Расходы на эксплуатацию автомобиля, которого… нет

В таком случае

все расходы на эксплуатацию как собственных, так и привлеченных в пользование автомобилей являются хозяйственными

Поэтому предприятие сохраняет право на налоговый кредит по НДС, полученный при приобретении материалов, использованных для эксплуатации, ремонта или техобслуживания таких авто.

Если автомобиля нет. Другая ситуация — когда предприятие не имеет собственных автомобилей и не пользуется транспортом других лиц (ни на платной, ни на безвозмездной основе), но при этом несет расходы на эксплуатацию автомобилей (на заправку, ремонт, техосмотр и т. п.). Налоговики могут такие расходы не признавать хозяйственными. И, как следствие, требовать компенсировать налоговый кредит по НДС в соответствии с п. 198.5 НКУ.

Более того, если предприятие не сможет объяснить, куда дело списанное горючее, налоговики могут расценить это как реализацию горючего, что влечет за собой обязанность регистрироваться плательщиком горючего акциза.

Кроме того, если выяснится, что такие ресурсы фактически использовались в пользу работников, налоговики могут признать это налогооблагаемым доходом, предоставленным в натуральной форме, с соответствующим обложением НДФЛ и ВС. Ведь выглядит так, что предприятие передает активы этим лицам для личного пользования.

К тому же в случае, когда такое использование авто должным образом документально не оформлено, есть риск, что для целей ЕСВ налоговики попробуют подтянуть отдельные расходы на авто под зарплату работника на основании п.п. 2.3.4 Инструкции по статистике заработной платы, утвержденной приказом Госкомстата от 13.01.2004 № 5 (далее — Инструкция № 5).

Что касается налога на прибыль, то здесь проблем обычно не возникает. Ведь

даже нехозяйственные расходы остаются расходами как для малодоходников, так и для высокодоходников

Кроме того, НКУ не содержит налоговых разниц, которые бы обязывали увеличивать финрезультат до налогообложения на сумму таких нехозяйственных расходов. Но все же налоговики будут относиться к этому с подозрением.

Компенсационный вариант использования автомобиля. Чтобы частично избежать вышеприведенных негативных последствий, предприятие может привязать автомобили работников, которые им используются, к своей деятельности. Если нет желания оформлять аренду или ссуду, то можно воспользоваться так называемым компенсационным вариантом пользования автомобилем работника, который основывается на ст. 125 КЗоТ.

Согласно ему работники, которые используют собственные инструменты для нужд предприятия, имеют право на компенсацию за их износ (амортизацию). Под понятием «инструмент» в этом контексте понимают любое средство труда, в частности автомобиль.

Такой способ использования чужого автомобиля целесообразно применять, когда он используется в деятельности работодателя только в рабочее время (или эпизодически). В остальное время работник может пользоваться автомобилем на свое усмотрение.

В отличие от аренды или ссуды, автомобиль не переходит во владение или пользование предприятия на постоянной основе.

Кроме того, в этом случае на предприятие не возлагается обязанности поддерживать автомобиль в надлежащем техническом состоянии, как это предусмотрено при аренде или ссуде. Поэтому вопросы ремонта и техобслуживания за счет предприятия и отнесения этих расходов в доход работника этот вариант оформления авто не решит. Также есть свои нюансы в отношении топлива для авто. Об всем этом говорим ниже.

Еще из минусов: предприятие не может пользоваться автомобилем в любой момент без согласия работника или заключать от его имени договоры перевозки и другие соглашения, связанные с использованием транспортного средства. Вообще, при таком варианте использования лучше, чтобы за рулем авто был сам работник. Дело в том, что по ст. 125 КЗоТ компенсация выплачивается работнику, который использует свой инструмент для нужд предприятия.

Налоговые последствия компенсационного варианта. Налоговики допускают такой вариант пользования автомобилем работника (см. письма ГНСУ от 05.12.2024 № 5574/ІПК/99-00-24-03-03, от 05.12.2024 № 5573/ІПК/99-00-24-03-03, от 02.04.2021 № 1314/ІПК/99-00-04-03-03-06, от 12.01.2021 № 128/ІПК/99-00-04-03-03-06 и т. п.). А это дает право предприятиям без собственных или взятых в аренду или ссуду автомобилей нести расходы, связанные с их эксплуатацией, и, как следствие, считать эти расходы хозяйственными.

Сумма компенсации за износ (амортизацию), которую предприятие выплачивает работнику за использование его автомобиля для служебных нужд, включается в налогооблагаемый доход работника на основании п.п. 164.2.20 НКУ (признак дохода в 4ДФ — «127»). Облагается он НДФЛ и ВС на общих основаниях. А вот ЕСВ не будет (п. 3.22 Инструкции № 5, п. 11 разд. I Перечня № 1170*).

* Перечень видов выплат, которые осуществляются за счет средств работодателей, на которые не начисляется единый взнос на общеобязательное государственное социальное страхование, утвержденный постановлением КМУ от 22.12.2010 № 1170.

Если расходы на ГСМ сначала несет работник, а предприятие потом их компенсирует, то эти суммы предприятие может включить в свои расходы и признать хозяйственным (при наличии документов, которые подтверждают связь с деятельностью). Однако налоговики считают, что такая компенсация включается в доход работника и облагается НДФЛ и ВС. Впрочем, ссылаясь на п. 11 разд. I Перечня № 1170, налоговики утверждают, что ЕСВ на такие выплаты не начисляется (БЗ 201.03).

Следовательно, оптимально, чтобы предприятие самостоятельно приобретало ГСМ для автомобиля — как за наличный расчет (через подотчет, в том числе закупки водителем), так и безналично — и выдавало их для использования при работе автомобиля. В этом случае работник не несет расходов, а следовательно, нет оснований для начисления НДФЛ и ВС. А понесенные расходы предприятие все равно признает своими хозяйственными расходами. Ведь фактически речь идет об обычном использовании активов в деятельности предприятия.

Однако следует внимательно контролировать, чтобы ГСМ использовались исключительно для служебных нужд. Например, налоговики неоднократно отмечали, что превышение норм расхода топлива на работу автомобиля, даже если такой автомобиль используется в служебных целях, расценивается как дополнительное благо работника с обложением НДФЛ/ВС (см. письма ГНСУ от 05.12.2024 № 5574/ІПК/99-00-24-03-03 и от 05.12.2024 № 5573/ІПК/99-00-24-03-03).

Если же предприятие несет расходы по текущему и капитальному ремонту, улучшению автомобиля без возмещения работником, то налоговики могут такие расходы признать дополнительным благом в неденежной форме с соответствующим обложением НДФЛ/ВС (письмо ГНСУ от 04.12.2019 № 1706/6/99-00-04-07-03-15/ІПК). Также доходом работника будут расходы на техобслуживание его авто за счет предприятия, конечно, если он эти расходы не компенсирует.

Если вы все же склоняетесь к компенсационному варианту использования авто, позаботьтесь о надлежащем документальном оформлении.

Документальное оформление. На наш взгляд, здесь следует отталкиваться от того, содержит ли коллективный договор положения о возможности использования работниками собственных инструментов (в том числе автомобилей) в деятельности предприятия с выплатой компенсации.

Если такие положения есть, то обычно работник подает заявление с просьбой позволить использовать его автомобиль для служебных нужд. Если руководитель не против, он издает соответствующий приказ (распоряжение). В нем, среди прочего, указывает цель и период использования автомобиля, размер и порядок выплаты компенсации.

В случае, когда в колдоговоре отсутствуют указанные положения, то целесообразно заключить с работником отдельный договор об использовании его автомобиля для нужд предприятия.

После того как состоялась привязка автомобиля к предприятию, следует подтвердить связь самих расходов на эксплуатацию такого автомобиля с хозяйственной деятельностью.

Для этого нужно иметь путевой лист* или другой документ, который подтверждает сам факт поездки и расхода горючего (отчеты об использовании автомобиля в течение рабочего дня и т. п.).

* Путевой лист сейчас не является обязательным документом. Но плательщику надо доказать списание фактически использованных ГСМ, потому можно использовать удобную форму первичного документа, утвержденную приказом об учетной политике предприятия, при условии наличия всех реквизитов первичного документа, сведений в нем о хозяйственной операции и подтверждении ее осуществления.

Выводы

• Без собственного или арендованного автомобиля предприятие не может обоснованно признавать расходы на его эксплуатацию хозяйственными, ведь налоговики могут расценить такие расходы как личное пользование или даже требовать регистрации плательщиком акциза.
• Можно оформить компенсацию за использование автомобиля работника (ст. 125 КЗоТ), что позволяет предприятию официально пользоваться авто для служебных нужд и признавать понесенные расходы хозяйственными.
• Компенсация работнику за использование его автомобиля облагается НДФЛ и военным сбором, но не является базой для начисления ЕСВ.
• Чтобы расходы на эксплуатацию автомобиля работника были признаны хозяйственными, нужно должным образом оформить документы: заявление работника, приказ руководителя или договор, а также иметь подтверждающие документы в отношении служебных поездок (путевые листы, отчеты).

Другие материалы из "Налоги & бухучет", 2025, № 90:

• Правильно оформляем первичку: как не попасть в передрягу
• Первичные документы без указания должности/фамилии: признают ли недействительными?
• Дата первички: когда могут быть проблемы?
• Может ли счет (инвойс) заменить накладную/акт?
• Калькуляция: зона риска
• Расходы будущих периодов: о чем забывают бухгалтеры?
• Сверхнормативные потери и нехозяйственные расходы: неоднозначные последствия
• Страховые платежи при приобретении автомобиля: первоначальная стоимость или расходы?
• Расходы на эксплуатацию автомобиля, которого… нет
• Эксплуатация легкового автомобиля: как доказать хозяйственность?
• Учет шин и аккумуляторов: спорные вопросы
• Ремонт недвижимости: обходим спорные точки
• Основное средство не работает: прекращать ли амортизацию?

Подписаться на "Налоги & бухучет"