Ответственный за воинский учет: где тонко, а где — штраф?

На вашем предприятии есть военнообязанные, призывники и/или резервисты? Тогда должна быть и ответственная за ведение воинского учета. Кто может быть таким лицом? Какой документ подтверждает её квалификацию? Могут ли оштрафовать за отсутствие сертификата о повышении квалификации? Нужен ли дублер ответственного за ведение воинского учета? Давайте обо всем этом поговорим.

Кого назначить?

Кого можно назначить ответственным за ведение воинского учета на предприятии? Может ли таким ответственным быть лицо, предоставляющее услуги по гражданско-правовому договору?

Ответ на эти вопросы будем искать в Порядке организации и ведения воинского учета призывников, военнообязанных и резервистов, утвержденном постановлением КМУ от 30.12.2022 № 1487 (далее — Порядок № 1487).

Если на предприятии по состоянию на 1 января текущего года работает до 500 призывников, военнообязанных и резервистов, то обязанности по ведению воинского учета возлагаются на работников службы персонала, службы управления персоналом (п. 8 Порядка № 1487). Поскольку для такого работника это дополнительная нагрузка, за ведение воинского учета устанавливают доплату в размере до 50 % должностного оклада (см. п. 10 Порядка № 1487).

Важно! Работник должен дать свое согласие на ведение воинского учета, так как возложение на него дополнительных обязанностей является изменением существенных условий труда (см. ст. 32 КЗоТ). При этом в период действия военного положения уведомлять работника за 2 месяца до таких изменений не нужно (ч. 2 ст. 3 Закона Украины «Об организации трудовых отношений в условиях военного положения» от 15.03.2022 № 2136-IX). Уведомление осуществляется не позднее введения новых условий.

Работник отказывается? В такой ситуации у работодателя возникает право уволить работника на основании п. 6 ч. 1 ст. 36 КЗоТ с выплатой выходного пособия в размере не менее среднемесячного заработка (ст. 44 КЗоТ).

Вместе с тем на практике более распространен добровольный вариант возложения на работника дополнительных обязанностей. Обычно работодатель неформально предлагает кадровику быть ответственным за ведение воинского учета. Если работник согласен, он подает заявление с просьбой возложить на него такие обязанности, а работодатель издает соответствующий приказ.

В случае если на вашем предприятии более 500 призывников, военнообязанных и резервистов, количество лиц, ответственных за ведение воинского учета, определяют в соответствии с п.п. 3 п. 9 Порядка № 1487. Причем в таких случаях ведение воинского учета — это не дополнительная нагрузка, а основная работа. Предприятие обязано ввести отдельную должность — инспектор по воинскому учету (код КП 3439), для которой с 19.12.2024 действует Профессиональный стандарт «Инспектор по воинскому учету». Доплата за ведение воинского учета такому инспектору не устанавливается. Если по нормам таких лиц должно быть двое или больше, их объединяют в отдельное подразделение (отдел, сектор, группу и т. д.).

Что касается ведения воинского учета на предприятии посторонним лицом по гражданско-правовому договору, то такая возможность Порядком № 1487 не предусмотрена.

Может ли быть лицом, ответственным за ведение воинского учета, бухгалтер или директор предприятия?

Прежде всего помните, что возложение обязанностей по ведению воинского учета на лиц, которые не являются работниками службы персонала, возможно, только если на предприятии работает до 500 призывников, военнообязанных и резервистов (см. выше).

Однако и в этом случае Порядок № 1487 требует возлагать такие обязанности не на любого произвольно выбранного работника предприятия. Как указано в абзаце третьем п. 8 этого Порядка, в случае отсутствия штатной единицы службы персонала вести воинский учет может лицо, которое ведет учет работников предприятия.

Так, если на предприятии отсутствует служба персонала, фактический учет кадров может вести бухгалтер. Причем его обязанности по ведению кадрового учета должны быть соответствующим образом оформлены, например определены непосредственно в должностной инструкции. Также возможны варианты, когда бухгалтер занимает должность инспектора по кадрам по совместительству или ведет учет кадров в порядке совмещения профессий.

Таким образом, в случае если кадровыми вопросами занимается бухгалтер, на него может быть возложена и функция ведения воинского учета.

Адаптирован для бухгалтера и кадровика – сертифицированный курс по новой программе Генштаба ВСУ «Организация и ведение воинского учета призывников, военнообязанных и резервистов на предприятиях всех форм собственности». Старт обучения – 1 декабря (прием документов – до 25 ноября 2025).

Теперь о директоре. Согласно абзацу первому п. 8 Порядка № 1487 руководитель предприятия отвечает за организацию воинского учета, а не за его ведение. В связи с этим возложение на директора обязанности по ведению воинского учета может не понравиться контролерам во время проверок ТЦК. Однако, похоже, Генштаб в целом не возражает против возложения на руководителя предприятия и функции ведения воинского учета (см. письмо от 02.07.2024 № 321/ВихЗВГ/1139).

На наш взгляд, чтобы не нарушать требования Порядка № 1487, при назначении ответственным за ведение воинского учета директора необходимо соблюдать те же правила, что и с бухгалтером. То есть основное условие — он должен лично вести кадровый учет работников. Пусть даже в какой-то части.

И еще один важный момент. Не забудьте при возложении обязанности по ведению воинского учета на бухгалтера или директора предприятия установить доплату в размере до 50 % должностного оклада в соответствии с п. 10 Порядка № 1487.

Подтверждение квалификации

Каким документом подтверждается квалификация лица, ответственного за ведение воинского учета?

Как предусмотрено п. 11 Порядка № 1487, лица, ответственные за ведение воинского учета, должны соответствовать квалификационным требованиям, определенным для инспектора по воинскому учету согласно Национальному классификатору ДК 003:2010 «Классификатор профессий». Такие квалификационные требования закреплены в Профессиональном стандарте «Инспектор по воинскому учету», внесенном в Реестр квалификаций 19.12.2024 (далее — Профстандарт).

Согласно п. 6 разд. ІІ этого Профстандарта документом, подтверждающим квалификацию, может быть:

— диплом младшего бакалавра (младшего специалиста) с записью о присвоении профессиональной квалификации «Инспектор по воинскому учету»;

— сертификат о присвоении / подтверждении профессиональной квалификации «Инспектор по воинскому учету» или «Старший инспектор по воинскому учету»;

— иной определенный законодательством документ, подтверждающий присвоение / подтверждение профессиональной квалификации «Инспектор по воинскому учету» или «Старший инспектор по воинскому учету».

Возможно, это перечень документов с прицелом на будущее. На данный момент найти работника с дипломом младшего бакалавра, в котором указано о присвоении квалификации «Инспектор по воинскому учету», нереально, так как вузы не готовили таких специалистов. Соответственно такой диплом не требуют и во время проверок ТЦК.

В то же время согласно п. 1 разд. ІІІ Профстандарта инспектор по воинскому учету (а значит, и другое лицо, осуществляющее ведение воинского учета на предприятии) должен иметь:

— уровень образования не ниже младшего бакалавра (младшего специалиста). Причем обратите внимание: здесь уже отсутствует требование о присвоении квалификации «Инспектор по воинскому учету»;

— действующий квалификационный сертификат о прохождении курсов повышения квалификации по программе, согласованной Генштабом ВСУ, с объемом учебных часов не менее чем 0,9 кредитов ECTS (27 академических часов).

Из этого можно сделать вывод, что для ответственного за ведение воинского учета достаточно иметь образование не ниже младшего бакалавра / специалиста (независимо от профиля обучения) и сертификат о повышении квалификации лица, ответственного за ведение воинского учета. О сертификате поговорим подробнее.

Рекомендуем сертифицированный учебный курс «Организация и ведение воинского учета призывников, военнообязанных и резервистов на предприятиях всех форм собственности» с 5 кредитами ECTS от Высшего учебного заведения «Межрегиональная академия управления персоналом». Начало обучения - 1 декабря 2025 (прием документов - до 25 ноября 2025).

Повышение квалификации лиц, ответственных за ведение воинского учета, должно проводиться не реже одного раза в 5 лет (п. 12 Порядка № 1487). Ежегодно до 1 октября предприятия должны определять потребность в повышении квалификации этих работников. Решение о необходимости пройти курсы повышения квалификации (или об её отсутствии) оформляется приказом по основной деятельности (см. п. 72 Порядка № 1487). С примерами такого приказа можно ознакомиться здесь и здесь.

Именно этим приказом, а также сертификатом о повышении квалификации лиц, ответственных за ведение воинского учета, проверяющие из ТЦК обязательно поинтересуются.

Здесь, конечно, может возникнуть вопрос: как можно повышать квалификацию, которую лицу не присваивали (работник не имел соответствующего образования по ведению воинского учета)? Но это вопрос из разряда риторических. К сожалению, с несогласованностью законодательных норм мы сталкиваемся не впервые.

А о том, может ли ТЦК наложить штраф, если у работника нет сертификата о повышении квалификации, мы расскажем немного позже.

Какие учебные заведения имеют право осуществлять повышение квалификации лиц, ответственных за ведение воинского учета?

Повышение квалификации лиц, ответственных за ведение воинского учета на предприятиях, осуществляется на договорных основах с учебными заведениями, которые проводят образовательную деятельность по повышению квалификации работников и имеют лицензии на такую деятельность по программам подготовки, согласованным с Генштабом ВСУ.

Как отметил Генштаб ВСУ в письме от 14.10.2025 № 321/6828, на данный момент такими заведениями являются:

1. Национальная академия сухопутных войск им. гетмана Петра Сагайдачного;

2. Национальный юридический университет им. Ярослава Мудрого;

3. Университет экономики и права «КРОК»;

4. Киевский национальный экономический университет им. Вадима Гетьмана;

5. Государственное некоммерческое предприятие Государственный университет «Киевский авиационный институт»;

6. Национальный университет «Львовская политехника»;

7. Коммунальное заведение высшего образования «Днепровская академия непрерывного образования» Днепропетровского областного совета»;

8. Частное акционерное общество «Высшее учебное заведение «Межрегиональная академия управления персоналом»;

9. Национальная академия Государственной пограничной службы Украины им. Богдана Хмельницкого;

10. Высшая школа публичного управления (НАДС);

11. Ивано-Франковский национальный технический университет нефти и газа.

Поэтому если планируете повышать квалификацию, поинтересуйтесь, сертификат какого именно учебного заведения вы получите.

Нет сертификата — будет штраф?

Может ли ТЦК наложить штраф, если у лица, ответственного за ведение воинского учета, нет сертификата о повышении квалификации?

Ранее мы уже отмечали, что ответственные за ведение воинского учета обязаны проходить повышение квалификации не реже одного раза в 5 лет (п. 12 Порядка № 1487). Такое требование появилось с 05.01.2023. Соответственно, логично предположить, что пройти курсы повышения квалификации ответственным за ведение воинского учета нужно не позднее января 2028 года. А до этого времени штрафы от ТЦК за отсутствие сертификатов применяться не должны.

Однако на практике во время проверок ТЦК вопросы начали возникать уже в 2025 году. Аргументы контролеров такие. После вступления в силу Порядка № 1487 (05.01.2023) у работодателей появилась обязанность осуществлять повышение квалификации лиц, ответственных за ведение воинского учета. Поэтому до 01.10.2023 предприятия должны были определить потребность в повышении квалификации таких лиц и в 2024 году направить их на соответствующие курсы в лицензированных учебных заведениях по программам, согласованным с Генштабом ВСУ. То есть, по мнению отдельных работников ТЦК, в общем случае лица, ответственные за ведение воинского учета, в 2025 году уже должны иметь сертификаты о повышении квалификации.

Причем отсутствие таких сертификатов некоторые ТЦК уже начали указывать как причину наложения штрафов. Хотя обычно это не единственное нарушение, выявленное во время проверки.

Правда, контролеры пока четко не определились, на кого именно накладывать штраф за отсутствие сертификата о повышении квалификации: на лицо, ответственное за ведение воинского учета, или на руководителя предприятия. Единства мнений по этому поводу нет и в судах, о чем свидетельствуют, в частности, решение Александровского райсуда г. Запорожье от 11.09.2025 по делу № 331/2715/25 и Центрально-Городского райсуда г. Кривой Рог Днепропетровской обл. от 29.07.2025 по делу № 216/962/25.

При этом, на наш взгляд, претензий со стороны контролеров точно не должно быть, если у ответственного за ведение воинского учета нет сертификата, но при этом предприятие:

— недавно зарегистрировалось;

— только начало вести воинский учет в связи с приемом на работу первого военнообязанного (призывника или резервиста);

— недавно назначило новое лицо, ответственное за ведение воинского учета, которое еще не имеет сертификата о повышении квалификации.

Во всех этих ситуациях до 1 октября нужно издать приказ о необходимости повышения квалификации лица, ответственного за ведение воинского учета, и запланировать направление его на курсы. Затягивать с этим вопросом не стоит.

Повышение квалификации по программе Генштаба ВСУ «Организация и ведение воинского учета призывников, военнообязанных и резервистов на предприятиях всех форм собственности» – старт обучения с 1 декабря 2025 года (прием документов – до 25 ноября).

Чей сертификат?

Кто должен оплачивать курсы повышения квалификации лиц, ответственных за ведение воинского учета? Может ли руководитель предприятия забрать сертификат у работника в случае его увольнения?

На данный момент законодательство не содержит прямого ответа на вопрос, кто должен оплачивать курсы повышения квалификации лиц, ответственных за ведение воинского учета. Поэтому это может быть как предприятие-работодатель, так и сам работник. Однако обычно договор о повышении квалификации ответственных за ведение воинского учета заключает работодатель. Соответственно именно он и оплачивает услуги.

В связи с этим у руководителей предприятий возникает вполне обоснованное опасение, что работник вскоре после завершения курсов повышения квалификации заберет свой сертификат и уволится. И тогда придется оплачивать обучение нового работника. Чтобы избежать такого развития событий, некоторые работодатели требуют от лица, прошедшего курсы, передать сертификат руководителю предприятия.

На наш взгляд, такое требование является незаконным. Работник проходит курсы повышения квалификации и подтверждает свои знания, о чем свидетельствует сертификат. Сертификат является именным и выдается конкретному лицу. Руководитель предприятия к этому документу не имеет никакого отношения.

Если же работодатель хочет обезопасить себя от финансовых потерь, можно заключить с работником договор, в котором он обязуется возместить полностью или частично расходы на повышение своей квалификации, если отработает меньше 1, 2 или 3 лет после окончания курсов. Размер возмещения может зависеть от времени, отработанного после повышения квалификации. При этом рекомендуем использовать форму Примерного договора субъекта хозяйствования с работником, утвержденную приказом Минсоцполитики от 10.08.2010 № 232 (ср. 025135600).

Помните! Отказывать в увольнении работнику, который получил сертификат, на том основании, что он не отработал на предприятии определенный срок после повышения квалификации, работодатель не имеет права. Так же нельзя препятствовать увольнению работника или задерживать окончательный расчет, если он отказывается добровольно возмещать расходы предприятия согласно заключенному с ним договору. В такой ситуации решать спор нужно в судебном порядке уже после увольнения работника.

Дублер ответственного за ведение воинского учета

Нужно ли одновременно с ответственным за ведение воинского учета назначать его дублера? Должен ли такой дублер проходить повышение квалификации?

Во время проверок ТЦК некоторые предприятия сталкиваются с претензиями контролеров из-за того, что при назначении лица, ответственного за ведение воинского учета, одновременно не был назначен его дублер, то есть лицо, которое будет выполнять обязанности по ведению воинского учета в период отсутствия ответственного.

В то же время Порядок № 1487 не требует одновременно назначать и ответственного за ведение воинского учета, и его дублера. Это можно сделать позже, когда такая потребность действительно возникнет. Например, непосредственно перед отпуском или командировкой ответственного за ведение воинского учета. Или в день начала его временной нетрудоспособности.

Кроме того, нет гарантий, что официально назначенный дублер не заболеет (не уйдет в отпуск, не уедет в командировку) в период отсутствия ответственного за ведение воинского учета. И тогда вопрос с заменой все равно возникнет.

Таким образом, никакого нарушения правил ведения воинского учета не будет, если дублер сразу не назначен. Но предприятие может одновременно назначить ответственного за ведение воинского учета и лицо, которое будет его заменять, если сочтет это целесообразным.

А вот совсем игнорировать назначение замены на период отсутствия ответственного за ведение воинского учета мы не советуем. Ведь воинский учет на предприятии должен осуществляться непрерывно. Это актуально и в ситуации, когда вы назначили постоянного дублера, но из-за неблагоприятного стечения обстоятельств в какой-то период времени отсутствуют и ответственный, и его дублер. В таком случае без назначения нового (временного) дублера не обойтись.

Что касается прохождения курсов повышения квалификации дублером, то это может быть целесообразным в случае его назначения на постоянной основе. Также, на наш взгляд, получить сертификат о повышении квалификации желательно, если дублер заменяет ответственного за ведение воинского учета длительное время (например, на время отпуска по уходу за ребенком). Ведь такой дублер в это время фактически выполняет обязанности ответственного за ведение воинского учета, поэтому на него распространяются все требования п. 8 Порядка № 1487. Поэтому до 1 октября соответствующего года работодатель издает приказ о необходимости повышения квалификации дублера и планирует срок, в который такое лицо должно пройти курсы.

Если же заменять отсутствующего ответственного за ведение воинского учета периодически будут разные работники, то, на наш взгляд, необходимости в получении ими сертификатов о повышении квалификации нет.

Выводы

• Обязанности по ведению воинского учета возлагаются на работников службы персонала (службы управления персоналом).
• В случае отсутствия штатной единицы службы персонала вести воинский учет может лицо, которое осуществляет учет работников предприятия.
• Повышение квалификации лиц, ответственных за ведение воинского учета, проводится не реже одного раза в 5 лет.
• Отказывать в увольнении работнику, который получил сертификат, на основании того, что он не отработал на предприятии определенное время после повышения квалификации, работодатель не имеет права.
• Если при назначении лица, ответственного за ведение воинского учета, одновременно не назначен его дублер, нарушения Порядка № 1487 не будет.