Могут ли предприятия для целей налогообложения использовать электронные подписи «DocuSign»?

В соответствии с частью первой статьи 205 Гражданского кодекса Украины сделка может совершаться устно или в письменной (электронной) форме. Стороны имеют право выбирать форму сделки, если иное не установлено законом.

Сделка считается совершенной в письменной форме, если ее содержание зафиксировано в одном или нескольких документах (в том числе электронных), в письмах, телеграммах, которыми обменялись стороны, или направлялись ими в информационно-коммуникационную систему, используемую сторонами.

В случае если содержание сделки зафиксировано в нескольких документах, содержание такой сделки также может быть зафиксировано путем ссылки в одном из этих документов на другие документы, если иное не предусмотрено законом.

Сделка считается совершенной в письменной форме, если воля сторон выражена с помощью телетайпного, электронного или другого технического средства связи.

Использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического, электронного или другого копирования, электронной подписи или другого аналога собственноручной подписи допускается в случаях, установленных законом, другими актами гражданского законодательства, или по письменному согласию сторон, которое должно содержать образцы соответствующего аналога их собственноручных подписей, или иным образом регулируется порядок его использования сторонами (статья 207 ГКУ).

Закон Украины от 05 октября 2017 года № 2155-VIII «Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги» регулирует отношения, возникающие между юридическими, физическими лицами, субъектами властных полномочий в процессе предоставления и получения услуг электронной идентификации, кошельков с цифровой идентификацией и электронных доверительных услуг, процедуры предоставления таких услуг, надзора и контроля за соблюдением требований законодательства в сферах электронной идентификации и электронных доверительных услуг. Законами Украины могут устанавливаться особенности правового регулирования электронной идентификации и предоставления электронных доверительных услуг в определенных сферах общественных отношений (статья 2 Закона № 2155).

Так, первичные документы могут быть составлены в бумажной или в электронной форме и должны содержать следующие обязательные реквизиты:

• название документа (формы);
• дату составления;
• название предприятия, от имени которого составлен документ;
• содержание и объем хозяйственной операции, единицу измерения хозяйственной операции;
• должности и фамилии (кроме первичных документов, требования к которым устанавливаются НБУ) лиц, ответственных за осуществление хозяйственной операции и правильность ее оформления; личная подпись или другие данные, позволяющие идентифицировать лицо, участвовавшее в осуществлении хозяйственной операции.

Первичные документы, созданные автоматически в электронной форме программным обеспечением информационно-коммуникационной системы, применяются в бухгалтерском учете при наличии наложенной электронной подписи или печати с соблюдением требований законодательства об электронных документах и электронном документообороте. Первичные документы, составленные в электронной форме, применяются в бухгалтерском учете при соблюдении требований законодательства об электронных документах и электронном документообороте (статья 9 Закона Украины от 16 июля 1999 года № 996-XIV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні»).

Вместе с тем статьей 6 Закона Украины от 22 мая 2003 года № 851-IV «Про електронні документи та електронний документообіг» определено, в частности, что для идентификации автора электронного документа может использоваться электронная подпись.

Наложением электронной подписи завершается создание электронного документа. Субъекты электронного документооборота используют электронные подписи и электронные печати в случаях, установленных законодательством, или по договоренности между соответствующими субъектами.

Электронный документооборот осуществляется в соответствии с законодательством Украины или на основании договоров, определяющих взаимоотношения субъектов электронного документооборота (статья 14 Закона № 851).

В соответствии с частями первой, второй статьи 15 Закона № 851 субъекты электронного документооборота, осуществляющие его на договорных основах, самостоятельно определяют режим доступа к электронным документам, содержащим конфиденциальную информацию, и устанавливают для них систему (способы) защиты.

В информационных, электронных коммуникационных, информационно-коммуникационных системах, обеспечивающих обмен электронными документами, содержащими государственные информационные ресурсы, или информацию с ограниченным доступом, должна обеспечиваться защита этой информации в соответствии с законодательством.

Учитывая указанное, законодательство в сферах электронной идентификации, электронных доверительных услуг и электронного документооборота не устанавливает ограничений относительно использования электронных подписей, сформированных и наложенных с использованием сервиса «DocuSign», в том числе относительно подписания первичных документов такой подписью, если иные особенности правового регулирования в этой сфере не установлены законодательством или на договорных основах.

Указанное разъяснение предоставлено по запросу ГНС Министерством цифровой трансформации Украины и размещено на вебпортале ГНС по ссылке.