Первичка под микроскопом: как не потерять расходы и налоговый кредит

Без надлежащим образом оформленной первички даже реальные операции могут показаться фискалам «липовыми». Как не попасть в неприятности и обезопасить свои расходы — разбираемся.

Первичный документ: форма и содержание

Первичка — это не просто бумага с подписями. Без правильно оформленной первички очень сложно доказать налоговикам, что хозяйственная операция действительно состоялась и изменила имущественное состояние предприятия.

Впрочем, даже идеально оформленный документ не будет иметь силы, если операция была фиктивной.

К первичным документам относятся расходные и налоговые накладные, акты выполненных работ, платежные инструкции, ТТН и т.д. В то же время договор, калькуляция себестоимости или сертификат качества — это лишь сопроводительные документы, они не подтверждают факт операции. Но и этими документами не стоит пренебрегать, так как они могут понадобиться для подтверждения реальности операции.

Если расходы осуществлены в розничной сети, кассового чека вполне достаточно, так как он содержит номенклатуру товаров и может заменить накладную для подотчетных лиц.

Документы, которые спасают от налоговых рисков

Операции с рекламными и маркетинговыми услугами — любимая зона внимания налоговиков. Чтобы избежать претензий, обычного акта выполненных работ недостаточно. Нужны отчеты, фото, аналитика, подтверждение объемов и результатов. В маркетинге к пакету добавляют приказ на проведение исследования, отчет с рекомендациями, детальный акт приемки.

Часто налоговики придираются к тем, у кого нет транспортных  накладных (ТТН). Без них расходы на перевозку могут не признать, а налоговый кредит придется компенсировать. Отсутствие ТТН не свидетельствует о безтоварности поставки, но существенно повышает риски во время проверки или разблокировки налоговых накладных.

Итог:
Первичка — это щит налогоплательщика, но должны быть доказательства реального выполнения операции. Впрочем, без правильно оформленных документов доказать реальность операции намного сложнее.

Больше примеров судебной практики и рекомендаций — в статье «Правильно оформляем первичку: как не попасть в передрягу» («Налоги & бухучет», 2025, № 90).