Эти документы защищают ФЛП: ваш обязательный набор
Без необходимых документов ФЛП может столкнуться с проблемами, в частности с банком или налоговой. Поэтому важно знать, что именно подтверждает ваш статус и законность доходов.
1. Выписка из ЕГР (Единого государственного реестра)
Выписка из ЕГР — это документ, который подтверждает, что вы действительно зарегистрированный предприниматель. Он показывает, что ФЛП действует официально, и содержит основные данные: виды деятельности, адрес, дату регистрации, информацию о подписанте. Этот документ часто требуется банку для открытия счета, при участии в тендерах или грантовых программах, а также во время проверок. Получить его можно онлайн — через портал Дія или сайт Министерства юстиции.
Для ФЛП выписка из ЕГР имеет еще одно преимущество — она помогает проверять себя и своих партнеров. Во-первых, вы можете убедиться, что все ваши данные в реестре правильные. Бывает, что в ЕГР вносят ошибки — например, в названии города или адресе, и такие мелочи потом создают проблемы при сотрудничестве или проверках. Во-вторых, через ЕГР можно проверить контрагента перед заключением договора: зарегистрирован ли он, кто имеет право подписи, кто является учредителями, не находится ли предприятие в состоянии ликвидации, и какой у него уставной капитал. Так вы обезопасите себя от недобросовестных партнеров и рискованных сделок.
2. Выписка из Реестра плательщиков единого налога
Выписка из Реестра плательщиков единого налога подтверждает, что вы официально находитесь на упрощенной системе и имеете право уплачивать единый налог. Это – документ, который доказывает ваш статус плательщика определенной группы и используется для подтверждения легальной деятельности.
Чаще всего выписка требуется при заключении договоров с юридическими лицами, во время проверок, в банке или при участии в грантах и тендерах. Юридические лица обычно требуют ее, чтобы убедиться, что вы действительно являетесь плательщиком единого налога, так как сотрудничество с ФЛП, исключенным из Реестра, может создать для них налоговые риски.
В документе указаны: дата регистрации, группа, ставка, виды деятельности и дата последних изменений. Получить выписку можно через Электронный кабинет налогоплательщика. Если вы меняете группу или вид деятельности, необходимо обновить документ.
Как через Э-кабинет получить выписку из реестра плательщиков единого налога мы писали здесь.
3. Книга (Регистр) учета доходов (и расходов)
Книга учета доходов (и расходов) — это главный документ, который подтверждает ваши доходы. Если вы – плательщик НДС на 3 группе или находитесь на общей системе налогообложения, в ней также фиксируются расходы. Если учет не ведется или ведется с нарушениями, налоговая может доначислить налог или применить штраф.
Более подробно о заполнении Регистра учета доходов для плательщика единого налога, мы писали в статье Налоговый учет у ФЛП на ЕН: правила, которые сохранят ваш покой
4. Справка об открытии счета ФЛП
Справка об открытии счета ФЛП — это документ, который подтверждает, что у вас официально открыт предпринимательский счет в банке. Ее выдает банк сразу после открытия счета, и хотя сейчас налоговая часто получает эти данные автоматически, справка все равно может понадобиться.
Во-первых, ее могут требовать контрагенты — особенно юридические лица, которые перечисляют вам средства по договору. Для них это подтверждение, что счет принадлежит именно ФЛП, а не физическому лицу. Во-вторых, справку могут попросить при подаче документов в налоговую после регистрации ФЛП, чтобы подтвердить, что у вас уже есть действующий счет для расчетов.
Также этот документ помогает избежать недоразумений в случае проверки — иногда без него сложно доказать, что поступления на счет были предпринимательскими, а не личными.
5. Платежные документы об уплате налогов и ЕСВ
Платежные документы об уплате налогов и ЕСВ — это ваш главный доказательство того, что все налоги и взносы уплачены вовремя и в правильном размере. К ним относятся банковские квитанции, платежные поручения или выписки со счета, где видна дата, сумма и реквизиты платежа.
Даже если вы оплачиваете все через интернет-банкинг и видите статус «успешно выполнено», не стоит полагаться только на это. Бывают случаи, когда средства не доходят до бюджета из-за технических сбоев или ошибок в реквизитах. В таких ситуациях именно платежная квитанция станет доказательством, что вы выполнили свой долг, и поможет избежать штрафов.
6. Справка об отсутствии задолженности по налогам и ЕСВ
Справка об отсутствии задолженности по налогам и ЕСВ подтверждает, что ваш ФЛП не имеет долгов перед государством. Она часто требуется для участия в грантовых программах, тендерах, при сотрудничестве с крупными компаниями или для банка, если вы оформляете кредит или открываете счет.
Получить справку можно онлайн через Электронный кабинет налогоплательщика. Обычно ее формируют в течение одного рабочего дня, а срок действия составляет всего 10 дней, поэтому подавать запрос стоит непосредственно перед тем, как документ понадобится.
Информацию о том, как в электронном виде получить справку об отсутствии задолженности, можно найти по ссылке.
7. Документы, подтверждающие происхождение доходов (договоры, акты, счета)
А вот эти документы – основа для любого ФЛП. Они нужны для подтверждения легальности доходов, правильности учета и для защиты во время проверок. Хранить их нужно минимум 3 года.
Для общесистемников также имеют значение документы, подтверждающие расходы.
8. Документы об использовании имущества (аренда/собственность)
Они нужны, чтобы доказать законность использования офиса, склада, производственного помещения или оборудования.
Договоры аренды: На офис, оборудование, транспорт.
Документы о праве собственности: На помещение или основные средства, если они используются в предпринимательской деятельности.
Это, конечно, не полный перечень документов, которые могут понадобиться ФЛП в работе. Все зависит от сферы деятельности, вида услуг и партнеров, с которыми вы сотрудничаете. Но эти основные документы — ваша база безопасности. Они подтверждают легальность бизнеса, уплату налогов и помогают избежать недоразумений с банками, контрагентами или налоговой.
Множество полезной информации с сотнями примеров, первичными документами, заполненными бланками, подсказками, шпаргалками в лаконичном живом формате найдете на онлайн-курсах “Бухгалтер для ФЛП” и «Хроники ФЛП на едином»: от регистрации до отчетности».
«Бухгалтер для ФЛП». Это курс «со звездочкой» — он не просто про базу, но и про все те каверзные случаи, когда в законе написано одно, в налоговой говорят другое, а вы сидите и думаете: «И что теперь делать?». Разберем сложные ситуации, нестандартные вопросы и найдем способы, как законно выкрутиться и сэкономить.
«Хроники ФЛП на едином: от регистрации до отчетности». Это – инструкция без скучных лекций и лишней «воды» — четко, лаконично и понятно, даже если вы в бухгалтерию погружаетесь впервые.
Мы проанализировали сотни запросов от предпринимателей из разных сфер и вплели ответы в курсы. Здесь и глубокая экспертиза, и разнообразие тем, и живая речь без канцелярщины. Поэтому вы не просто «прослушаете» лекции, а реально разберетесь в учете, отчетности и налогах.
