Нужно ли повторно подавать в ПФУ сканированную трудовую книжку и приказы после изменений?

Трудовая книжка уже оцифрована. Но ПФУ не принимает на оцифровку новые записи без скан-копии приказа о приеме, увольнении и т. д. Что делать?

Общий принцип

После однократного предоставления сканкопии трудовой книжки в рамках оцифровки (согласно Порядку № 11-1), не нужно каждый раз оцифровывать новые записи (например, о приеме или увольнении) и добавлять сканы трудовой книжки.

Информация о “движении” работников должна подтягиваться из Объединенного отчета (в частности, приложения Д5).

Но! По информации отдельных местных пенсионных фондов, чтобы новая запись (например, об увольнении) отобразилась в разделе «Відцифрована ЕТК», нужно воспользоваться функционалом “Додати запис” в кабинете на портале ПФУ и добавить информацию вместе со сканкопией приказа.

Когда сканкопия приказа нужна?

Сканкопию приказа нужно подавать только в случае:

• если вы вносите запись вручную через функцию «Додати запис» в электронной трудовой на портале ПФУ;
• если вы хотите немедленно обновить ЕТК работника — например, при увольнении или переводе, и не хотите ждать, пока это «подтянется» из месячной отчетности (Д5);
• если запись не появилась в разделе «Відцифрована ЕТК» и вы хотите ее туда внести.

В таком случае приказ — это основание для записи, поэтому его электронная копия обязательна.

Если не подавать сканкопию

• Отчетность (через Объединенную форму, приложение Д5) обеспечивает обновление раздела “Відомості з ЄСВ”, но не заполняет раздел “Відцифрована ЕТК”.
• То есть, фактически, ПФУ не распознает это как “оцифрованную запись” без подкрепления сканом.

Выводы

• Постановление ПФУ № 11-1 от 12.03.2021: Сведения из трудовой подаются однократно, повторное сканирование книжки не требуется.
• Но приказы — обязательные приложения при ручном внесении записей через портал (функция “Додати запис”).

Мищенко Екатерина