Электронная подпись в налоговой отчетности: кто может подписывать документы в отсутствие руководителя или бухгалтера

Электронный документооборот между налогоплательщиком и контролирующим органом в Украине регулируется Налоговым кодексом Украины (п. 42.6 НКУ) и Порядком обмена электронными документами, утвержденным приказом Минфина № 557 от 06.06.2017 г. Об этом напомнили в ГУ ГНС в Днепропетровской области.

Налоговая декларация должна быть подписана:

• руководителем или уполномоченным лицом;

• бухгалтером или другим ответственным за учет;

• в случае отсутствия бухгалтера — непосредственно руководителем (п. 48.5 НКУ).

Как подтверждается подлинность отчетности?

Документ считается подлинным, если на нем есть:

• собственноручная подпись в бумажной форме;

• квалифицированная электронная подпись (КЭП) или усовершенствованная подпись, основанная на сертификате (Закон № 2155-VIII).

Делегирование права подписи

Руководитель может предоставить другим должностным лицам право подписывать электронные документы через специальное Уведомление (приложение 1 к Порядку № 557).

В нем указывается информация о подписантах, и документ подписывается в следующей последовательности:

1. все уполномоченные лица;

2. руководитель;

3. электронная печать предприятия (при наличии).

Кто подписывает отчетность в случае отсутствия?

1. Руководитель в отпуске/на больничном

Налоговую отчетность подписывают:

1. главный бухгалтер;

2. лицо из Уведомления с типом подписи «Директор»;

3. КЭП-печать (если есть).

2. Главный бухгалтер в отпуске/на больничном

Отчетность подписывается руководителем (директором) и печатью (при наличии).

Важно: если срок действия КЭП руководителя или бухгалтера истек, то они теряют право подписи электронных документов.

Таким образом, в случае временного отсутствия директора или бухгалтера предприятие может обеспечить непрерывность налоговой отчетности путем делегирования права подписи и правильного оформления Уведомления в ГНС.