Как оформить возврат наличных за товар ФЛ, если в кассе РРО не хватает наличных средств?

В соответствии с п. 7 разд. III Порядка регистрации и применения регистраторов расчетных операций, которые применяются для регистрации расчетных операций за товары (услуги), утвержденного приказом Минфина от 14.06.2016 г. № 547 (далее – Порядок № 547), регистрация выдачи средств в случае возврата товара (отказа от услуги, принятия ценностей под залог, выплаты выигрышей в государственные лотереи и в других случаях) или отмены ошибочно проведенной через РРО суммы расчета осуществляется путем регистрации отрицательной суммы.

При этом запрещается регистрировать через РРО отрицательные суммы с использованием операции «сторно».

Согласно п. 8 разд. III Порядка № 547, если сумма средств, выданных при возврате товара или компенсации ранее оплаченной услуги, превышает 100 грн., материально ответственное лицо хозяйственной единицы или лицо, которое непосредственно осуществляет расчеты, должно составить акт о выдаче средств. В акте необходимо указать данные документа, удостоверяющего личность покупателя, который возвращает товар (отказывается от услуги), сведения о товаре (услуге), сумму выданных средств, номер, дату и время выдачи расчетного документа, подтверждающего покупку товара (получение услуги).

Такой же акт составляется при отмене ошибочно проведенной через РРО суммы расчета или ошибочно выбранной формы оплаты (наличные, карта, кредит и т.д.). В акте указываются данные об ошибочной сумме и реквизиты расчетного документа.

Акты о выдаче средств и акты об отмене ошибочно проведенной через РРО суммы расчета, ошибочной формы оплаты хранятся в течение трех лет. При этом субъект хозяйствования обязан предоставить указанные акты контролирующим органам во время проведения проверки.

Согласно п. 1 разд. III Положения о форме и содержании расчетных документов/электронных расчетных документов, утвержденного приказом Минфина от 21.01.2016 г. № 13 (далее – Положение № 13), фискальный кассовый чек выдачи средств (далее – расходный чек) – расчетный документ/электронный расчетный документ, созданный в бумажной и/или электронной форме (электронный расчетный документ) РРО или ПРРО при проведении расчетов в случае выдачи средств покупателю при возврате товара, компенсации услуги, принятии ценностей под залог и в других случаях, которые предусматривают возврат средств потребителю в соответствии с законодательством. Форма № ФКЧ-2 фискального кассового чека выдачи средств приведена в приложении 2 к Положению № 13.

Выдача наличных из касс проводится по расходным кассовым ордерам или расходным ведомостям, что предусмотрено п. 26 разд. III Положения о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденного постановлением Правления НБУ от 29 декабря 2017 года № 148 (далее – Положение № 148).

Если в ящике РРО недостаточно наличных, чтобы вернуть необходимую сумму покупателю, кассир должен обратиться в бухгалтерию предприятия, чтобы из кассы выдали определенную сумму наличных для возврата покупателю. Кассир РРО, получив из кассы бухгалтерии средства, вносит их в кассовый аппарат путем проведения «служебного внесения».

Кроме того, п. 39 разд. IV Положения № 148 определено, в частности, что предприниматели кассовую книгу не ведут.

В случае, если в ящике РРО, который используется физическим лицом – предпринимателем, недостаточно наличных, чтобы вернуть необходимую сумму покупателю, такое лицо вносит наличные в ящик РРО с помощью операции «служебное внесение».