Налоговики рассказали о хранении е-документов плательщиками

В каком формате должны храниться у налогоплательщика электронные формы первичных документов, связанных с исчислением и уплатой налогов и сборов (кроме единого взноса), а также архивы файлов отчетности, поданной контролирующим органам в электронном виде, и какой срок их хранения (в т. ч. если органом ГНС проверка не проводилась более чем 1095/1825/2555 дней)?

Налогоплательщики обязаны хранить электронные первичные документы и архивы поданной е-отчетности на электронных носителях в формате, который позволяет проверить их целостность. Минимальные сроки хранения установлены Налоговым кодексом: 1095 / 1825 / 2555 дней (в зависимости от категории документов), с продлением на периоды приостановления сроков давности (карантин, военное положение) и до завершения споров/проверок. Об этом напоминают налоговики в Категории: 129.03 "ЗІР".

Какой формат и где хранить

Формат: в том виде, в котором документ был создан/отправлен/получен, с возможностью его восстановления (оригинальные файлы ПН/РК, J(F) файлы отчетности, квитанции, подписанные PDF/XML и т. д.).

Целостность: должна быть техническая возможность проверить КЭП/печать и метку времени.

Мета-данные: храните данные о происхождении, назначении, дате и времени отправки/получения.

Носители: электронные носители (сервер/облако/внешние диски). Если невозможно гарантировать долгосрочное хранение — дублируйте на нескольких носителях и делайте периодическое резервное копирование. В крайнем случае — бумажная копия.

Что именно хранить

Электронные первичные документы (акты, накладные, счета, договоры/дополнительные соглашения, банковские выписки, кассовые документы и т. д.).

Регистры бухучета, финотчетность, расшифровки.

Архивы поданной е-отчетности (оригиналы файлов + квитанции №1/№2).

Документы, связанные с выполнением требований законодательства, контроль за которым осуществляют ГНС (в т. ч. разрешительные документы, ТЦУ, КИК).

Минимальные сроки хранения (НКУ, п. 44.3)

2555 дней – документы для налогового контроля по ТЦУ, КИК, п. 141.4 НКУ.

1825 дней – первичка/регистры/финотчетность юрлиц (в т. ч. плательщиков ЕН-юрлиц), если не применяется 2555 дней.

1095 дней – другие документы (на которые не распространяются две категории выше) и документы из «другого» законодательства под контролем ГНС.

Отсчет: с дня подачи соответствующей отчетности (или предельного срока ее подачи, если не подано); для «других законов» — с дня хозоперации (для разрешений — с дня завершения срока действия).

Когда сроки «продлеваются»

На период приостановления сроков давности (карантин COVID-19, военное положение) — сроки хранения автоматически продлеваются.

На время проверки, административного/судебного обжалования — хранить до завершения процедуры, но не менее минимальных сроков.

Если получена информация по п. 86.14 НКУ о возможной неправомерной выгоде иностранному должностному лицу — минимальный срок + 1095 дней.

Ликвидация налогоплательщика

В случае ликвидации передать в архив документы за не менее чем 1825 дней (а для категорий ТЦУ/КИК — 2555 дней), предшествующих дате ликвидации.

Практический чек-лист для бизнеса

Положение об е-документообороте: зафиксируйте правила хранения, форматы, ответственных лиц.

Полный архив е-отчетности: оригинальные файлы + обе квитанции, реестры отправок.

Проверка КЭП/меток времени: периодически тестируйте верификацию подписей на исторических файлах.

Резервные копии: 3-2-1 стратегия (3 копии, 2 разных носителя, 1 — вне офиса/в облаке).

Журнал событий: кто и когда создал/получил/подписал/внес изменения.

Мониторинг сроков: добавляйте буферы на периоды приостановления давности (карантин/военное положение) и на время споров.

Готовность к проверке: даже если более 1095/1825/2555 дней вас не проверяли, держите архивы с учетом продлений сроков давности и специальных норм.

Можно ли хранить только PDF?
Да, если PDF является оригиналом электронного документа с КЭП/меткой времени или файл позволяет восстановить первоначальный вид и подтвердить целостность/аутентичность.

Квитанции обязательны?
Да. Они подтверждают подачу и должны храниться вместе с оригиналами е-отчетов.

Что, если носитель сломался?
Должны быть копии на альтернативных носителях. Если сохранение на носителях невозможно — храните бумажные копии (крайний вариант).