положения.
-
Подписывайтесь и читайте полностью:
- новости, эксклюзивные статьи, справочники
- загружайте бланки
- все это без рекламы
месяц
Как видите, все показатели формулы для расчета отпускной среднедневной зарплаты определяются в привязке к расчетному периоду. Поэтому прежде всего нас интересует именно он.
Определяем расчетный период
В трудовых отношениях более года. Если работник находится с работодателем в трудовых отношениях более года, то (см. абзац первый п. 2 Порядка № 100)
расчетный период, за который исчисляют среднедневную отпускную зарплату, — это последние 12 календарных месяцев работы, предшествующих месяцу, на который приходится начало отпуска
Пример 1. Работник был принят на работу в 2024 году. Он идет в ежегодный отпуск с 26 марта 2026 года.
Расчетный период: март 2025 года — февраль 2026 года.
В трудовых отношениях менее года. В этой ситуации обращаемся к абзацу третьему п. 2 Порядка № 100. Так,
если работник проработал на предприятии менее года, расчетный период составит фактическое количество календарных месяцев в трудовых отношениях (с 1-го до 1-го числа), предшествующих месяцу, на который приходится начало отпуска
Пример 2. Работник, который был принят на работу с 13 ноября 2025 года, идет в ежегодный отпуск с 19 марта 2026 года.
Расчетный период: декабрь 2025 — февраль 2026 года.
Нет календарного месяца в трудовых отношениях. В таком случае имеем дело с условным расчетным периодом. То есть
если у работника-новичка перед началом отпуска нет полного календарного месяца в трудовых отношениях, определяем условный расчетный период. Его составят 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу, на который приходится начало отпуска
Пример 3. Работник был принят на работу с 13 февраля 2026 года. С 30 марта 2026 года он идет в одноразовый оплачиваемый отпуск при рождении ребенка.
Расчетный период условный: март 2025 года — февраль 2026 года.
Пример 4. Работник, который был принят на работу с 3 ноября 2025 года (1 и 2 ноября — выходные дни), идет в социальный отпуск на детей с 2 марта 2026 года.
Расчетный период: ноябрь 2025 года — февраль 2026 года.
Расчетный период & виды отпусков. В случае, когда предоставляете работнику подряд разные виды (подвиды) отпусков, определяйте расчетный период отдельно для каждого из них. Действуйте так в том числе и в случае, когда такие отпуска оформлены одним приказом (см. письма Минсоцполитики от 26.10.2016 № 1475/13/84-16 и от 01.12.2016 № 1623/13/84-16).
Пример 5. Согласно приказу о предоставлении отпуска работнику предоставляют подряд ежегодный основной отпуск с 16 февраля по 1 марта 2026 года и ежегодный дополнительный отпуск за ненормированный рабочий день со 2 по 6 марта 2026 года.
Определяем отдельные расчетные периоды для разных подвидов ежегодного отпуска:
— для оплаты дней ежегодного основного отпуска: февраль 2025 года — январь 2026 года;
— для оплаты дней ежегодного дополнительного отпуска: март 2025 года — февраль 2026 года.
А как действовать, если одним приказом предоставляются подряд ежегодные основные отпуска или ежегодные дополнительные отпуска за разные рабочие годы или дополнительные отпуска на детей за разные календарные годы? Смотрим пример.
Пример 6. В соответствии с приказом о предоставлении отпуска работнику с 20 марта 2026 года предоставляется ежегодный основной отпуск за 2 рабочих года общей продолжительностью 48 к. дн. (по 24 к. дн. за каждый рабочий год).
Имеем один расчетный период: март 2025 года — февраль 2026 года, поскольку работнику на основании одного приказа предоставляются подряд отпуска одного вида — ежегодные основные.
В то же время если отпуска одного вида (подвида) будут предоставляться подряд, но отдельными приказами, то подход к определению расчетного периода будет другим. Предположим, на основании одного приказа работник идет в ежегодный основной отпуск на 24 календарных дня. Далее, уже находясь в таком отпуске, он решил «продолжить удовольствие», и ему на основании другого приказа предоставляют еще 24 календарных дня отпуска. В таком случае расчетный период для первой «порции» (24 календарных дня) и для второй «порции» (24 календарных дня) придется определять отдельно.
Расчетный период определили. Двигаемся дальше.
Дни в расчете средней зарплаты
Подсчет количества дней в расчетном периоде, которые примут участие в вычислении среднедневной зарплаты, — важный этап. Впоследствии его результат повлияет на сумму отпускных. Поэтому действуем так. Из общего количества календарных дней в расчетном периоде (в формуле показатель К) вычитаем дни, на которые пришлись события, перечисленные в табл. 1 ниже.
Таблица 1. Дни / периоды, которые не учитывают при подсчете количества календарных дней в расчетном периоде
|
Исключаем из расчетного периода |
Пояснение |
|
Праздничные и нерабочие дни, определенные ст. 73 КЗоТ (показатель Св в формуле) |
В период действия военного положения ст. 73 КЗоТ не применяется (см. ч. 6 ст. 6 Закона Украины «Об организации трудовых отношений в условиях военного положения» от 15.03.2022 № 2136-IX). Следовательно, на данный момент праздничных и нерабочих дней в любых расчетных периодах нет. Если же вы предоставляли работникам дополнительные дни отдыха вместо праздничных / нерабочих дней, то оставляйте их в расчете |
|
Время, за которое отсутствуют данные о начисленной зарплате работника вследствие боевых действий во время действия военного положения (показатель Ч в формуле) |
Если предприятие начисляло зарплату работникам, но из-за боевых действий не имеет доступа к сведениям об этом или к их части, то при расчете средней зарплаты исключаем периоды, за которые такие сведения отсутствуют |
|
Время, в течение которого работник в соответствии с действующим законодательством не работал и за ним не сохранялся заработок или сохранялся частично (показатель Ч в формуле), в частности: |
|
|
— период простоя (вместе с выходными днями, которые приходятся на него), оплаченный частично |
Исключаем весь период простоя, оплаченный в размере, меньшем чем средний заработок работника, например, исходя из 2/3 оклада (ставки) (см. письма Минэкономики от 04.08.2020 № 3511-06/48200-07 и от 08.02.2021 № 4708-06/7891-09). Если простой длился часть рабочего дня, то весь такой день исключаем из расчета, если часы простоя были оплачены в размере, меньшем чем среднечасовая зарплата (см. письмо Минэкономики от 04.03.2023 № 4706-05/9373-07) |
|
— отпуск для ухода за ребенком до 3 (6) лет |
Если такое событие охватило весь расчетный период и все дни подлежат исключению, то определяем условный расчетный период, который составит 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу, на который приходится начало отпуска, и подсчитываем количество календарных дней в нем |
|
— любой отпуск без сохранения зарплаты |
|
|
— время приостановления действия трудового договора |
|
|
— период военной службы, за который не сохранялся заработок / сохранялся частично или же работнику выплачивалась добровольная матпомощь |
Оставляем в расчете только дни военной службы, которые оплачивались работодателем в размере средней зарплаты (см. письмо Минэкономики от 24.10.2023 № 4707-05/57286-09). Если же период, подлежащий исключению, охватил весь расчетный период, то определяем условный расчетный период (12 календарных месяцев, предшествующих месяцу начала отпуска) и подсчитываем количество календарных дней в нем |
|
— рабочие дни, не отработанные из-за установления работнику режима неполной рабочей недели по инициативе работодателя на основании ст. 32 КЗоТ |
Если неполная рабочая неделя установлена по соглашению сторон на основании заявления работника (ст. 56 КЗоТ), то свободные от работы дни оставляйте в расчете (см. п. 1 письма Минэкономики от 05.01.2021 № 4709-06/235-07). Если работник работает на условиях неполного рабочего дня, то все дни, отработанные в таком режиме, остаются в расчете |
|
— периоды неоплачиваемой временной нетрудоспособности и отпуска в связи с беременностью и родами |
Это могут быть, например, периоды временной нетрудоспособности работника-совместителя (до 04.03.2026) или же дни больничного с «алкогольной» отметкой, в течение которых работник не работал, но ему отказано в назначении помощи (см. письмо Минэкономики от 17.02.2023 № 4707-05/6762-07) |
Далее поговорим о выплатах за расчетный период, которые нужно учитывать при расчете среднедневной зарплаты (показатель ЗП в формуле выше).
Какие выплаты в расчете?
При расчете среднедневной зарплаты учитываем выплаты, входящие в состав зарплаты, за исключением тех, которые перечислены в п. 4 Порядка № 100. Примеры таких выплат см. в табл. 2 ниже.
Кроме того, если в расчетном периоде есть время, в течение которого работник согласно законодательству не работал и за ним частично сохранялся заработок, то и это время, и его оплату исключаем из расчета. Это, в частности, время простоя, оплаченное в размере 2/3 оклада.
Внимание! Если выплата не входит в фонд оплаты труда, то она не будет участвовать в расчете. Исключение — больничные и помощь по беременности и родам (см. письмо Минэкономики от 06.01.2021 № 4709-06/524-07). Их учитываем.
Таблица 2. Выплаты, определенные в п. 4 Порядка № 100 как такие, которые не учитываются при расчете отпускных
|
№ п/п |
Отдельные выплаты, которые не участвуют в расчете отпускной среднедневной зарплаты |
|
1 |
Выплаты за выполнение отдельных поручений (разового характера), которые не входят в обязанности работника (за исключением доплат за совмещение профессий и должностей, расширение зон обслуживания или выполнение дополнительных объемов работ и выполнение обязанностей временно отсутствующих работников, а также разницы в должностных окладах, выплачиваемой работникам, выполняющим обязанности временно отсутствующего руководителя предприятия или его структурного подразделения и не являющимся штатными заместителями) |
|
2 |
Разовые выплаты (компенсация за неиспользованный отпуск, любая материальная помощь, помощь работникам, выходящим на пенсию, выходное пособие и т. д.) |
|
3 |
Компенсационные выплаты на командировки и переводы (суточные, оплата за проезд, расходы на наем жилья, подъемные, надбавки, выплачиваемые вместо суточных) |
|
4 |
Премии по результатам ежегодной оценки служебной деятельности, за изобретения и рационализаторские предложения, за содействие внедрению изобретений и рационализаторских предложений, за внедрение новой техники и технологии, за сбор и сдачу лома черных, цветных и драгоценных металлов, сбор и сдачу на восстановление отработанных деталей машин, автомобильных шин, ввод в действие производственных мощностей и объектов строительства (за исключением этих премий работникам строительных организаций, выплачиваемых в составе премий за результаты хоздеятельности) |
|
5 |
Денежные и вещевые вознаграждения за призовые места на соревнованиях, смотрах, конкурсах и т. д. |
|
6 |
Государственная помощь, социальные и компенсационные выплаты |
|
7 |
Литературный гонорар штатным работникам газет и журналов, выплачиваемый по авторскому договору |
|
8 |
Дотации на обеды, проезд, стоимость путевок в санатории и дома отдыха |
|
9 |
Выплаты, связанные с праздничными и юбилейными датами, днем рождения, за долголетнюю и безупречную трудовую деятельность, активную общественную работу и т. д. |
|
10 |
Стоимость бесплатно предоставленных некоторым категориям работников коммунальных услуг, жилья, топлива и сумма средств на их возмещение |
|
11 |
Зарплата на работе по совместительству (за исключением работников, для которых включение ее в средний заработок предусмотрено действующим законодательством) |
|
12 |
Суммы возмещения ущерба, причиненного работнику увечьем или другим повреждением здоровья |
|
13 |
Компенсация работникам утраты части заработной платы в связи с нарушением сроков ее выплаты |
|
14 |
Заработная плата, начисленная за время работы в избирательных комиссиях, комиссиях всеукраинского референдума |
|
15 |
Денежное вознаграждение за добросовестный труд и образцовое выполнение служебных обязанностей |
Исключение из этого правила — премии (в том числе за месяц) и другие поощрительные выплаты по итогам работы за определенный период (далее — премии). Их учитывают в заработок периода, который соответствует количеству месяцев, за которые премии начислены, начиная с месяца, в котором они начислены. Если период, за который начислена премия, отработан частично, при исчислении средней зарплаты учитывают сумму в размере, не превышающем фактически начисленной суммы премии.
Примеры расчета отпускных
Пример 7. Работник идет в «боевой» отпуск с 3 марта 2026 года на 14 к. дн. В расчетном периоде (март 2025 года — февраль 2026 года, 365 к. дн.) он находился с 1 июня 2025 года по 6 декабря 2025 года (189 к. дн.) на военной службе, за время которой ему предоставлялась ежемесячная материальная помощь в размере 8000 грн. Остальное время отработано полностью. Зарплата за фактически отработанное время в расчетном периоде — 127000 грн.
Из общего количества календарных дней в расчетном периоде исключаем период военной службы (189 к. дн.), за который не сохранялся средний заработок, а начислялась материальная помощь. Также за бортом матпомощь (см. строку 2 табл. 2, письмо Минэкономики от 11.10.2023 № 4707-05/54847-09).
Среднедневная зарплата составит: 127000 : (365 - 189) = 721,59 (грн/к. дн.).
Сумма отпускных равна: 721,59 х 14 = 10102,26 (грн).
Пример 8. Работник идет в ежегодный отпуск продолжительностью 24 к. дн. с 5 марта 2026 года. В расчетном периоде (март 2025 года — февраль 2026 года, 365 к. дн.) он с 1 по 24 марта 2025 года находился в ежегодном отпуске. Отпускные за его время (19700 грн) были начислены в феврале 2025 года (то есть за пределами расчетного периода).
Сумма зарплаты за фактически отработанное время в расчетном периоде — 280900 грн. Кроме того, в марте 2025 года работнику была предоставлена материальная помощь на оздоровление в сумме 8000 грн, а в январе 2026 года — премия к юбилею в размере 10000 грн.
При исчислении отпускной среднедневной зарплаты не берем в расчет:
— материальную помощь независимо от того, облагаемая она или нет (см. п. 2 табл. 2 выше);
— премию к юбилею (см. п. 9 табл. 2 выше).
Что касается отпускных за март 2025 года, которые были начислены в феврале 2025 года, то их относим к месяцу, за который они начислены (к марту).
Среднедневная зарплата составит: (280900 + 19700) : 365 = 823,56 (грн/к. дн.).
Сумма отпускных равна: 823,56 х 24 = 19765,44 (грн).
Пример 9. Работница идет в социальный отпуск на детей с 2 марта 2026 года на 10 к. дн. В расчетном периоде (март 2025 года — февраль 2026 года, 365 к. дн.) ей была начислена зарплата за фактически отработанное время в сумме 255000 грн.
Кроме того, в расчетном периоде с 19 по 28 февраля 2026 года (10 к. дн.) работница болела. Больничные будут назначены и начислены в марте (за пределами расчетного периода).
Дни временной нетрудоспособности, как и суммы больничных, принимают участие в расчете отпускных. При этом выплаты по временной нетрудоспособности относят к месяцам, за которые они начислены (см. раздел «Какие выплаты в расчете?» выше).
Именно поэтому, независимо от того, когда будет начислена сумма больничных за период нетрудоспособности в феврале, их сумма примет участие в исчислении среднедневной зарплаты. В таком случае возможны два варианта начисления отпускных.
Вариант 1. В феврале 2026 года исчисляем сумму отпускных исходя из имеющихся данных, то есть без учета суммы оплаты за период временной нетрудоспособности.
Среднедневная зарплата составит: 255000 : 365 = 698,63 (грн/к. дн.).
Сумма отпускных равна: 698,63 х 10 = 6986,30 (грн).
В марте, после начисления суммы больничных за февраль, нужно будет пересчитать среднедневную зарплату и доначислить и доплатить работнице отпускные за март.
Вариант 2. На момент расчета отпускных работодатель имеет больничный, хоть и пока что со статусом «Закрыт». Поэтому можно рассчитать сумму выплат по временной нетрудоспособности по нему, но не начислять их в учете, а использовать для определения суммы отпускных.
Когда в марте е-больничный работницы получит статус «Готов к оплате», сумма больничных будет начислена в бухучете. При этом пересчитывать отпускные уже не придется (конечно, если в больничном не будет изменений).
Выводы
- Сумму отпускных находим, умножая количество календарных дней отпуска на среднедневную зарплату.
- Среднедневную зарплату исчисляем путем деления суммы выплат за расчетный период на общее количество дней в расчетном периоде, уменьшенное на количество дней, которые не участвуют в расчете.
- В общем случае расчетный период составляет 12 календарных месяцев работы, которые предшествуют месяцу, на который приходится начало отпуска.
- На данный момент при исчислении количества дней, которые участвуют в расчете средней, не учитывают время, в течение которого работник согласно законодательству не работал и за ним не сохранялся заработок или сохранялся частично, и время, за которое отсутствуют данные о начисленной заработной плате вследствие боевых действий.
- При расчете отпускной среднедневной учитываем суммы начисленной зарплаты, больничных и помощи по беременности и родам в тех месяцах, за которые они начислены.
