Электронные трудовые книжки: успейте подать сканы в Пенсионный фонд!
На оцифровку трудовых книжек осталось буквально полгода. Сегодня говорим о главных моментах:
- до какой именно даты нужно перейти на электронную трудовую;
- кто может и главное ДОЛЖЕН оцифровывать данные через портал ПФУ;
- какое будет наказание, если этого не сделать.
Итак, электронные трудовые книжки. Начнем со сроков.
Дедлайн перехода на ЭТК – 10.06.2026
Все данные из бумажных трудовых книжек нужно перенести в электронную форму до 10 июня 2026 года.
Сделать это можно двумя способами:
- загрузить отсканированную копию трудовой книжки через веб-портал Пенсионного фонда, или
- оцифровать, то есть внести записи из нее вручную.
Некоторые работодатели уже даже получили напоминания от ПФУ о необходимости перенести данные — процесс идет активно.
Обязанность работодателя?
Почему же бремя оцифровки по умолчанию возложили именно на работодателей? Многие считают, что это их обязанность. На самом деле — нет.
В законодательстве нет прямой нормы, которая обязывает именно работодателя сделать сканы трудовых книжек и загрузить их на Портал ПФУ.
Пункт 2 Заключительных положений Закона № 1217-IX и пункт 4 Порядка № 11-1 предусматривают, что сведения о трудовой деятельности может подать:
- сам работник,
- страхователь (работодатель),
- или представитель страхователя.
Таким образом, работодатель имеет право, но не обязанность передавать отсканированные копии трудовых книжек в ПФУ.
Тем не менее, многие предприятия и предприниматели делают это централизованно — чтобы облегчить жизнь работникам и иметь все в порядке к июню 2026 года.
Заявление или согласие работника?
Нужно ли в таком случае заявление или согласие работника на оцифровку его трудовой книжки?
Если трудовая книжка все еще хранится у работодателя, то сканирование — это обычная часть работы, например, кадровика. Отдельного заявления или письменного согласия не требуется. Также не нужно издавать отдельный приказ.
Если трудовая книжка уже хранится у работника, достаточно устного согласия — он просто приносит документ для сканирования. И при этом важный момент — не принимайте трудовую на хранение, даже на один день. Отсканируйте — и сразу верните.
Как подготовить ТК к сканированию?
Итак, уважаемый работодатель, если вы взяли на себя процедуру оцифровки, то у нас есть для вас важный совет. Перед этим обязательно проведите аудит записей.
Аудит трудовой книжки перед оцифровкой
Проверьте:
- правильно ли внесены все данные,
- нет ли ошибок в фамилиях или датах,
- и есть ли подписи и печати.
Если что-то не так — исправьте в соответствии с Инструкцией № 58.
Также перед загрузкой следует правильно отсканировать. На самом портале есть подробная подсказка о формате, цвете, размере файла, а также какие именно разделы бумажной трудовой следует отсканировать.
Как подать сканы работодателю?
А теперь о самом процессе передачи отсканированных копий.
Работодатель заходит на веб-портал Пенсионного фонда — через кабинет страхователя.
1️. Авторизуйтесь удобным способом.
2️. Выберите в меню слева «Комунікації з ПФУ» → «Відомості про трудові відносини робітника (трудова книжка)».
3️. Заполните форму: идентификационный код, фамилия, имя, отчество (кстати, последнее не игнорируйте, так как система не найдет работника).
4️. Загрузите сканкопии трудовой книжки.
5️. Подпишите и отправьте в ПФУ.
Когда статус обращения изменится на «Виконано» — это означает, что данные обработаны.
Проверьте раздел «Повідомлення»: там могут быть замечания, если что-то не так со сканами.
Еще больше подсказок и лайфхаков вы найдете в наших статьях на сайте Фактор. Там все: от детальных инструкций с примерами до глубокой аналитики и советов от ведущих экспертов. Ссылки на полезные статьи об оцифровке трудовых книжек есть в описании под этим видео.
Электронные трудовые книжки: общие вопросы
Как подать сканы работнику?
Но оцифровать трудовые книжки могут и сами работники. Для них у нас тоже есть краткий алгоритм. Просто покажите им это видео.
Конечно, первым шагом следует зайти в свой кабинет на веб-портале ПФУ. Для этого нужно авторизоваться с помощью электронного ключа, BankID или Дія.Підписа.
Далее в разделе «Комунікації з ПФУ» следует выбрать «Відомості про трудові відносини».
Следующий шаг – проверить свои данные, которые подтянутся автоматически, и поставить галочку о согласии на обработку персональных данных. Далее – загрузите цветные скан-копии страниц трудовой книжки. Подпишите и нажмите «Відправити».
Результат можно посмотреть во вкладке «Мої звернення».
Как проверить оцифрованную ТК?
Если работникам повезло и за них все сделал работодатель, то нелишним будет убедиться, что все сработало.
Для этого:
Зайдите в кабинет на портале ПФУ. Выберите раздел «Електронна трудова книжка».
Далее откройте вкладку «Дані ЕТК» — там отображаются все внесенные записи.
А во вкладке «Скан-копії трудової книжки» можно увидеть загруженные файлы.
И напоследок о ответственности. Будет ли штраф, если не оцифровать трудовые книжки до 10 июня 2026 года?
Помните: у страхователей (то есть работодателей) нет безусловной обязанности оцифровывать или сканировать трудовые книжки. А значит, никакая ответственность ему не грозит.
Но стоит понимать, что неполные данные грозят проблемами при начислении пенсии и других социальных выплат застрахованным лицам. Поэтому и работодателям, и самим работникам стоит быть ответственными в этом вопросе.
